So funktioniert sinnvolle Vertragsanalyse

Ein kluges Contract-Analytics-Tool wird immer wichtiger – das sollte beachtet werden

Keyfacts

  • Eine sinnvolle Vertragsanalyse ist auch immer Teil einer ganzen Prozesskette.
  • Wer eine kognitive Lösung einsetzen will, sollte sich im Vorfeld Gedanken zu grundsätzlichen Fragen machen.
  • Das Tool kann Ordnung in ein Durcheinander verschiedener Verträge bringen und juristische Bewertungen erleichtern.
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Mathias Bauer
  • Partner, Lighthouse Germany
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Einen Vertrag abzuschließen, war vor einigen Jahrzehnten noch ganz einfach. Die zwei Parteien besprachen sich, schauten sich tief in die Augen, gaben sich die Hand – der Vertrag war besiegelt. An das, was man vereinbart hatte, konnten sich beide Seiten in der Regel erinnern. Diese Handschlagregelung ist heutzutage nur noch Kaufmannsromantik.

Vertragsanalyse ist Teil einer Prozesskette

Digitalisierung, Globalisierung, Regulierung – in den vergangenen Jahrzehnten ist viel passiert. Verträge und Vereinbarungen sind komplexer geworden. Und trotz aller Fortschritte sind viele Schriftstücke noch nicht digitalisiert. Und das, was digitalisiert ist, ist oft unzureichend.

Ein kluges Vertragsmanagement und eine sinnvolle Aus- und Bewertung von Vertragsinhalten werden immer wichtiger und sollten sich nicht darauf beschränken, die Vertragsinhalte in eine Software zu kippen und dann zu hoffen, dass wohlsortierte Daten herauskommen. Vertragsanalyse ist Teil einer ganzen Prozesskette, die dabei helfen kann, Datensätze sinnvoll und übersichtlich zu sortieren, zu analysieren, umso Entscheidungen zu erleichtern.

Komplexe Fälle sind gut geeignet

Wer ein Contract-Analytics-System in sein Unternehmen integrieren will, sollte es nicht als reine Digitalisierungsmaschine betrachten. Wie sollen die Verträge aufbereitet werden? Welchen Nutzen verspreche ich mir davon? Wer das Tool zum Beispiel dazu nutzen möchte, Arbeitsverträge aufzusetzen oder auszuwerten, hat andere Ansprüche als jemand, der Lieferantenverträge oder Mergers & Acquisitions-Fälle prüfen möchte.

Besonders Fälle, in denen umfangreiche und unterschiedliche Vertragswerke aufgesetzt werden, eignen sich gut für ein Analytics Tool. Zum Beispiel kann gezielt ausgewertet werden, wann Vertragsbeziehungen enden oder welche Kooperationen sich automatisch verlängern.

Diese Fragen sollten geklärt werden

Das Tool sollte in einen ganzheitlichen Prozess eingebettet werden und ist nur ein kleines Bauteil einer Kette. Auch hier hilft es, wenn man sich vor der Implementierung Gedanken zu folgenden Fragen macht:

  • Haben Sie Ihr analoges Vertragsarchiv in ein lesbares Datenformat digitalisiert?
  • Verfügen Sie über eine optimierte Datenhaltung, und können Sie auf die Vertragsdaten zugreifen?
  • Ist Ihr Vertragsmanagement in agile Prozesse eingebunden?
  • Verwenden Sie intelligente Templates oder softwaregestützte Prozesse zur Erstellung von Verträgen?
  • Setzen Sie bereits auf KI oder andere Data & Analytics-Tool?

Die KI-Lösung erleichtert juristische Bewertungen

In meinen Augen ist es am sinnvollsten, die Vertragsanalysen und -auswertungen als eine smarte Unterstützung zu begreifen, die man gezielt an seine Bedürfnisse anpassen kann.  Die Lösung ist dazu da, das Durcheinander verschieden gearteter Verträge zu ordnen. So können dann zum Beispiel einfacher juristische Bewertungen vorgenommen werden. Etwa, welches Vertragsangebot von möglichen neuen Zulieferern das attraktivste ist und welche Stolperfallen sich hinter den Klauseln verbergen können.

Ein Beispiel, wie Contract Analytics angewendet wird 

Ein Beispiel, wie Contract Analytics funktionieren kann, kommt aus dem Bereich der Luftfahrt und Fluggastrechte. Wessen Flugzeug zu spät oder gar nicht abhebt, hat unter Umständen Anspruch auf eine Entschädigung. Inzwischen haben sich mehrere Onlineanbieter darauf spezialisiert, für Kunden diese Entschädigungen einzufordern. Um die Rechtslagen miteinander abzugleichen, setzen die Anbieter auch Contract Analytics ein.

Jeder Vertrag ist anders, entsprechend individuell sollte die Analyse der Abkommen aussehen. Wer sich ausführlich dazu Gedanken macht, für welchen Zweck Contract Analytics eingesetzt wird, welche Prozesse damit vereinfacht werden sollen und das alles sinnvoll in eine ganzheitliche Prozessstrategie einbettet, hat die ersten Schritte für einen erfolgversprechenden Einsatz der Technologie gemacht.

Mathias Bauer
  • Partner, Lighthouse Germany
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