Essenziell: Workstreams im Gleichklang
Um ein Carve-out-Projekt erfolgreich durchzuführen, ist es neben den klaren und verständlichen Regeln auch essenziell, Projektteams für unterschiedliche Workstreams zu bilden. Zu den offensichtlichsten und erfahrungsgemäß wichtigsten gehören die „Baseline“, „Project Management Office (PMO)“ und „IT“. Daneben sind die Workstreams „Human Resources“, „Sales“, „Supply Chain“ und „Legal“ wichtige Datenlieferanten im Prozess.
Der Baseline-Workstream ist verantwortlich für die Erstellung und Umsetzung der Carve-out-Guideline. Dazu sollten Informationen aus allen Workstreams zentral verarbeitet werden. In enger Zusammenarbeit dazu steht der PMO-Workstream, welcher sich um die Projektplanung (zeitlicher Ablauf und Ressourceneinbindung) und -koordination und die Abstimmung unterhalb der Workstreams kümmert, beispielsweise durch regelmäßige Status Meetings.
Der IT-Workstream hat vielgestaltige Verantwortungen: Er soll für die zu separierende Einheit eine separate IT-Landschaft aufsetzen; der Datentransfer historischer Daten (evtl. zu einem anderen ERP-System) sollte ermöglicht werden und eine (Tool-)Lösung zur Erstellung der Carve-out-Abschlüsse sollte ausgewählt werden. Zusammen mit dem Baseline-Workstream werden für die Zebragesellschaften frühzeitig Möglichkeiten zur systematischen Aufteilung anhand von Mitbuchmerkmalen ersucht, um den manuellen Arbeitsaufwand zu minimieren. Zudem wird das Format von Anpassungsbuchungen abgestimmt.
Je nach Anforderungen an das Carve-out-Projekt können weitere Workstreams hinzukommen, wie beispielsweise „Inter- bzw. Intracompany“, „Berichterstattung“ (Dokumentation für Audit Trail), „Tax“ und „Audit“ (Abstimmung mit Prüfern bzgl. der Wesentlichkeit) sowie im Falle von geplanten Kapitalmarkt- oder M&A-Transaktionen auch weitere Financial-Workstreams wie „Due Diligence“ oder „Abstimmung mit Regulator“.