Neue Leasingbilanzierung setzt CFOs unter Zeitdruck

Leasing: CFOs unter Zeitdruck

IFRS 16 verändert Bilanzstrukturen. Worauf sich Konzerne jetzt einstellen sollten

Keyfacts über IFRS 16

  • Hoher Umstellungsaufwand in den Unternehmen
  • Anwendung ab Geschäftsjahr 2019
  • Bonitätsrelevante Kennzahlen ändern sich
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„Superkalifragilistischexpialigetisch“, so hat schon Mary Poppins die Herausforderungen des Alltags im gleichnamigen Musicalfilm gemeistert. Und so muss sich derzeit auch mancher CFO der IFRS-Bilanzierung stellen: Die Assekuranz müht sich mit IFRS 17 und der Bilanzierung von Versicherungsverträgen, viele Dienstleister plagt der IFRS 15 und die damit verbundenen Änderungen in der Realisierung von Umsätzen. Dazu kommt noch IFRS 9 für die Finanzinstrumente – und so geht es munter weiter.

Kein CFO dieser Welt nimmt die umfangreichen Neuerungen in den IFRS auf die leichte Schulter. Dennoch scheint es, dass gerade die neue Leasingbilanzierung, die sich in den Regelungen des IFRS 16 verbirgt, vielerorts unterschätzt wird. Abwarten hilft nur wenig: Kapitalmarktorientierte Unternehmen müssen den neuen Bilanzierungsstandard ab dem Geschäftsjahr 2019 anwenden.

Als Berater komme ich oft aus Besprechungen mit der Aussage, dass Leasing doch kein Thema im Unternehmen sei. Ein Fehler. Mittlerweile setzt sich die Erkenntnis durch, dass jede Form der Anmietung auch eine Leasingverpflichtung darstellt, die in die Bilanz aufzunehmen ist. Genau diesen Effekt und damit die Vermeidung einer drohenden Überschuldung durch finanzielle Langzeitverpflichtungen wollte das IASB erreichen.

Teamarbeit: Das Projekt IFRS 16 richtig angehen

Die Umsetzung von IFRS 16 ist auf jeden Fall keine Aufgabe, die der Bilanzbuchhalter nebenbei noch erledigen kann. Der CFO ist für die anstehenden Aufgaben besser mit einem Team aufgestellt, welches mehrere Teilprojekte parallel bearbeitet.

Ein erstes Teilprojekt ist bereits mit der Aufgabe „Jagen & Sammeln“ sehr gut ausgelastet. Es gilt, alle IFRS 16-relevanten Leasingobjekte anhand vorbereiteter Checklisten zu identifizieren, die zugehörigen Verträge zu sammeln und auf Vollständigkeit der Unterlagen zu achten. Hierfür ist nicht nur die Finanzabteilung zu durchleuchten. Auch in den Abteilungen Einkauf, Facility Management, Fuhrparkmanagement und sogar in der Gärtnerei können sich solche Dokumente befinden. Ergänzend sollten bestehende Datenbanken auf Relevanz und Vollständigkeit geprüft werden. Anschließend müssen die gesammelten Daten erfasst, qualitativ bewertet und ebenfalls auf Vollständigkeit geprüft werden. Nur so lässt sich die Erstbewertung adäquat durchführen.

1.

Januar 2019 – das ist der Erstanwendungszeitpunkt für den neuen IFRS-Standard.

Alle Vertragsoptionen müssen bekannt und im System gepflegt sein. Insbesondere finanzielle Verpflichtungen, Laufzeiten, Verlängerungs- und Kündigungsregeln sind wichtig, da sie den Leasingwert maßgeblich beeinflussen. Miete, Nebenkosten und Serviceentgelte sind in getrennten Positionen auszuführen. Diese Aufgabe ist nicht zu unterschätzen, können doch – je nach Vertragsart – bis zu 500 unterschiedliche Attribute zu erfassen sein. In einem mittleren Unternehmen kommen da schnell an die 10.000 Verträge und eine nicht zu unterschätzende Arbeitsbelastung auf die Projektmitarbeiter zu. Für diese Aufgabe können IT-Tools mit Machine Learning-Fähigkeiten unterstützen. Doch wohin mit den ganzen Daten?

