Der Druck wächst

Ohne automatisierte Prozesse wird die öffentliche Verwaltung nicht mehr funktionieren.

Keyfacts

  • Der zunehmende Einsatz digitaler Technologien zur Entscheidungsautomatisierung und -unterstützung wird die Arbeit der öffentlichen Verwaltung nachhaltig verändern und erfordert den Aufbau neuer Kompetenzen.
  • Bei ca. 80 Prozent der Entscheidungen in der öffentlichen Verwaltung bieten sich automatisierte Prozesse an.
  • Entscheidungsautomatisierung kann helfen, die Leistungsfähigkeit von Ämtern und Behörden aufrecht zu erhalten.
Torsten Müller
  • Director, Consulting
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Die öffentliche Verwaltung in Deutschland hat ein Personalproblem. Ämter und Behörden haben in den letzten Jahren nicht mehr im erforderlichen Umfang neue Mitarbeiter eingestellt – laut Deutschem Beamtenbund sind in den Kommunalverwaltungen schon jetzt fast 140.000 Stellen unbesetzt. In den nächsten Jahren wird zusätzlich ein massiver Abgang von qualifizierten Arbeitskräften durch Pensionierung stattfinden und das Problem weiter verschärfen. Gleichzeitig werden Regelwerke immer komplexer, und die Ansprüche der Bürger an öffentliche Organisationen in puncto Effizienz und Servicequalität steigen.

Was also tun, wenn bei immer weniger Personal der Anspruch und die Forderung bestehen, dass die öffentliche Verwaltung ihren Aufgaben weiterhin ordnungsgemäß nachkommen soll? Wenn Menschen nicht zur Verfügung stehen, dann müssen Prozesse und Entscheidungen automatisiert werden. Das ist nicht nur eine Chance, sondern nahezu die einzige Möglichkeit, die zu erwartenden Auswirkungen des demografischen Wandels zu dämpfen und die Leistungsfähigkeit von Ämtern und Behörden aufrecht zu erhalten.

Mitarbeiter entlasten, Qualität und Effizienz steigern

Zurzeit werden in öffentlichen Verwaltung noch zu viele Arbeiten manuell erledigt – ein großer Teil davon sind einfache, sich wiederholende Routine-Tätigkeiten. Meiner Einschätzung nach bietet sich bei ca. 80 Prozent dieser Tätigkeiten eine Entscheidungsautomatisierung an. Die Rechtsnormen sind bei uns sehr klar definiert – gerade wenn es darum geht, bestimmte Leistungen zu erhalten, gibt es klare Vorgaben und Regeln, die einzuhalten sind. Der Verwaltungsmitarbeiter, der eine hohe Qualifikation und viel Erfahrung hat, muss seine Arbeitszeit nicht mehr für diese Standardaufgaben einsetzen, sondern kann sich um Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung wie die individuelle Klärung von Sonderfällen, Kundenservice und spezielle Beratungsangebote kümmern.

Nicht immer kann eine Entscheidung automatisiert getroffen werden, weil sie auf menschlichem Ermessen und Prüfung individueller Umstände und Aussagen beruht. Aber auch hier hilft es, wenn alle Informationen zur Entscheidungsfindung digital verfügbar sind und dem Bearbeiter eine Entscheidungsunterstützung bieten, auf deren Basis er seine Entscheidung treffen kann.

Neue Kompetenzen und Aufgaben

Die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung wird durch den zunehmenden Einsatz digitaler Technologien zur Entscheidungsautomatisierung und -unterstützung nachhaltig verändert werden. Die erfolgreiche Umsetzung damit zusammenhängender Vorhaben erfordert die umfangreiche Befähigung der Organisation und ihrer Mitarbeiter. Neue Kompetenzen müssen aufgebaut werden, wie z. B. technisches Know-how im Kontext der Digitalisierung. Dies ist Grundvoraussetzung, um neue digitale Arbeitsfelder zu entwickeln.

Die IT und die fachlichen Mitarbeiter müssen neue Zusammenarbeitsmodelle erproben: Bisher definieren die Fachbereiche die Entscheidungsabläufe von zum Teil komplexen technischen Verfahren. Dann bekommt das die IT zur Entwicklung. Nach einem halben Jahr Entwicklungszeit geht das von der IT wieder an den Fachbereich, und die stellen dann vielleicht fest: Das hatten wir uns ganz anders vorgestellt. Und dann geht’s wieder von vorne los. Bei diesem Prozedere gibt es zu viele Sollbruchstellen, es gehen ständig Informationen verloren, und es ist zu zeitaufwändig und zu teuer. Bei der Entscheidungsautomatisierung wird die Fachseite durch neue, erleichterte Programmiermöglichkeiten dazu befähigt, einfache Systemänderungen selbst vorzunehmen. Wenn Mitarbeiter der Fachbereiche in der Lage sind, selber ihre fachliche Entscheidungslogik zu beschreiben, muss das nicht mehr durch die IT programmiert werden. Damit haben wir keine Sollbruchstelle mehr zwischen dem, was fachlich zu machen ist und der technischen Umsetzung und gewinnen dafür Qualität, Flexibilität und Geschwindigkeit bei der Erstellung neuer Verfahren. Die IT ist dann nur noch dafür da, sicherzustellen, dass dieses gut, nachvollziehbar und stabil abläuft und dafür die Technologie und Infrastruktur zur Verfügung zu stellen. Die Ende-zu-Ende-Verantwortung von dem Prozess liegt damit in Zukunft auf der Fachseite und ist nicht mehr so verteilt in der Organisation. Die IT wird sich langfristig nicht mehr nur auf die Entwicklung von Lösungen sondern auch auf die Bereitstellung und das Management effizienter und sicherer Cloud Umgebungen konzentrieren.

Die digitale Zukunft gestalten

Die Automatisierung und digitale Unterstützung von Entscheidungen stellt einen geeigneten Einstieg in den weitreichenden und langfristig erfolgreichen Aufbau einer digitalen Verwaltung dar. Sie erfordert aber nicht weniger als einen grundlegenden Paradigmenwechsel in der Zusammenarbeit innerhalb öffentlicher Verwaltungen. Hier braucht es mutige Entscheider, die bereit sind den Schritt in eine digitale Zukunft zu gehen, die bereit sind, ausgetretene und überkommene Pfade zu verlassen und neue Wege zu gehen und die bereit sind, die digitale Zukunft der Verwaltung aktiv zu gestalten.

Torsten Müller
  • Director, Consulting
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