Prüfung der Zukunft

Innovative Qualitätssicherung bei der Einführung von ERP-Systemen

Die Neueinführung oder das Update von Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP-Systeme) gehören zum Unternehmensalltag. Oft fällt zu spät auf, dass die Umstellung auf ein neues System für die Abschlussprüfung eine wichtige Rolle spielt. Der Prüfer muss sich vom Umstellungsprozess ein Bild machen, da mit der Einführung Fehlerrisiken einhergehen, die zu wesentlichen falschen Angaben in der Rechnungslegung führen können. Es gibt zwei grundlegende Ansätze, um diese Prüfung vorzunehmen: die nachträgliche Prüfung durch einen Review-Prozess, dem sogenannten Post-Implementation-Review oder die projektbegleitende Prüfung während der Einführung des Systems („Pre-Implementation-Review“). Letztere bringt dabei zahlreiche Vorteile gegenüber der nachgelagerten Prüfung. Allen voran ist die zusätzliche Qualitätssicherung hierbei ein wesentlicher Aspekt.

Qualitätssicherung zahlt sich aus

Es gibt einen wesentlichen Nachteil bei einer nachgelagerten Prüfung: Projektrisiken und Feststellungen, die Einfluss auf den Jahresabschluss haben, werden unter Umständen erst im Rahmen der Jahresabschlussprüfung festgestellt.

Prüfungsnachweise zur Systemeinführung und Datenmigration wurden bereits erstellt. Die Konsequenz können aufwendige Nacharbeiten sein. Im schlimmsten Fall ist eine Anmerkung im Prüfungsbericht und eine erhebliche Ausweitung von Prüfungshandlungen die Folge. Die Auswirkungen auf die weitere zeitliche Prüfungsplanung sind mitunter enorm.

„Projekte wie die Einführung von neuen Systemen und Software wie #S/4HANA von #SAP führen Risiken mit sich. #Qualitätssicherung im Rahmen einer #Projektbegleitung zahlt sich dabei aus.“

Die Vorteile eine Projektbegleitung

Projekte wie Softwareeinführungen bringen stets zahlreiche Risiken mit sich. Für Großprojekte gilt dies im gesteigerten Maße. Die Projektrisiken müssen frühzeitig erkannt und beherrscht werden. Hierin liegt eine der wesentlichen Aufgaben der Projektbegleitung. In ihrem Kern ist sie ein professionelles Risikomanagement, das sich über alle Phasen des Projekts hinweg erstreckt.

Eine unabhängige Projektüberwachung prüft und misst den Erfolg von Projekten und schützt so die finanziellen und personellen Investitionen. Neben seiner Aufgabe als „Qualitätssicherer“ kann der Prüfer – je nach Vereinbarung – auch das Projektrisikomanagement übernehmen. Eine frühzeitige Einbindung des Prüfers in das Projekt ist sinnvoll, weil im späteren Verlauf des Projekts identifizierte Probleme ihre Ursache meist in einer frühen Projektphase haben. Darüber hinaus ist eine flexible Anpassung des Projektvorgehens möglich. Indem eventuelle Fehler frühzeitig erkannt werden, können zeitnah Optimierungsvorschläge in das Projekt eingebracht und umgesetzt werden.

Zusammengefasst liefert eine Projektbegleitung folgende Wertbeiträge:

  • Eine neutrale, unabhängige Stimme im Projektteam und Unterstützung der „Spurtreue“ des Projekts
  • Eine Stärkung der Qualitätssicherung
  • Eine unabhängige Beurteilung der wesentlichen Risiken, die den Projekterfolg gefährden könnten und eine transparentere Berichterstattung an das Management
  • Sicherstellung eines kosteneffizienten und investitionssichernden Projektverlaufs mit Hilfe frühzeitiger Handlungsempfehlungen

Die übergeordneten Ziele der Projektbegleitung sind die frühzeitige Identifikation von Risiken in den Bereichen Projektorganisation, Sicherheit, Dokumentation und die damit verbundene Kosteneinsparung.

Systemeinführungen am Beispiel von SAP S/4HANA

Die Einführung von SAP S/4HANA bringt zwei grundlegende Neuerungen mit sich. Auf der einen Seite die sogenannte In-Memory-Technologie – eine hoch performante Datenbank, die Informationen und komplexe statistische Modelle in nahezu Echtzeit bereitstellen kann, auf der anderen Seite einen Neuansatz beim Thema Data Governance. Vorausschauende Analysen und eine gesteigerte Automation mittels maschinellem Lernen verändern unter S/4HANA Prozesse sowie Art und Weise des Umgangs mit Daten. Bei der Einführung müssen im Projekt entsprechende Weichenstellungen vorgenommen werden.

Neben technischen Neuerungen und prozessualen Anpassungen fokussiert sich der Abschlussprüfer bei der frühzeitigen Einbindung auf die Nachvollziehbarkeit des Einführungs- und Umstellungsverfahrens, insbesondere wenn es um die Vollständigkeitund Richtigkeit bei der Übertragung von Daten aus Altsystemen geht. Aus regulatorischer Sicht müssen interne und externe Anforderungen wie gesetzliche Bestimmungen, Rechnungslegungsvorschriften, Stellungnahmen und Erlasse berücksichtigt werden.

Die Qualitätssicherung umfasst des Weiteren das Sicherstellen der Funktionsfähigkeit der übergeleiteten Geschäftsprozesse durch eine angemessene Testdokumentation und Testdurchführung. Dabei wird zugleich auch die Wahrung der Systemintegrität und Systemsicherheit sowie Maßnahmen zur Systemverfügbarkeit sichergestellt. Sind verschiedene Vor- und Nachsysteme im Einsatz, muss auch die ordnungsgemäße Funktionalität der Schnittstellen zwischen den Systemen im Blick behalten werden.

Zusätzliches Projektrisikomanagement

Entscheidend für die Wirksamkeit der Projektbegleitung ist, dass alle Interessengruppen frühzeitig in die Zieldefinition eingebunden werden. Damit lässt sich vermeiden, dass eine Projektbegleitung zwar technisch gut ausgeführt, den Erwartungen der Anspruchsgruppen aber doch nicht gerecht wird. Neben den Maßnahmen zur Qualitätssicherung kommt das genannte Projektrisikomanagement zum Tragen, dessen Grundlage die systematische Erfassung, Bewertung und Verfolgung der wesentlichen projektrelevanten Einflussfaktoren ist. Das primäre Ziel der Bewertung ist die Auswirkung des Risikos auf ProjekttermineKostenQualität und Funktionsumfang einschätzen zu können und geeignete Gegenmaßnahmen zu priorisieren.

Qualitätssicherung und Projektrisikomanagement bringen weitere Vorteile

Bei kritischen Projekten können Abschlussprüfer frühzeitig im Rahmen einer Projektbegleitung eingebunden werden. So wird sichergestellt, dass kein zusätzlicher Aufwand zur Prüfung der Systemumstellung beziehungsweise Datenmigration während der Jahresabschlussprüfung entsteht – benötigter Prüfungsaufwand wird zeitlich entzerrt und reduziert Belastungsspitzen beim Unternehmen und Prüfer. Günstig wirkt sich ebenfalls aus, dass nach der Einführung und Datenmigration keine Anpassungen bzw. Nacharbeiten mehr notwendig sind, die meist mit weit höherem Aufwand und Kosten verbunden sind. Der Aufwand für die IT-Jahresabschlussprüfung bleibt damit stabil und muss nicht ausgeweitet werden.

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