Cash Recovery: Geld zurück durch Massendatenanalyse

Cash Recovery: Geld zurück

Wie Unternehmen mit Cash Recovery-Analysen ihre Lücken aufdecken können

Keyfacts über Cash Recovery

  • Menschliche Fehler sind bei der Verarbeitung von Belegen nicht ganz auszuschließen
  • Weiterentwickelte Auswertungsroutinen decken viele Ursachen ab
  • Digitalisierung verringert Arbeitsaufwand bei der Überprüfung von Belegen
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Es ist ein Problem, das viele Unternehmen in dieser oder ähnlicher Weise längst kennen: Da werden Lieferanten mehrfach bezahlt, weil die unterschiedlichen Unternehmensabteilungen nicht vernetzt arbeiten. Da reduziert ein Kunde aus fragwürdigen Gründen die zu zahlende Rechnungssumme. Oder da freut sich ein anderer Kunde über eine mehrfache Gutschrift. Und freut sich immer wieder, weil er davon profitiert, dass die entsprechende Information im Unternehmen nicht hinterlegt ist, so dass ihm mehrfach Summen gutgeschrieben werden. Das Positive an solchen Ereignissen: Kunden und Lieferanten lieben dieses Unternehmen. Das Negative: Die Unternehmen verlieren Geld. Ein unerfreuliches Ergebnis. Allerdings ein Umstand, der sich in Zeiten der Digitalisierung leichter ändern lässt als bisher. Cash Recovery-Analysen können hier helfen. Wie das?

Systematische Analyse und Rückführung von ungerechtfertigten Cash-Einbußen

Bei Cash Recovery handelt es sich um die systematische Analyse und Rückführung von ungerechtfertigten Cash-Einbußen. Mit anderen Worten: Es geht um das Identifizieren und Stopfen derjenigen Löcher, durch die Geld unnötigerweise abgeflossen ist. Wie so oft gilt auch hier: Menschliche Fehler verursachen einen Großteil der Einbußen. Aber auch suboptimale Geschäftsprozesse oder Schwachstellen im internen Kontrollsystem spielen eine Rolle, wenn Unternehmen Geld verlieren. Die Beispiele dafür sind zahlreich. Ein „Klassiker“ ist gewissermaßen das international aufgestellte Unternehmen mit ausländischen Töchtern, bei denen ein und dieselbe Rechnung in mehreren Ländern erfasst und beglichen wird. Der Grund: Häufig fällt in solchen Fällen nicht auf, dass die Rechnung gar nicht an diejenigen Töchterunternehmen adressiert war, die sie begleichen.

Verbesserte Auswertungsroutinen und effizientere Belegverifizierung

Heutige Auswertungsroutinen zu Doppelzahlungen sind ein Beispiel für die gestiegene Treffsicherheit der Auswertungsroutinen. Wie kommt es dazu? In der Vergangenheit lag der Fokus insbesondere auf doppelt erfassten Rechnungen mit der entsprechend hoher Wahrscheinlichkeit, dass hier zu viel gezahlt wurde. Heute hingegen liegt der Fokus auf den Vorgängen, die nicht ohnehin schon von der Buchhaltung oder den Lieferanten im Nachgang korrigiert wurden. Intelligente Cash Recovery-Analysen suchen genau hier das Potenzial für mögliche Rückzahlungen – und finden es. Das ist der erste Pfeiler für effektive und effiziente Analysen: eine verbesserte Trennschärfe zwischen tatsächlich relevanten Vorgängen und bereits korrigierten Vorgängen durch verbesserte Auswertungsroutinen.

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Jahre zum Jahresende beträgt die Verjährungsfrist für die Rückführung von ungerechtfertigten Cash-Abflüssen nach deutschem Recht

Anhänge von betroffenen Belegen wurden in der Vergangenheit im Rahmen der Belegverifizierung manuell herausgesucht oder aber – sofern elektronisch archiviert – manuell heruntergeladen. Ein aufwendiges Vorgehen – und zwar unabhängig davon, ob die Arbeit intern oder extern erledigt wurde. Heute werden alle digital abgelegten Anhänge der relevanten Belege mittels Attachment Downloading App in wenigen Klicks extrahiert. Neben verbesserten Auswertungsroutinen ist eben das der zweite, wichtige Pfeiler: Der Aufwand wird ständig geringer, die Ergebnisse sind schneller verfügbar und belastbarer. Mit anderen Worten: Unternehmen können auf Basis der Digitalisierung auch in Sachen Cash Recovery-Analyse heute besser sein als je zuvor.

Schnell sein lohnt sich

Entscheidend dabei ist zunächst einmal ein strukturiertes Vorgehen: Eine Cash Recovery-Analyse legt zunächst die konkreten Ziele fest, identifiziert anschließend die fraglichen Daten, bereitet sie auf und analysiert sie anhand unterschiedlichster Parameter auf Unstimmigkeiten. Sind dabei ungerechtfertigte Cash-Abflüsse aufgefallen, werden diese zurückgefordert und die liquiden Mittel erhöht. Eine wichtige Rolle spielt dabei eine genaue Untersuchung der Gründe, die zu den Fehlern führten. Bedeutet das gleichzeitig, dass ungerechtfertigte Cash-Einbußen künftig der Vergangenheit angehören? Die klare Antwort: nein, leider nicht. Selbst wenn die Rechnungserfassung teilautomatisiert ist, können noch Fehler entstehen. Zum Beispiel treten Erfassungsfehler beim Scannen auf und werden in der manuellen Nachbereitung übersehen. So bleiben Erfassungsfehler teilweise unentdeckt. Eben darum aber macht eine regelmäßige Cash Recovery-Analyse Sinn, um die Verluste systematisch so gering wie möglich zu halten. Dabei sind die Möglichkeiten zur Rückzahlung durchaus beachtlich: Wer jetzt in das Thema einsteigt, kann sich bis Ende 2017 sogar noch jene ungerechtfertigten Cash-Abflüsse zurückholen, die im Jahr 2014 vorgenommen wurden.

06. Oktober 2017
Zusammengefasst

»Sogar eine weitgehende Automatisierung der Rechnungserfassung kann Cash-Einbußen nicht zu hundert Prozent verhindern. Zum Beispiel treten Erfassungsfehler beim Scannen auf und werden in der manuellen Nachbereitung übersehen.«

Unnötige Cash-Einbußen passieren meist durch die Kombination von suboptimalen Geschäftsprozessen, Schwachstellen im internen Kontrollsystem und menschlichen Fehlern. Intelligente Auswertungsroutinen bieten heute bessere Möglichkeiten denn je, unnötige Cash-Abflüsse gezielt zu identifizieren und zurückzuführen. Heutige Auswertungsroutinen berücksichtigen nicht nur unzählige Ursachen isoliert, sondern auch deren Wechselwirkungen untereinander. Ganz vermeiden lassen sich Fehler in der Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungen im Rechnungswesen und im Treasury nicht – aber erheblich reduzieren.

Justin Pawlowski Senior Manager, Governance & Assurance Services
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