Digitalisierung: Haben Sie nicht was übersehen?

Kaum jemand nutzt Vertrags-Software.

Kaum jemand nutzt Vertrags-Software. Doch das wird schnell teuer und gefährlich.

Keyfacts über Vertrags-Software

  • Verträge könnten um bis zu neunzig Prozent schneller erstellt werden.
  • Drei Viertel aller deutschen Betriebe verzichten auf Vertrags-Software.
  • Ein großes Problem ist das mangelnde Problembewusstsein.
Zusammenfassung lesen Studie herunterladen

Compliance und Effizienz – diese beiden Ziele stehen in Organisationen stets weit oben auf der Agenda. Entsprechend werden dafür gern erhebliche Ressourcen investiert.

In vielen deutschen Unternehmen gibt es hier allerdings eine große Lücke. Und zwar, wenn es ums Vertragsmanagement geht. Bis zu drei Viertel aller deutschen Betriebe, vom Mittelständler bis zum internationalen Konzern, setzen hier noch auf händische Workflows und verzichten demnach auf ein digitales und automatisiertes Vertragsmanagement. Immer wieder höre ich von unseren Mandanten, das Thema sei aktuell nicht auf der Agenda, hierfür gebe es kein Budget. Ein schlimmer Fehler. Denn hierdurch werden erhebliche Risiken und Ressourcenverschwendungen in Kauf genommen.

Ineffizientes Vertragsmanagement schadet dem Geschäft

Mit durchschnittlich neun Prozent Einbußen im Jahresumsatz müssen Unternehmer rechnen, wenn sie auf standardisierte Prozesse und Strukturen verzichten. Allein die Dauer der Vertragserstellung lässt sich durch eine gute Software um bis zu neunzig Prozent reduzieren. Das belegen Studien.

Mit anderen Worten: Ineffizientes Vertragsmanagement schadet dem Geschäft. Und es wird nicht besser. Je kurzlebiger ökonomische Prozesse werden und je häufiger sie international greifen, desto anspruchsvoller wird es, Verträge im Sinne des Unternehmens zu gestalten.

Hinzu kommt der steigende Druck, in externen Prüfungen zu bestehen. Entsprechende Software würde helfen, sicherzustellen, dass bestehende Verträge sowohl mit neuen Rechnungslegungsstandards als auch mit rechtlichen und firmeninternen Vorgaben kompatibel sind. Mit solcher Unterstützung könnten die Beteiligten administrative Aufgaben effizienter verrichten und fokussierter arbeiten. Die Vorteile liegen also auf der Hand. Wie kommt es also, dass so viele Unternehmen hier noch hinterherhinken?

Niemand fühlt sich verantwortlich

Tatsächlich gibt es hier mehrere Gründe. Wenn es um Verträge geht, sind stets mehrere Instanzen gleichzeitig involviert: Rechtsabteilung, Einkauf, Steuerabteilung, Personal sowie teilweise auch Business- und Backoffice-Abteilungen.

Das macht es einerseits umso wichtiger, dass die Kommunikation funktioniert, denn alle sind betroffen. Andererseits fühlt sich kaum jemand zentral verantwortlich. Als Folge ergreift aber auch niemand die Initiative, um sich um eine Software zu kümmern, die eine Vernetzung aller Beteiligten erleichtern würde.

Und macht doch jemand einen ersten Schritt, fehlt es schnell an der essentiellen Unterstützung der anderen beteiligten Ressorts – und nicht zuletzt an den Zusagen für das nicht unerhebliche Budget, wie meine Erfahrung zeigt. Um eine unternehmensweite Software einzuführen, zu finanzieren und zu nutzen, müssten aber alle an einem Strang ziehen.

Ein weiteres Problem ist tatsächlich mangelndes Problembewusstsein. Viele Unternehmer, die ich auf das Thema anspreche, glauben, bereits eine optimale Vertragsmanagementlösung zu haben. Meist handelt es sich hierbei aber eher um rudimentäre Hilfen wie Dokumentenablagen oder Word-Vorlagen. „Das reicht doch“, höre ich da oft. Hier muss ich widersprechen.

Keine Ausreden mehr

Auch in Zukunft wird es wohl – vor allem kleinere – Unternehmen geben, die weiterhin auf die digitale Lösung verzichten wollen. Denn der Preis für Anschaffung, Einrichtung, Betrieb und Lizenznutzung ist in der Regel beträchtlich. Ab einer gewissen Zahl an Mitarbeitern und einer nennenswerten Anzahl von Verträgen jedoch wird offenkundig: Kosteneinsparungen, Fehlervermeidung und bessere Prüfungsergebnisse durch entsprechende technische Unterstützung sind eine rentable wirtschaftliche Investition. Bleiben also eigentlich keine Ausreden mehr.

Verträge besser managen

Die Flut von juristischen Dokumenten wächst einem schnell über den Kopf. Die Lösung: Vertragsmanagementsysteme. Doch davon gibt es viele. KPMG zeigt, wie Sie das Richtige für Ihr Unternehmen finden.

Jetzt herunterladen
28. September 2017

Kommentare

Nutzen Sie bereits Vertrags-Software?

*Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht

Das könnte Sie auch interessieren

KPMG verwendet Cookies, die für die Funktionalität und das Nutzerverhalten auf der Website notwendig sind. Durch die Nutzung der Website stimmen Sie dem Einsatz von Cookies zu, wie sie in der Datenschutzerklärung von KPMG im Detail ausgeführt ist. Schließen