Teilprojekt 2: Datensilos aufbrechen

In den wenigsten Unternehmen existiert bereits ein einheitliches Vertragsmanagementsystem oder die erwähnte Künstliche Intelligenz, welche die Vielfalt der abzubildenden Leasinggegenstände erfassen kann. Wenn überhaupt, befinden sich diese in spezialisierten IT-Systemen der Fachabteilungen. Hierfür eine geeignete IT-Abbildung zu finden, damit sollte sich ein zweites Teilprojekt befassen. Entscheidet man sich für ein bestehendes System, ist dieses an die erweiterten Anforderungen anzupassen. Will man doch neu anschaffen, sind eine entsprechende Auswahl zu treffen und der gesamte Implementierungszyklus zu durchlaufen. Hierbei sollte jedoch nicht nur ein reines Vertragsverwaltungstool eingekauft werden. Wichtig ist, dass die Datenhaltung, die Vertragsbewertung und Buchung in Haupt- und Nebenbücher nach den Rechnungslegungsvorschriften integriert und automatisiert erfolgen. Nur so erreicht man eine dauerhafte Arbeitserleichterung bei Vertragsänderungen und den jährlichen Folgebewertungen.

Wann kommt der Leasingbuchhalter?

Im dritten Teilprojekt sind nun die neuen, abteilungsübergreifenden Prozesse zur Erst- und Folgebewertung zu definieren. Üblicherweise fehlt derzeit eine Rolle „Leasingbuchhalter“ in der Organisation, die für diese – sich jährlich wiederholende – Aufgabe verantwortlich ist. Es empfiehlt sich diese Position zu etablieren, bestehende Prozessdokumentationen und Buchungshandbücher entsprechend anzupassen. Die betroffenen Mitarbeiter sind anschließend fachlich als auch organisatorisch zu schulen. Gerade in weniger flexiblen Konzernstrukturen kann dies unter Umständen zu einem Mammutprojekt mutieren, will man auf Dauer eine einheitliche Buchungs- und Prozesslogik etablieren.

Und so wird die Zeit für den ohnehin schon gestressten CFO knapp, die Vielzahl an Aufgaben im Zusammenhang mit der neuen Leasingbilanzierung in einem Projekt anzugehen. Eine gute Planung ist jedoch essenziell, um eine effiziente, effektive und konsistente Abwicklung zu ermöglichen. Erfolgserlebnisse müssen her, besser heute als morgen. Nur so werden auch die CFOs, wie Mary Poppins im Film, ab dem 1. Januar 2019 ihr ‚Happy End‘ erleben.

29. November 2017
Zusammengefasst

»Als Berater komme ich oft aus Besprechungen mit der Aussage, dass Leasing doch kein Thema im Unternehmen sei. Ein Fehler. Mittlerweile setzt sich die Erkenntnis durch, dass jede Form der Anmietung auch eine Leasingverpflichtung darstellt, die in die Bilanz aufzunehmen ist. «

IFRS 16 regelt die Bilanzierung von Leasingverbindlichkeiten und zwingt Unternehmen zum Handeln. Abwarten hilft CFOs nur wenig: Kapitalmarktorientierte Unternehmen müssen den neuen Bilanzierungsstandard ab dem Geschäftsjahr 2019 anwenden.

Robert Betz Director, Financial Services, Real Estate
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Kommentare

Lease or buy? Wie entscheidet sich Ihr Unternehmen ab 2019?

Kommentar von Robert Betz
30. November 2017 | 09:42 Uhr

@RainaldGörtz: Es ist hilfreich, hier ein standardisiertes Datenset zur Vertragsverwaltung-/Bewertung pro Leasingobjekttyp zu definieren und sich durch Software mit KI-Fähigkeiten im Pre-Screening unterstützen zu lassen. Beispielhaft ist hier IBM Watson einsetzbar. Gruß Robert Betz

Kommentar von Rainald Görtz
29. November 2017 | 02:41 Uhr

Und wie schafft man es, die Fülle an Verträgen zu screenen und entsprechend der neuen Anforderungen auszuwerten, wenn man nicht 24/7 durcharbeiten möchte? Welche IT-Lösungen sind empfehlenswert?

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