Chatbots: Die neuen Freunde des Vermieters

Die neuen Freunde des Vermieters

Wie Automatisierung und künstliche Intelligenz die Immobilienwirtschaft verändern

Keyfacts über Immobilienwirtschaft

  • Die digitale Hausverwaltung kommt
  • Chatbots optimieren wiederkehrende Geschäftsprozesse
  • Mieter profitieren von kürzeren Reaktionszeiten
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Haben Sie schon einmal eine Mietwohnung vor dem eigenen Auszug übergeben? Üblicherweise begeht man mit dem Verwalter oder Vermieter die Mieträume. Dieser protokolliert dabei auffällige Mängel oder Schäden, nimmt die Zählerstände auf und die Wohnungsschlüssel entgegen. Beide Parteien unterschreiben ein Übergabeprotokoll – das Original verbleibt beim Verwalter, den Durchschlag bekommt der Mieter. So weit, so gut. Aber papierlos und standardisiert läuft das Ganze heute nur selten ab. Dabei wäre das möglich, denn die Automatisierung von Verwaltungs- und Routinevorgängen ist bereits in vollem Gange.

Unter Stichworten wie „Digital Labour“, „Robotic Process Automation“ (RPA), „Process Robotics“ oder „Cognitive Automation“ wird aktuell erprobt, wie sich menschliche Arbeit durch „Maschinen“ in Form von Chatbots und Entscheidungsmodellen ergänzen oder ersetzen lässt. Das passiert in allen Bereichen der Wertschöpfungsketten: von den Prozessen in Finanzen, Human Resources oder der IT im „Back Office“ über Produktion und Logistik bis hin zur Interaktion mit den Kunden im „Front Office“. Die Aufgabe ist immer dieselbe: Wie lassen sich Prozesse automatisieren?

Mit Automatisierung schlanker und effizienter zum Erfolg

Gerade in der Immobilienwirtschaft bietet sich ein immenses Potenzial. Denn an der Schnittstelle zum Mieter kommen sehr häufig die gleichen Geschäftsprozesse auf, die mehr oder weniger standardisiert sind. Vor allem große Wohnungsbaugesellschaften und Vermieter könnten von Robotic Process Automation profitieren. Die schiere Masse an wiederkehrenden Geschäftsvorfällen zeigt, wie sehr digitale Prozesse die Abläufe erleichtern und verschlanken können.

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Wohngebäude in Deutschland haben allein im Jahr 2016 eine Baugenehmigung erhalten.

Heute fallen eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente in Immobilienunternehmen nach wie vor in Papierform an: Rechnungen, Verträge, Aufträge, Exposés, Bewerbungen, Personaldokumente. Allein im Bereich Vermietung und der laufenden Verwaltung warten diverse Prozesse auf ihre intelligente Automatisierung: Angebote müssen auf Mieterbörsen eingestellt werden, Makler beauftragt, Besichtigungstermine abgestimmt, Kautionen gebucht, Mietverträge geschrieben und Nebenkosten abgerechnet. Bei alledem können digitale Helfer unterstützen.

Enormes Potenzial in der Wohnungswirtschaft

Mehr als zwei Drittel der 40 Millionen Wohnungen in Deutschland befinden sich in Mehrfamilienhäusern, darunter Miet- und Eigentumswohnungen. Sie alle werden verwaltet. Die Zahlen machen deutlich: Es besteht ein erhebliches Effizienzsteigerungspotenzial, Wohnungsverwaltung wirtschaftlicher zu machen und Bewirtschaftungsprozesse zu beschleunigen.

Auch in der Kommunikation mit dem Kunden ließe sich vieles vereinfachen: Chatbots auf Basis von Künstlicher Intelligenz (KI) analysieren eingehende Nachrichten aller Art. Im Fall von Routineanfragen schlägt die Software automatisch passende Antworten vor, bspw. bei Änderungen von Kontoverbindungen, Terminabstimmungen, technischen Mängeln oder gar Schlüsselverlust.

Smart Homes beschleunigen die Entwicklung

Denken wir nur an das Internet of Things (IoT) – viele der rund 19 Millionen Wohngebäude werden auf absehbare Zeit mit intelligenter Sensorik ausgestattet sein. Wer das Datenaufkommen dieser Smart Homes beherrschen möchte, kommt an Robotic Process Automation und künstlicher Intelligenz nicht mehr vorbei. Virtuelle Assistenten werten Zähler- und Sensordaten aus, berechnen Energieverbräuche, überwachen Anlagen und unterstützen Vermieter somit dabei, ihre Bewirtschaftungs- und Instandsetzungskosten zu optimieren.

Immobiliengesellschaften, die diese Entwicklungen nicht als Bedrohung sehen, sondern als Chance, haben die Zeichen der Zeit erkannt. Ein weiterer wichtiger Grund? Talente für wiederkehrende, teils stumpfe Arbeiten zu gewinnen, wird zukünftig schwieriger. Auch das zwingt zur Automatisierung. Daher kann es nur ratsam sein, in Technologie und in die entsprechenden Tech-Talente zu investieren – und zwar jetzt. Denn wer zu lange zögert, verpasst den Zug in Richtung Zukunft.

Wenn Sie mehr über die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Immobilienbranche erfahren möchten, freuen wir uns, Sie in Halle C2 Stand 120 auf der ExpoReal vom 4. bis 6. Oktober in München begrüßen zu dürfen.

13. September 2017
Zusammengefasst

»Heute fallen eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente in Immobilienunternehmen nach wie vor in Papierform an: Rechnungen, Verträge, Aufträge, Exposés, Bewerbungen, Personaldokumente. Bei alledem können digitale Helfer unterstützen.«

Mehr als zwei Drittel der 40 Millionen Wohnungen in Deutschland befinden sich in Mehrfamilienhäusern, darunter Miet- und Eigentumswohnungen. Sie alle werden verwaltet. Vor allem große Wohnungsbaugesellschaften und Vermieter könnten von Robotic Process Automation (RPA) profitieren. Die schiere Masse an wiederkehrenden Geschäftsvorfällen zeigt, wie sehr digitale Prozesse die Abläufe erleichtern und verschlanken können.

Jürgen Buchelt Partner, Real Estate / Alternative Investment Management
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