Distanz zu halten ist während der globalen Covid-19-Pandemie schiere Notwendigkeit geworden. Die Fähigkeit, physisch getrennt, aber digital zusammenzuarbeiten, ist jedoch auch fernab von Covid-19 ein wertvolles Gut. Ein digitales Ökosystem ergänzt die in der traditionellen Meeting-Kultur üblichen Wege und Reisen. Auch globale Teambesprechungen lassen sich im virtuellen Raum sehr zeitnah ansetzen. Die Zeit- und Kostenvorteile gegenüber physischen Treffen liegen auf der Hand.

In der Arbeitswelt war Homeoffice eine der ersten Konsequenzen des Gebots zu sozialer Distanz. Dabei kamen auch bei Banken und Versicherungen Digitalisierungsmöglichkeiten zum Vorschein, die stetig verbessert werden. Der Arbeitsalltag ist auf diese Weise gut zu bewältigen. Meetings, in denen es um den detaillierten Austausch von Erfahrungen, das Lösen von komplexen Problemen oder um neue Ideen geht, brauchen einen anderen digitalen Ansatz. Es geht um die produktive und konstruktive digitale Kooperation.

Produktive digitale Kollaboration braucht umfassende Planung

Digital versierte Neobanken und FinTechs machen insbesondere den etablierten Großbanken, die auf ihrem Weg ins digitale Zeitalter eine hohe Altlast mitzuschleppen haben, zusätzlich schwer zu schaffen. Meetings, bei denen die „Großen“ und die „Kleinen“, die etablierten Player und die Newcomer, in einer konstruktiven Atmosphäre voneinander lernen können, beschleunigen die digitale Entwicklung und sind damit von unschätzbarem Wert. Lebhafte Kommunikation und ein kreatives Miteinander erfordern solide Planung und Vorbereitung. Dazu zählt im Wesentlichen auch, dass Institutionen, Personen und Skills in einem Meeting so zusammengebracht werden und dadurch Synergieeffekte entstehen können. Auch die technologische Unterstützung will gut durchdacht sein – dem Niveau und den Erfordernissen solcher Meetings angemessen. Und schließlich ist dafür zu sorgen, dass Art und Mittel der Kommunikation zielgruppengerecht ausgewählt werden.

Die richtigen Stakeholder gemeinsam im virtuellen Meeting

Einzelne Banken und Versicherungen selbst sind kaum in der Lage, Begegnungen auf solchen Ebenen adäquat zu arrangieren. Wie lassen sich zum Beispiel Teilnehmende zu offenem und ehrlichem Austausch motivieren, die Wettbewerber der eigenen Institution sind? KPMG verfügt in seiner Rolle als neutraler Berater, Organisator und Moderator nicht nur über die nötige Marktübersicht, Erfahrung und das Know-how für eine solche Aufgabe, sondern gleichzeitig über ein ausgebautes und gut eingespieltes Netzwerk. Ein Ökosystem aus Banken, Versicherungen, FinTechs, Start-ups und KPMG bildet eine Basis, von der alle Beteiligten ihren Nutzen ziehen können.

Dafür werden Inkubatoren in unser Ökosystem einbezogen, die ihrerseits umfassende Beratungs- und Vernetzungsangebote für InsurTech-Start-ups und FinTechs zur Verfügung stellen – in Zeiten ohne Pandemie auch mit Büroflächen und Co-Working für physische Treffen. Zu den wichtigsten Partnern zählen hier etwa das TechQuartier in Frankfurt, das Banken und FinTech-Szene zusammenführt, sowie das InsurLab Germany in Köln, das die Versicherungswirtschaft anspricht. Eine Herausforderung, nicht nur für diese Innovationsplattformen, ist eine Digitalisierung, bei der es vor allem um die Verbindung von „online“ und „offline“, der virtuellen und realen Welt geht. Häufig sind es FinTechs, welche Lösungen für die Herausforderungen der genannten Branchen liefern. Sie stehen gewissermaßen für eine produktgewordene Digitalisierung: Ob Bezahlsysteme per Smartphone oder Social Trading, die Lösungen der FinTechs sind gefragt.

Eine Herausforderung während der Corona-Krise ist, Marktplätze für Ideen und Inspiration lebendig zu halten – ohne die Möglichkeit, Kunden physisch treffen zu können. In normalen Zeiten hat der persönliche Austausch Gewicht. Blickkontakt, Mimik und Gestik erleichtern das gegenseitige Verständnis. Zudem vermittelt ein informeller Austausch bei Präsenzveranstaltungen Einblicke in die Bedürfnisse der Kunden. Die Erfahrung lehrt: Haben eine Kundin oder ein Kunde ein Problem, haben es in ähnlicher Form meist auch andere. In einer geschützten Umgebung herauszufinden, wo der Schuh drückt, kann essenziell sein – und sollte daher auch im Digitalen ermöglicht werden.

