Digitalisierung der Steuerabteilung: Nur ein Mittel zum Zweck

Digitalisierung der Steuerabteilung

Schwer zu greifen, vermeintlich teuer und mitunter schnell überholt. Dennoch unverzichtbar

Keyfacts über Steuerabteilung

  • Die Aufgaben, die automatisiert erledigt werden können, wachsen rasant
  • Die Anforderungen durch die Behörden steigen
  • Die Digitalisierung erhöht die Compliance
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Die Digitalisierung kann so hilfreich sein: Arbeit sparen, Prozesse vereinfachen, Daten nutzbar machen und Kosten sparen. Diese Vorteile gelten natürlich auch für die Steuerabteilung. Wenn Unternehmen nur nicht so oft auf Insellösungen setzen würden. Ohne ganzheitliche Strategie, ohne langfristigen Plan. Getrieben durch äußere Einflüsse sind die Maßnahmen häufig halbgar und entsprechend ineffizient.

Dabei lassen sich bislang vor allem drei Treiber ausmachen:

1. Technologie: Die Sprünge sind enorm. Mittlerweile ist viel technisch machbar, was vor wenigen Jahren noch nicht mal vorstellbar war. So diskutieren wir gerade mit einem Großkunden darüber, dass Anfragen an die Steuerabteilung elektronisch ausgewertet werden und Mitarbeiter wissen, wenn es schon eine ähnliche Frage gab und wie diese beantwortet wurde. Künftig soll ein Bot-System sogar eigenständig auf sich wiederholende Fragen antworten.

2. Die Finanzverwaltung: Die gesetzlichen Anforderungen steigen kontinuierlich. Um dabei revisionssicher – compliant – zu bleiben, führt kein Weg an technischer Aufrüstung vorbei. In Deutschland sind die Behörden dabei noch vergleichsweise rückständig, obgleich sie in den vergangenen Jahren deutlich digitaler geworden sind wie etwa mit der E-Bilanz. Weiter ist die Entwicklung etwa in Brasilien fortgeschritten. Dort muss jede Rechnung zunächst an die Finanzverwaltung geschickt werden, wo sie in Echtzeit geprüft wird. Erst dann kann sie an den Kunden gereicht werden.

3. Fachkräftemangel: Durch den demografischen Wandel und niedrige Arbeitslosigkeit fehlt es zunehmend an gutem Personal. Zudem ist für viele potenzielle Mitarbeiter eine Stelle in Start-ups und anderen modernen Unternehmen oft attraktiver als in der Steuerabteilung eines durchschnittlichen Unternehmens.

Getrieben zu sein, ist allerdings nie gut, wenn man einen Schritt voraus sein will.

Die Unternehmen müssen daher für sich bestimmen, was sie wollen und was für sie sinnvoll ist. Prinzipiell gilt: Die richtige Herangehensweise ist entscheidend. Nicht jede Aufgabe ist sinnvoll zu digitalisieren. Je komplexer und seltener ein Vorgang ist, desto weniger lohnt sich deren Digitalisierung.

Vor allem aber sollte die Entscheidung aus einer Strategie heraus getroffen werden. Grundlage ist die Frage: Was soll meine Steuerabteilung leisten können? Ist Compliance das vordergründige Ziel? Oder stehen vor allem Kosten im Vordergrund? Mache ich die Aufgaben überhaupt selber oder kaufe ich die Leistung besser ein?

Die Digitalisierung ist in jedem Fall nur ein Mittel zum Zweck. Wichtiger ist, sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen, wie Steuerfragen im Unternehmen bearbeitet werden und daraus die Methoden abzuleiten mit denen die Ziele zu erreichen sind.

Wesentlich ist die Frage, was die Steuerabteilung leisten soll.

So können Unternehmen mittels höheren Digitalisierungsgraden die Compliance leichter sicherstellen und nachweisen, den Datenfluss an den Outsourcing-Partner erleichtern; sie können prüfen, welche Ware über welche Länder versandt wurde und welche Steuern daher anfallen; das Geschäft durch stetigen Datenfluss tagesaktuell steuern.

Gleichzeitig bedeutet das aber auch veränderte Personalanforderungen. Gesucht werden Mitarbeiter, die steuerliches Spezialwissen haben, die Datenanalyse beherrschen und die prozessual denken können. Zudem muss das Assistenzsystem angelernt und die Algorithmen bei neuen Gesetzen und Vorschriften aktuell gehalten werden.

Die Steuerabteilung zu digitalisieren erfordert ein gutes Maß an Planung und Weitblick. Doch wer dazu bereit ist, wird die Vorteile im gesamten Unternehmen spüren.

Die Sendung zur Artikelserie: KPMG – Klardenker live
„Nach Brexit, Trump und Co. – Deutsche Exporteure und die Steuern“
Verfolgen Sie hier unsere Talkshow live im Internet. Am 28. Juni 2017, 20:30 bis 21:30 Uhr.

16. Juni 2017
Zusammengefasst

»Die Digitalisierung ist in jedem Fall nur ein Mittel zum Zweck. Wichtiger ist, sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen, wie Steuerfragen im Unternehmen bearbeitet werden und daraus die Methoden abzuleiten mit denen die Ziele zu erreichen sind.«

Unternehmen lassen sich bei der Entscheidung, wie sie ihre Steuerabteilung digitalisieren häufig von äußeren Faktoren treiben. Damit die Vorteile aber möglichst umfassend genutzt werden können, ist es wichtig, eine übergeordnete Strategie auszuarbeiten.

Christian Stender Partner, Tax Transformation
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