Der strategische Einkauf kann sich mit der Digitalisierung eine zukunftsweisende Position verschaffen. Abläufe sollten effizienter gestaltet und Prozesse automatisiert werden, Informationen sollten einfacher ausgetauscht werden können. Auch ein zentrales Wissensmanagement ist geboten. Doch über einen visionären Status gelangen die nötigen Maßnahmen selten hinaus. Damit liegt großes Potenzial für eine wertsteigernde Relevanz des Einkaufs brach.
Der Einkauf als Stratege der Wertschöpfungskette
Das kann sich das Procurement nicht mehr lange leisten, denn viele seiner klassischen operativen Aufgaben kann künftig Software übernehmen. Deshalb sollte der Einkauf sich stärker auf seine strategische Rolle besinnen.
Das heißt: Er fokussiert sich mehr als bisher auf Kostenersparnisse , kann aber auch Chancen und Risiken am Markt frühzeitig und proaktiv aufgreifen und gestalten. Er spürt relevante Innovationen auf, identifiziert alternative Lieferanten und Abnehmer oder optimiert gemeinsam mit den Bedarfsträgern Spezifikationen. Wenn es dem Einkauf gelingt, eine umfassende Warengruppenstrategie zu entwickeln, kann er zum zentralen Dirigenten der Wertschöpfungskette aufsteigen.
Ohne frische Ideen und neue Ansätze wird das nicht umsetzbar sein. Ideal ist hier ein strukturiertes, kollaboratives Vorgehen, das sowohl den Input der Einkäufer selbst als auch sämtlicher Stakeholder bündelt – und zwar über Abteilungen, Standorte, Geschäftspartner und gegebenenfalls Ländergrenzen hinweg.
Fragmentierte Prozesse fördern Versorgungsrisiken
Doch das passiert noch zu selten. Eigenwillige Arbeitsweisen, unterschiedliche Tools, Wissensverlust durch Fluktuation und willkürlich gemischte Kommunikationskanäle vieler Category Manager – um nur einige Punkte zu nennen – verhindern eine gemeinschaftlich abgestimmte, systematisch angelegte Strategie im Einkauf.
Betroffene Unternehmen, die das weiterhin zulassen, setzen sich zunehmend kritischen Versorgungsrisiken aus. Disruptive Technologien und digitale Werkzeuge ermöglichen beispielsweise immer kleinteiligere Produktionsverfahren oder erzwingen sie sogar. Infolgedessen werden die Bedarfe der Kunden volatiler und fragmentierter. Und je komplexer oder global verzweigter ein Beschaffungsportfolio aufgestellt ist, desto stärker schlagen daraus resultierende negative Effekte durch. Damit wird es immer schwieriger, ertragssteigerndes Potenzial aus rein kommerziellen Verhandlungen zu schöpfen.
Eine Procurement-Plattform für alle Stakeholder
Der Einkauf braucht also dringend ein strukturierendes Werkzeug, mit dem er innovative Strategien transparent entwickelt und orchestriert. Ein Ansatz ist eine verbindende digitale Plattform für die vertikale und horizontale Kommunikation. Sie bündelt den Informationsaustausch im Procurement und öffnet ihn für beteiligte Einkäufer sowie interne und externe Bedarfsträger. Eine potente digitale Drehscheibe steuert zusätzlich ganze Workflows und fügt zuvor fragmentierte Prozesse zusammen. Daraus ergeben sich zwei wesentliche Vorteile: mehr Effektivität und mehr Effizienz.
Die Steigerung der Effektivität ergibt sich aus der Kommunikation und Kollaboration über nur noch eine gemeinsame Plattform. Sie bildet einen zentralen virtuellen Arbeitsplatz, der sämtliche Teilnehmer am Einkaufsprozess zusammenbringt und den Austausch intensiviert. Warengruppenmanager und Stakeholder können sich enger abstimmen und in cross-funktionaler Zusammenarbeit auch technische und prozessuale Optimierungsmaßnahmen erarbeiten, die über die jährliche kommerzielle Verhandlung hinaus gehen.
Außerdem werden einzelne Informationen sowie komplette Konversationen – unabhängig von der Art ihrer Übermittlung – dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar. So bleibt auch einst durch personelle Fluktuation leicht flüchtiges Wissen dem Unternehmen dauerhaft erhalten.
Digitale Zukunftssicherung durch orchestrierten Einkauf
Ein gemeinsames digitales Warengruppenmanagement schafft Standardisierung und Transparenz und hebt damit größere Einsparpotenziale. Dadurch werden zugleich Risiken weiter verringert und die Compliance gefördert. Unterm Strich kann sich der Einkauf wertsteigernd einbringen und gleichzeitig seine Position ausbauen und damit seine Zukunft absichern.
Frühzeitig und proaktiv eingeführt, hat die Plattform einen weiteren positiven Effekt: Der Einkauf kann sich als digitaler Leader im Unternehmen positionieren. Diese Vorreiterfunktion lässt sich als attraktives Marketinginstrument nutzen, um den Einkauf zu promoten – nach innen wie außen.