Vom digitalen Workshop bis zur „Un-Konferenz“

Unser Ziel ist, in der digitalen Welt kuratierte Formate zu schaffen, in denen wir mit unseren Plattform-Partnern Teilnehmer zusammenbringen, die sich gegenseitig inspirieren. Wie bei den physischen Formaten ist auch hier vor und während der Treffen ein gewisses Maß an Marketing zu betreiben: Durch eine zielgruppengerechte Kommunikation werden im Vorfeld der passende Personenkreis angesprochen und zum Abschluss die Arbeitsergebnisse über die bestmöglichen Kanäle verbreitet. Zu unseren digitalen Workshops laden wir sorgfältig ausgewählte Teilnehmende ein, um sich über neue Themen und Erfahrungen auszutauschen.

Die Workshops sind so angelegt, dass sie sanft zum Mitmachen zwingen. Deswegen werden diese Konferenzen gerne als „Un-Konferenzen“ bezeichnet und lehnen sich an innovative Formate an. Kunden bringen meist nicht nur ihr Problem, sondern schon erste Ideen mit. Idealerweise prallen unterschiedliche Sichtweisen so aufeinander, dass daraus noch bessere Ideen entstehen. Das funktioniert oft umso besser, je heterogener die Gruppen zusammengesetzt sind. Große Banken beispielsweise schicken gerne ihre Innovationsspezialisten in solche Workshops. Das ist naheliegend, fühlen sie sich in dieser Umgebung quasi zu Hause unter Gleichgesinnten. Wir empfehlen den Geldinstituten so divers wie möglich in die Workshops zu kommen und beispielsweise Controller oder Risk/Compliance Officer ins Meeting zu schicken. Das kann einerseits die Gedanken für neue Sichtweisen öffnen, andererseits auch spannende Impulse ins Meeting tragen.

Banken-Ökosystem: Über den Tellerrand schauen und Synergien gewinnen

Für uns auf KPMG-Seite ist es wichtig, bei diesen Meetings Synergieeffekte quer durch die Banken- und Versicherungsszene zu nutzen beziehungsweise einzubringen. Dazu blicken wir über den Tellerrand: Wie lösen öffentliche Verwaltungen Probleme, die wir in der Finanz- und Versicherungswelt gerade diskutieren? Wie machen es die Mittelständler? Auch hier pflegen wir regelmäßig Austauschformate, die wir zusammen mit Techquartier und InsurLab Germany für unsere Kund:innen anregen.

Technische Herausforderungen beim Multimedia-Conferencing meistern

Eine große Herausforderung bei der digitalen Umsetzung der Workshops und (Un-)Konferenzen ist die Technik für meist 20 bis 30 Teilnehmer. Das Gegenüber muss auch im virtuellen Raum klar und deutlich zu hören und zu sehen sein. Wir achten daher darauf, dass ein Moderator maximal acht Anwesende betreut. Das ist eine gute Größe, um konzentriert und effektiv arbeiten zu können. Ein wichtiges technisches Hilfsmittel ist das digitale Whiteboard, auf das jeder für alle sichtbar schreiben und zeichnen kann.

Die Planung der Technik ersetzt im Cyberspace das, was in der physischen Welt die Raum- und Equipment-Organisation war. Geklärt werden muss vorab, welche Tools bei den Teilnehmenden zur Verfügung stehen, beziehungsweise durch die Firmenpolitik genehmigt sind. Mikrofon und Kamera müssen gewissen Anforderungen genügen, die Übertragungsgeschwindigkeiten am Einwählort für das Multimedia-Conferencing ausgelegt sein.

Um die Teilnehmenden zum Mitarbeiten zu animieren, nutzen wir verstärkt physische Gadgets, die wir vor einer Konferenz an die Teilnehmenden verschicken. Das können etwa farbige Post-it-Blätter sein, die wir dann am Bildschirm zu einer Figur zusammenlegen, oder Legosteine zum Bau von Prototypen. Das hilft, sich online das Engagement der Teilnehmenden zu sichern.

In der Fortsetzung zum Thema „Digitale Kollaborations-Ökosysteme“ stellen wir das TechQuartier und das InsurLab Germany e.V. vor.  Die beiden Plattformen zeigen, wie sich Gelerntes aus der analogen Welt in die digitale übertragen lässt.