Digitalisierung im Rechnungswesen: Nicht alles selber machen

Unternehmen sollten Technologien in Teilprojekten erproben und Hilfe in Anspruch nehmen

Keyfacts

  • Unternehmen tun sich mit dem Einsatz innovativer Technologien bei der Digitalisierung des Rechnungswesens noch schwer.
  • Viele innovative Tools sind für den konkreten Praxiseinsatz noch nicht ausgereift und erfüllen die Erwartungen der Unternehmen nicht.
  • Der Implementierung technologischer Lösungen sollte eine Strategie zugrunde liegen und eine Testphase vorangehen.
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Markus Kreher
  • Partner, Head of Finance Advisory, Head of Media
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Bedenken gegenüber der Cloud, Zurückhaltung beim Einsatz innovativer Technologien – viele Unternehmen tun sich nach wie vor schwer mit dem Einsatz von Decision Based Modelling, Contract Abstraction, Realtime Reporting & Co. Gerade im Rechnungswesen, in dem es viele wiederkehrende, regelbasierte Prozesse abzubilden gilt, würde sich etwas mehr Pioniergeist und Aufgeschlossenheit gegenüber den modernen Technologien durchaus anbieten. Insofern mag es auf den ersten Blick verwundern, dass viele Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Finanzabteilung eher konservativ unterwegs sind und noch sehr stark auf manuelle Prozesse setzen.

Bei genauerer Betrachtung allerdings erkennt man, dass es viele Gründe gibt, warum Unternehmen bei dem Thema noch nicht weiter sind.

Ohne Strategie funktioniert es nicht

Viele innovative Technologien sind noch nicht richtig ausgereift. Im ganzen Bereich der KI-Anwendungen, Optical Character Recognition, automatisierte Verarbeitung und so weiter gibt’s mit Sicherheit noch einige grüne Bananen. Diese Tools funktionieren zwar grundsätzlich, für den Einsatz in der täglichen Praxis müssen jedoch erstmal noch relativ schwierige Anpassungs- und Wrap-up-Prozesse durchgeführt werden, um sie so zu implementieren, dass sie auch Nutzen bringen. In Bezug auf Predictive Planning und Forecasting hatten viele Unternehmen durchaus auch schon hohe Erwartungen für die Anwendung im Rechnungswesen, die sich jedoch für die Mehrheit noch nicht erfüllt haben. Das zeigt auch unsere aktuelle Studie zu diesem Thema.

Die strategische Vorbereitung für den Einsatz neuer Technologien ist aufwändig, doch ohne sie wird es nicht funktionieren, weil Unternehmen sonst später immer wieder auf Schwierigkeiten und Probleme stoßen werden. Und die Vorbereitung ist sehr komplex. Zum einen müssen sich Unternehmen darüber klar werden, welche Technologien überhaupt Lösungen für ihre spezifischen Fragestellungen und Aufgaben passen. Zum anderen sind viele Unternehmen noch sehr intensiv damit beschäftigt, die Dinge aufzuarbeiten, die durch die Digitalisierung nach oben gespült wurden, also schlechte Stammdaten, keine end-to-end-durchgängigen digitalen Prozesse und ähnliches. Das ist zeitaufwändig, und daher können sie sich mit dem nächsten Schritt, der Auswahl und der Implementierung neuer Technologien, einfach noch nicht in dem Umfang beschäftigen, wie sie es sich selber vielleicht wünschen würden.

Externe Unterstützung entlastet die Unternehmen

Erschwerend kommt hinzu, dass die wenigsten Unternehmen für die Digitalisierung zusätzliches Personal aufbauen. Der allgemeine Wunsch nach Effizienz führt dazu, dass auch die Digitalisierung unter Wahrung der Kosten funktionieren muss, also mit der Stammbelegschaft umgesetzt wird.

Mit dem Ziel, die komplette Digitalisierung selber stemmen zu wollen, überfordern viele Unternehmen jedoch sich selbst und ihre Mitarbeiter. Daher halte ich das für einen massiven Fehlansatz. Unternehmen können intern gar nicht die Kenntnisse vorhalten, die ein externer Experte mit der Erfahrung von vielen Projekten hat. Hier ist es sinnvoll, sich zumindest kurzzeitig Unterstützung in Form von Manpower, Knowhow und frischen Ideen reinzuholen, um die Transformation anzustoßen.

Sich Hilfe zu holen, ist ein wichtiger Punkt und ein weiterer ist: Unternehmen sollten bei den ganzen Technologien wie KI, Spracherkennung und Textmining auch einfach mal den Mut haben, diese auszuprobieren, um beispielsweise in einem kleinen Projekt herauszufinden: Wo hilft mir das wirklich? Wo bringt mir das auch mittel- oder langfristig echte Effizienz- und Qualitätsgewinne? Denn nur dann können Unternehmen auch einschätzen, wie aufwändig die Implementierung ist, wo es noch Hürden gibt, und ob das Tool auch in der konkreten Anwendung so funktioniert, dass man es unternehmensweit ausrollen kann. Diese Fragen beantwortet einem auf theoretischer Basis keiner, und es kostet zu viel Zeit, auf Erfahrungsberichte anderer zu warten.

Eine präzise Vorbereitung und eine durchdachte Strategie sind essenziell. Doch den Augen verlieren darf man den Faktor Geschwindigkeit auf gar keinen Fall. Wenn Unternehmen versuchen, die Digitalisierung in einem voll integrierten, von A bis Z zu Ende gedachten Prozess wasserfallmäßig durchzuführen, werden sie mit großer Sicherheit scheitern. Sie sollten sich überlegen, wie sie agile Strukturen schaffen und mit wendigen Schnellbooten die Digitalisierung in einzelnen Teilprojekten mit einer vernünftigen Priorisierung durchziehen können.

Fazit

Die Unternehmen stehen bei der Digitalisierung vor der Herausforderung, die Aufgaben zu priorisieren, die für das Unternehmen individuell richtig sind, dafür die richtige Technologie zu finden und die Mitarbeiter speziell dafür auszubilden. Dabei sollten sie sich in einzelnen Bereichen Hilfe holen, um sich das notwendige Knowhow, das im Unternehmen nicht vorhanden ist, zu sichern. So verhindern sie außerdem personelle Engpässe in der eigenen Belegschaft, die mit zu vielen anderen Projekten befasst ist, als dass sie zusätzlich auch noch die Digitalisierung ihres Bereichs allein stemmen könnte.

Experteninterviews zur Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2018“ finden Sie hier im Video.

Markus Kreher
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