Die Zeit rennt, und das Jahr 2027 rückt näher – das Jahr, in dem SAP den kostenfreien Support für seine aktuelle ERP-Generationen R/3 und SAP ERP ECC beenden will. Nur gegen Aufpreis soll es noch eine darüber hinaus gehende Wartung des Systems bis Ende 2030 geben.

Unternehmen, die derzeit R/3 und ECC für ihr Enterprise Resource Planning (ERP) nutzen, sollten nicht noch lange warten, ehe sie die Implementierung des Nachfolgers S/4HANA angehen. Mancher wird einwenden: „Warum sollten wir nicht bis wenigstens Ende 2027 noch mit R/3 arbeiten? Der Wechsel zu S/4HANA ist doch ohnehin nur ein Kostenfaktor und hat keinen Business Case.“

S/4HANA-Einführung ist nur vordergründig ein Infrastruktur-Investment

Dieser Einwand beruht auf einer falschen Sichtweise. Kostenfaktor hin oder her – die Einführung von S/4HANA wird angestoßen durch den von SAP angekündigten Support-Stopp und muss früher oder später angegangen werden. Insofern ist die Implementierung des Systems zumindest vordergründig eine Infrastruktur-Investition, die nicht Business-Case-getrieben ist und nicht auf unmittelbare finanzielle Vorteile für das Unternehmen zielt.

Aber: Die Transformation des ERP-Systems ist weitaus mehr als ein bloßes IT-Projekt und kann, wenn sie richtig umgesetzt wird, große Chancen und unter dem Strich sehr wohl finanzielle Vorteile bieten sowie auf die immer wichtiger gewordene unternehmerische Resilienz einzahlen.

Umstieg auf S/4HANA bietet Unternehmen viele Vorteile

Erstens: Die Einführung von S/4HANA bietet Unternehmen die Möglichkeit, gewachsene Strukturen und Prozesse zu bereinigen und weitere Aufräumarbeiten durchzuführen. Hierzu zählen insbesondere:

• Prozesse im Unternehmen zu standardisieren,
• Systeme zur Stilllegung zu identifizieren,
• Strukturelle Maßnahmen wie die Bündelung von Services, Prozessen und Mitarbeitern umzusetzen,
• Maßnahmen zu ergreifen, die die Resilienz, Agilität und Skalierbarkeit der Organisation verbessern.

Damit lassen sich die Datenqualität verbessern – eine „Conditio sine qua non”, also eine notwendige Bedingung, für die erfolgreiche Digitalisierung – und effektive Governance-Strukturen schaffen. Als Folge dieser Aufräumarbeiten können die strukturellen Kosten des Unternehmens um bis zu 30 Prozent sinken (ein mögliches Mittel zur Refinanzierung der S/4HANA-Transformation). Je früher man somit die Umstellung auf die neue Lösung angeht, desto eher lassen sich diese Vorteile, also die Früchte der Arbeit ernten.

Mit frühzeitigem Wechsel Doppelinvestitionen verhindern

Zweitens: Es ist in der Regel nicht sinnvoll, digitale Applikationen wie zum Beispiel die Abbildung neuer Geschäftsmodelle, Prozessautomatisierung oder Analytics erst ins Altsystem zu integrieren und später noch einmal in das neue System. Um solche Doppelinvestitionen zu vermeiden, lohnt es sich, schon jetzt die S/4HANA-Transformation aufzunehmen.

Drittens: Ein System mit standardisierten Prozessen bietet als einheitliches „Digital Backbone“ die langfristige Basis für die digitale Unternehmenstransformation: Die einmal entwickelten Anwendungen lassen sich später über alle lokalen Einheiten ausrollen.

Die neue Datenbanktechnologie SAP HANA einsetzen

Diese Punkte zeigen, dass es sinnvoll ist, bereits jetzt zu S/4HANA zu wechseln. Die Lösung selbst ist dabei ein weiteres wichtiges Argument für die umgehende Einführung:

• Ein wichtiges Asset ist SAP HANA, die In-Memory-Technologie, auf der S/4HANA aufbaut. Dadurch verspricht das neue ERP-System eine höhere Leistungsfähigkeit, Echtzeit-Analysen und die Möglichkeit, Machine Learning und KI einzusetzen. Damit stellt der Wechsel zu S/4HANA einen wichtigen Baustein der digitalen Transformation dar.
• Hinzu kommt die neue Benutzeroberfläche SAP Fiori. Ihr Vorteil: Sie soll die Nutzung von SAP-Lösungen deutlich vereinfachen und den Nutzenden ein intuitives Arbeiten ermöglichen. Das Design ähnelt Apps, die man aus dem Alltag kennt. Außerdem lässt sich von allen Endgeräten auf SAP Fiori zugreifen, auch mobil.

Aufwand für den Wechsel des Systems wird oft unterschätzt

Aus unserer Beratungspraxis wissen wir, dass die Transformation des ERP-Systems eine der komplexesten Aufgaben ist, denen sich Unternehmen in den nächsten Jahren zu stellen haben. Denn ERP-Systeme betreffen nahezu alle Bereiche in einem Unternehmen, von der Steuerfunktion über Vertrieb, Beschaffung, Finance und HR bis zur Corporate Governance. Dadurch wirkt sich die Umstellung in jeder Ecke des Unternehmens aus. Und natürlich soll das tägliche Geschäft während der gesamten Transformation störungs- und fehlerfrei weiterlaufen.

Der gesamte Prozess dauert in der Regel zwischen 1,5 und drei Jahren. Unsere Studien zur S/4HANA-Einführung haben gezeigt, dass viele Unternehmen die Komplexität und den Aufwand unterschätzt haben.

Wer frühzeitig umsteigt, kann frühzeitig die Vorteile für sich nutzen

Für den Umstieg auf S/4HANA werden viel Zeit und Ressourcen aufgewendet – daher sollte die Chance nicht verschenkt werden, zugleich Strukturen und Prozesse zu standardisieren und Mehrwerte zu realisieren. Dies erfordert eine solide Planung mit konkreten, transparenten Zielen und Meilensteinen.

Auch dies spricht für eine frühzeitige Einführung in Unternehmen. Entscheidend ist dabei, die Transformation richtig und mit Weitblick anzugehen. Denn unterlaufen bei der Einführung Fehler, können sich diese in vielen Betriebsprozessen auswirken.

Es wäre aber kontraproduktiv, aus Angst davor die Transformation des Systems unnötig in die ferne Zukunft zu verschieben und Möglichkeiten für zügige Prozess- und Strukturoptimierungen sowie eine frühzeitige Nutzung von SAP HANA und SAP Fiori zu verschenken.

Mehr zur S/4HANA-Transformation lesen Sie hier auf dem Klardenker-Blog:

• Welches Transformationsszenarien wählen? Greenfield, Brownfield oder das Beste aus beiden?
• Klare Verteilung von Rollen und Aufgaben ist unabdingbar: Das Team entscheidet über den Erfolg von SAP S/4HANA-Projekten
• Sicherheit und Detailplanung nicht vergessen:Die Tücken der Agilität bei der S/4HANA-Umstellung
• Berechtigungsmanagement obligatorisch:Bei der S/4HANA-Einführung das Berechtigungskonzept überarbeiten
• Weitere Aspekte im Überblick: Im Fokus: S/4HANA