Interne Revision intelligent automatisiert

Digitalisierung und Bot-Lösungen modernisieren die Interne Revision.

Keyfacts

  • Wiederkehrende manuelle Schritte in der Internen Revision können automatisiert werden.
  • Eine intelligente Automatisierung ermöglicht die Reduzierung der internen Kosten.
  • Die Interne Revision kann beim Einsatz von intelligenter Automatisierung zum Impulsgeber auch für andere Abteilungen werden.
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Albina Kladusak
  • Partner, Governance & Assurance Services
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Ein automatisches Hochregallager, das krampfhaft manuell betrieben wird? Leicht vorstellbar, wie ineffizient ein solcher Ansatz ist. Trotzdem arbeitet die Interne Revision vieler Unternehmen bis heute so: Sie verzichtet weitgehend auf automatische Unterstützungsmöglichkeiten, obwohl die zu prüfenden Belege vielerorts digital abliegen.
Wie gut intelligente Automatisierung hier praktisch helfen kann, lässt sich anhand von Reisekostenprüfungen zeigen. Ein Thema, das regelmäßig auf den Revisionsplänen steht. Validierungen laufen auch hier bisher meist manuell und damit ressourcenintensiv, außerdem nur stichprobenhaft ab. Als Folge davon werden Fehler in den Reisekostenabrechnungen – zum Beispiel falsche Angaben zu Wegstrecken – übersehen oder nur nach hohem Aufwand identifiziert.

Validierung in Sekundenschnelle

Für Abhilfe sorgt intelligente Automatisierung, zum Beispiel in Form von Validierungshilfen wie dem Entfernungsrechner (Distance Bot). Er macht sowohl das manuelle Aufrufen eines Online-Routenplaners als auch seinen ebenso manuellen Abgleich mit den Angaben in der Reisekostenabrechnung entbehrlich.
Was vorher bis zu drei Eingaben und vier Klicks pro Vorgang erforderte, braucht jetzt häufig nur jenen einen Klick, mit dem der Bot auf die automatische Programmierungsschnittstelle des jeweiligen Online-Dienstes zugreift. Das Revisionsteam muss dann nur noch die Schlussfolgerungen aus etwaigen Abweichungen ziehen.
Und Unternehmen überprüfen Reisekosten nicht nur an einer, sondern an mehreren Stellen. Auch bei der Koordination dieses Prozesses verzichten die meisten auf automatisierte Unterstützung.

Impulsgeber für den Einsatz intelligenter Automatisierung

Der Einsatz des Entfernungsrechners zeigt, wie sich das ändern lässt. Ihn kann die Revisionsabteilung nach erfolgreicher Nutzung bei ihren Prüfungen an den Fachbereich – etwa die Reisekostenstelle – weitergeben. Die nutzt den Bot dann entweder zur detektiven Aufdeckung von Verstößen oder zur Integration in die Erfassungsmaske, um so einen präventiven Mechanismus zu etablieren. Abweichungen von Regeln werden dann bereits bei der Erfassung ermittelt, weil sie jenseits einer zuvor gewählten Toleranzgrenze eine Begründung erfordern.
Auf diese Weise kann die Interne Revision Impulse zum Einsatz intelligenter Automatisierung auch über die eigene Abteilung hinaus setzen und sich so als insgesamt kompetenter Ansprechpartner für dieses Thema etablieren. Dadurch werden nicht nur die Ergebnisse besser, sondern auch die eigene Reputation wächst.

Reisekosten sind bei weitem nicht das einzige Feld, auf dem sich die Arbeit der Internen Revision mit Hilfe von Digitalisierung erleichtern und optimieren lässt. Einen längeren Artikel zum Thema mit weiteren Beispielen finden Sie im CGO – dem Governance-Magazin von KPMG. Darin geht es unter anderem um Bot-Lösungen wie die Attachement Downloading App, mit der sich elektronisch archivierte Belege automatisiert extrahieren lassen und somit die internen Kosten senken lassen.
Und das Beschriebene ist erst der Anfang auf dem Weg zur Revisionsfunktion der Zukunft – ausblickend darüber hinaus unter Einbindung von kognitiver Automatisierung. Das Potenzial ist riesig, es bleibt spannend.

Die aktuelle Ausgabe des Corporate Governance-Magazins mit dem Titel „Digital bis ins Detail“ finden Sie hier:

Albina Kladusak
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Digitalisierung ist ein Segen, wenn die Profitabilität und das Wachstum steigen, aber ein Fluch, wenn Daten abhandenkommen oder missbraucht werden. Unser neues CGO-Magazin trägt deshalb den Titel „Digital bis ins Detail“.

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