Digital Processes & Innovation

Software-Auswahl ganz effizient

Finanzinstitute können bei Software-Käufen ihre Prozesse verschlanken

Haben Sie in letzter Zeit ein neues Auto gekauft? Oder vielleicht daran gedacht? Ein Auto kauft man ja für gewöhnlich nicht einfach nebenbei. Es ist eine Anschaffung von finanzieller Tragweite, und ein Fehlkauf kann Frust über viele Jahre bedeuten. Aus gutem Grund investiert man deshalb Zeit in die Suche nach dem richtigen Modell und wägt Ausstattung, Komfort, Optik sowie Preis meist sorgsam ab. Über die Zeit entwickelt sich so eine Liste an Anforderungen und Wünschen, anhand derer man die möglichen Kandidaten vergleicht und bewertet.

Würden Sie auf einer solchen Liste auch Ausstattungsmerkmale wie Blinker, Rückwärtsgang, Motorhaube oder Hupe erwarten? Wohl eher nicht. Diese setzt man als Standard voraus, sie sind kein Differenzierungsmerkmal. Die Kaufentscheidung richtet sich an den wesentlichen Merkmalen des Autos aus und auch an nicht messbaren Faktoren wie Emotion und Markenvertrauen.

Zu viel Klein-Klein beim Software-Auswahlprozess

Der Standardprozess zur Auswahl von Software bei Banken, egal ob vollumfänglich oder als Applikation für einzelne fachliche Bereiche (Kredit, Zahlungsverkehr, Einlagen etc.), folgt bislang meist einem anderen, kleinteiligen Prinzip.

Über eine Handvoll von K.o.-Kriterien wird die Anzahl möglicher Provider und Systeme auf drei bis fünf reduziert (Shortlist). Parallel dazu werden in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen umfangreiche Anforderungskataloge erstellt. Jede erforderliche Funktion wird aufgenommen und hinsichtlich ihrer Wichtigkeit kategorisiert. So wächst der Anforderungskatalog häufig schnell auf einen Umfang von mehreren tausend Einträgen an. Nach fachbereichsübergreifender Abstimmung werden die Provider der Shortlist gebeten, ihre Einschätzung hinsichtlich der Erfüllung jeder einzelnen Anforderung zu geben. Bei zusätzlichem Entwicklungsaufwand wird meist auch noch abgefragt, wie hoch dieser sein wird.

Da die Beantwortung der Anforderungen und insbesondere die Klärung offener Punkte häufig nicht ohne Rückfrage erfolgen kann, finden weitere Abstimmungstermine zwischen Provider und Fachbereichen statt.

Am Ende des Prozesses werden in komplexen Excel-Anwendungen die Ergebnisse gewichtet und auf die dritte Nachkommastelle berechnet. Häufig liegen dabei die Ergebnisse nicht weit auseinander, die Mathematik weist aber einen Sieger aus.

Üblicher Prozess – mit klaren Schwächen

  • Zu wenig Fokus auf Zukunftsfähigkeit, Offenheit der Architektur und Implementierbarkeit
    Es empfiehlt sich, den Kriterienkatalog auf ein anderes Level zu heben. Der Auswahlprozess sollte sich im Einklang mit den Zielen der IT-Strategie befinden. Die entscheidenden Erfolgsfaktoren der Bank müssen sich im Kriterienkatalog spiegeln. Das auszuwählende Produkt muss sich an seiner Zukunftsfähigkeit messen lassen. Wie flexibel lässt sich die Software weiterentwickeln? Wie offen ist die Architektur? Lässt sich die Software in ein homogenes Ökosystem integrieren?

Unsere Experten helfen Ihnen gern, die für Ihr Geschäftsmodell entscheidenden Kriterien für die Softwareauswahl festzulegen und die geeigneten Partner hierfür zu finden.

  • Zu hohe Ausrichtung an den aktuellen Prozessen der Bank
    Hier bewegt man sich im Spannungsfeld zwischen Individualität und Standardisierung. Ein Software-Auswahlprozess ist eine herausragende Gelegenheit, die eigenen Geschäftsprozesse kritisch zu überprüfen. Nur wenn es gelingt, die Individualanforderungen auf ein Mindestmaß zu reduzieren, lassen sich die Implementierungsaufwände kontrollieren. Es sollte die Maxime gelten: „Lassen sich unsere Prozesse an jene der Software anpassen?“ und nicht: „Wie weit lässt sich die Software an unsere Prozesse anpassen?“

Unsere Branchenkenntnis und Best-Practice-Ansätze unterstützen Sie dabei, die Entscheidung zwischen Standardisierung und Individualisierung zu treffen und dabei keineswegs die Besonderheiten Ihres Geschäftsmodells und USP zu vernachlässigen.

  • Zu hoher Aufwand in der Erhebung, Abstimmung und Auswertung
    Reduzieren Sie die Komplexität und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Häufig ist der vorgeschaltete Prozess der Anforderungserhebung zu umfangreich, lässt zu viele „Wünsche“ zu und verursacht unnötig hohen Aufwand. Ein effizienter und reduzierter Prozess mit klaren Leitplanken für den Umfang von Fachanforderungen ermöglicht eine zügige und transparente Entscheidungsfindung.

Ein weiterer Punkt, der sich aus dem Grad der Standardisierung und Individualisierung ergibt, ist die direkte Auswirkung auf den Preis. Ähnlich wie beim Autokauf kostet jedes Extra – und nicht nur beim Kauf und der Implementierung. Oftmals werden die Folgekosten nicht vollends bedacht.

Starten Sie den Software-Auswahlprozess nicht auf der grünen Wiese. Nutzen Sie die bewährten KPMG-Tools, die eine Vielzahl standardisierter Anforderungen auflisten, um sich effizient auf die Besonderheiten Ihres Geschäftsmodells zu fokussieren.

Der Software-Auswahlprozess bei Finanzinstituten sollte sich ändern. Ähnlich wie beim Autokauf sollten nur zusätzliche Komponenten, die Sonderausstattung, im Detail zur Entscheidung herangezogen werden. Komponenten, die beispielsweise zur Einhaltung der Regulatorik dienen, sollten entsprechend Teil der Serienausstattung sein. Diesen Spagat effektiv zu meistern, bedarf enormer Erfahrung im Software-Auswahlprozess sowie explizite Branchenkenntnis. KPMG verfügt über genau diese Erfahrungen. Wir helfen Ihnen, die Softwareauswahl maßgeschneidert auf Ihre speziellen Anforderungen auszurichten.

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