Durchdachte Projektorganisation: Das beste Fundament für große Bauvorhaben

Gut vorbereiten, richtig bauen, stets kontrollieren – so setzen Sie ambitionierte Pläne um

Keyfacts

  • Viele Großbauprojekte sind äußerst komplex.
  • Die Aufbauorganisation des Projekts ist ein wichtiger Erfolgsfaktor.
  • Angemessene Kontrollen sorgen für zusätzliche Sicherheit.
Nina Kiehne
  • Senior Managerin
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Die Diagnose: akuter Platzmangel. Die Therapie: ein Erweiterungsbau. Die Kosten: 50 Millionen Euro. Der Patient: ein Kreiskrankenhaus. Der Arzt: sein Geschäftsführer. Im Auftrag der Trägergesellschaft der Klinik soll er das Großbauprojekt umsetzen. Der Mann gilt als absoluter Profi in seinem Metier. Seit vielen Jahren leitet er die Einrichtung sehr erfolgreich, verwaltet ihre betriebsnotwendigen Immobilien und besitzt medizinisches Fachwissen. Das klingt nach guten Voraussetzungen, um zusätzlichen Raum für mehr Betten, weitere Behandlungsmöglichkeiten und bessere Serviceangebote zu organisieren. Und so gehen er und sein Team die Aufgabe mit Elan und Unternehmergeist an.

An alles gedacht! Oder doch nicht?

Zügig definieren sie die Anforderungen an das neue Gebäude samt Ausstattung und engagieren ein spezialisiertes Planungsbüro. Dieses legt einen Entwurf vor und fertigt die Ausschreibungsunterlagen an. Die erste Kostenermittlung zeigt: Ein großer Teil des Investitionsvolumens und des damit einhergehenden Umsetzungsrisikos entfällt auf die Bauleistungen. Eine Rechtsanwaltsgesellschaft übernimmt die Konzeption der Bauvergaben und die Ausgestaltung von Verträgen.

Bauprojekt in Schieflage

Das sieht nach einem guten, strukturierten Plan aus, der allerdings schnell ins Wanken gerät. Die sachverständigen Juristen erkennen nämlich, dass das Projektteam für ein Bauvorhaben dieses Ausmaßes unzureichend aufgestellt ist. Ihr Befund: Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten sind nicht klar genug definiert. Zudem sind die Verantwortlichen auf Seiten des Krankenhauses über bauspezifische Besonderheiten nur bedingt im Bilde. Ihnen fehlt es schlichtweg an erforderlichen Erfahrungen und Fachkenntnissen. Jetzt ist schnelles Gegensteuern gefragt, da die Vergaben unmittelbar bevorstehen. In letzter Minute greift der Klinikleiter auf den Rat der Bau-Experten von KPMG zurück. Mit dem Großbauprojekte-Assessment analysieren sie die Projektorganisation und decken Schwachstellen in der Projektorganisation bei kritischen Erfolgsfaktoren auf.

Das unterschätzte Risiko

Immer wieder geraten Großbauprojekte in Verzug oder kämpfen mit überbordenden Kosten. Das hat vor allem zwei Gründe: Einerseits werden Bauvorhaben immer komplexer, andererseits sind qualifizierte Fachleute in der Baubranche Mangelware. Die Folge sind häufig unklare Zielsetzungen oder zu spät erkannte Risiken. Entwickelt sich ein Projekt zeitlich und finanziell zur Dauerbaustelle, wird es zum Albtraum für seinen Bauherrn. Dagegen hilft ein umfassender Realitäts-Check von Anfang an. Anders ausgedrückt: Eine ausgereifte Projektorganisation muss von Beginn an an die spezifischen Herausforderungen ausgerichtet sein.

Bauen steht im Fokus, Planen auch

Denn die Erfahrung zeigt, dass zwar die Bauausführung der zentrale Schritt bei der Umsetzung ist. Doch das Projektergebnis hängt wesentlich von den vorgelagerten Phasen, den dort getroffenen Entscheidungen sowie einer adäquaten Organisation ab, einschließlich funktionierender Prozesse und Kontrollen.

Basis eines erfolgreichen Bauvorhabens ist eine frühzeitige Bestandsaufnahme der Ziele und der damit einhergehenden Anforderungen. Neben architektonischen, juristischen und finanziellen Fragen müssen dabei auch projektspezifisches Risikomanagement, Ressourcen- und Terminplanung sowie die geregelte Ablage der zentralen Dokumente im Blick behalten werden. Ebenfalls ein kritischer Erfolgsfaktor: die Organisation der Zusammenarbeit aller Beteiligten. Sie muss sicher und effektiv ablaufen. In diesem Sinne sind Verantwortlichkeiten, Teamzusammenstellung und Abläufe eindeutig zu klären. Es gilt, die einzelnen Elemente der Aufbau- und Ablauforganisation strukturiert zu skizzieren.

Monitoring: Alles im Griff

Im Idealfall werden die eingerichteten Strukturen, Abläufe und Kontrollen sowie der momentane Projektstatus objektiv und regelmäßig überwacht. Damit behalten Bauherren ihr Bauprojekt im Blick – und im Griff. Denn etwaiger Handlungsbedarf lässt sich so eindeutig und frühzeitig lokalisieren, sollte das Großbauprojekt an irgendeiner Stelle vom Kurs abkommen.

Fazit

Pleiten, Pech und Pannen: Großbauprojekte sind äußerst komplexe und zugleich fragile Vorhaben. Oft werden sie später fertiggestellt, teurer als geplant oder geraten anderweitig in Schieflage. Die entscheidende Grundlage für eine erfolgreiche Projektabwicklung ist eine schlagkräftige Projektorganisation. Zur kurzfristigen Bestimmung Ihres diesbezüglichen Status-Quo hat KPMG das Großbauprojekte-Assessment entwickelt. Die Ergebnisse dieser Online-Befragung ihrer projektrelevanten Mitarbeiter decken Handlungsbedarfe auf und bilden somit die Grundlage für anschließende Optimierungsmaßnahmen.

Nina Kiehne
  • Senior Managerin
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