Erst aufräumen, dann Glamour

Wer sein Vertragsmanagement digitalisieren will, muss klare Verantwortlichkeiten schaffen.

Keyfacts

  • Viele Unternehmen wünschen sich Vertragsmanagement-Tools, für die sie aber noch nicht reif sind.
  • Vor KI kommt das Aufräumen.
  • Unternehmen müssen wissen, was sie wollen – und neue Rollen schaffen.
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Markus Fabel
  • Partner, Advisory
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Vertragsmanagement 4.0 bringt Unternehmeraugen zum Leuchten. Tatsächlich versprechen neue Tools eine lichte, leichte Welt: KIs werten Daten aus und minimieren dadurch Risiken, erhöhen die Effizienz und automatisieren Prozesse. Dadurch verbessern sie Kundenbeziehungen und sparen Millionen. Was die Augen vor lauter Leuchten allerdings oft nicht sehen, ist der Zustand im eigenen Unternehmen. Die meisten dümpeln noch bei Vertragsmanagement 1.0 herum – wie eine Untersuchung zeigt, die wir zusammen mit dem Analystenhaus Lünendonk durchgeführt haben. Das Ergebnis bestätigt unsere Praxiserfahrung.

Sinnsuche vor Werkzeugkauf

Zigtausende Verträge liegen in unterschiedlichen Schränken, auf unterschiedlichen Servern und Festplatten – in Papierform, als PDF- oder Word-Datei. Jede Abteilung archiviert sie, wie und wo sie will; die eine weiß nicht, was in den Verträgen der anderen steht. Niemand überblickt all die Fristen und Klauseln in den einzelnen Verträgen. Den Unternehmen gehen so nicht nur enorme Summen flöten. Sie riskieren auch Knackse in ihren Kundenbeziehungen und im schlimmsten Fall Klagen. Da bringt das fortschrittlichste Softwaretool nichts: Ein Tool ist nur so gut wie die Prozesse und Inhalte, die es abbildet. Vor der KI heißt es aufräumen. Oder, humanistisch gesprochen: Vor dem Werkzeugkauf kommt die Sinnsuche.

Wandel durch Organisation

Unternehmen müssen wissen, wohin sie wollen. Sie müssen die Herausforderungen identifizieren, relevante Fachbereiche einbinden und einen detaillierten Plan erstellen. Der Weg zum Vertragsmanagement 4.0 ist kein glamouröses  IT-Projekt, sondern mühevolles Change-Management. Damit er zum Ziel führt, brauchen Unternehmen Rollen mit klaren Verantwortlichkeiten, zum Beispiel Vertragsmanager: Sie begleiten einen Vertrag über den gesamten Lebenszyklus hinweg, von der Erstellung über Verwaltung und Verlängerung bis zur Beendigung. Darüber hinaus benötigen Unternehmen einen Prozess – und jemanden, der ihn kontrolliert.

Die wichtigste Änderung

Dieser feste Ansprechpartner überblickt das Vertragsmanagement und trägt die Verantwortung. Er oder sie hat somit die essenzielle, anspruchsvolle und glanzvolle Aufgabe, das Unternehmen ins Vertragsmanagement 4.0 zu führen – und so die Augen der Kolleginnen und Kollegen zum Leuchten zu bringen.

Markus Fabel
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