Die Märkte volatil, die Aussichten schwer zu prognostizieren: Das trifft auch die Immobilienbranche. Angesichts steigender Zinsen und höherer Rohstoff- und Energiekosten bei gleichzeitig zunehmenden Investitionsanforderungen durch die ESG-Regulatorik ist der Sektor unter Zugzwang.

Die vergangenen sehr erfolgreichen Jahre haben zu einem starken Wachstum von Immobilieninvestoren und -unternehmen geführt. Umso wichtiger ist es bei abflachendem Umsatzwachstum, das aktive Kostenmanagement und die Leistungs- sowie Widerstandsfähigkeit zu verbessern. Backoffice-Funktionen sind mit den wertschöpfenden Kerngeschäftsaktivitäten zuletzt meist nur reaktiv mitgewachsen – und rücken nun auch in das Blickfeld.

Doch wo genau können Firmen ansetzen, um in Backoffice-Funktionen Potenziale zu heben? Im aktuellen Real Estate Bulletin analysieren unsere Expert:innen, wie optimierte Backoffice-Prozesse Immobilienunternehmen effizienter machen und dadurch in unsicheren Zeiten Performance und Resilienz gesteigert werden können. Sechs Lösungsansätze kompakt:

Ganzheitlich denken und einzelne Backoffice-Prozesse nicht isoliert betrachten

Die verschiedenen Backoffice-Funktionen innerhalb eines Immobilienunternehmens sind unmittelbar mit Middle- und Frontoffice-Funktionen sowie weiteren Partnerunternehmen entlang der Wertschöpfungskette verzahnt. Nur eine abteilungs- und unternehmensübergreifende Betrachtung des Status quo, z.B. anhand des Target Operating Models, ermöglicht die Identifikation geeigneter Optimierungsansätze zur messbaren Steigerung von Effizienz, Profitabilität und Widerstandsfähigkeit.

Real Estate Analytics und Business Intelligence einsetzen

Die digitalen Instrumente von Real Estate Analytics und Business Intelligence sind eine ideale Lösung, um Daten aus verschiedenen internen Systemen und gegebenenfalls externen Quellen zusammenzuführen. So können auf Knopfdruck und in Echtzeit Übersichten über die gewünschten Kennzahlen geschaffen werden. Außerdem sind die Lösungen bereits nach kürzester Zeit effizient einsetzbar und ersetzen fehleranfällige und zeitaufwendige manuelle Arbeitsschritte unter anderem in Controlling und Reporting.

Abschluss- und Finanzberichtsprozesse laufend validieren und adjustieren

Die Anforderungen an Finanzfunktionen in Immobilienunternehmen werden sich zukünftig stark wandeln, da diese zusätzliche Aufgaben z.B. durch die Nachhaltigkeitsberichterstattung gem. CSRD übernehmen müssen. Bei der Optimierung der Finanzprozesse kann man sich nicht nur auf einzelne Beschleunigungsschritte konzentrieren, es benötigt vielmehr ein kontinuierliches Verbesserungsprogramm. Damit Beschäftigte in Finanzabteilungen kurzfristig um Aufgaben mit hohem Standardisierungsgrad entlastet werden, kann insbesondere die Integration von RPA-Lösungen (Robotic Process Automation) interessant sein.

Vertragserstellung und -management durch digitale Lösungen optimieren

Die immobilienwirtschaftliche Praxis ist bei der Erstellung und dem Management z.B. von Miet- und Bewirtschaftungsverträgen häufig mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert. Der Erstellungsprozess von Verträgen dauert oft lange und ist kompliziert. Durch die häufig nur unzureichende Dokumentation der Vertragsverhandlungen vor Vertragsabschluss entsteht Rechtsunsicherheit. Außerdem erfordert das manuelle Management von Verträgen hohen Personalaufwand und ist fehleranfällig. Hier kann das „juristische Backoffice“ durch Prozessoptimierung und den Einsatz passender IT-Lösungen helfen, die Gesamtperformance in diesen Prozessen deutlich zu verbessern.

Steigende Anforderungen an Steuerabteilungen digital meistern

Immobilienfondsunternehmen und Asset Manager stehen vor zunehmenden Anforderungen durch steuerliche Transparenzvorschriften, den Austausch von Informationen in Echtzeit über verschiedene Länder und Rechtssysteme hinweg oder steigende regulatorische Anforderungen an die Berichterstattung. Nahezu jeder unternehmerische Prozess steht dabei in Verbindung mit unterschiedlichen Steuerarten. Für die Unternehmen bedeutet dies, dass sie sich über eine effiziente Erfüllung von globalen Tax-Compliance- und Reportingpflichten Gedanken machen müssen. Um als Steuerabteilung die umfangreichen Anforderungen zu erfüllen, wird eine Kombination aus Know-how und Technologie immer wichtiger.

Professionelles Beschaffungsmanagement etablieren

Eine professionelle und zukunftsfähige Einkaufsfunktion kennzeichnet sich nicht nur durch die Qualität der Ausschreibungen, sondern sollte auch hinsichtlich strategischerer Themen befähigt werden. Dazu zählen beispielsweise die Erzeugung von Wettbewerb und die Vermeidung von Engpässen bei der Lieferung und Erbringung von Waren und Leistungen, die Absicherung gegen Preissteigerungen sowie die laufende Professionalisierung von Beschaffungsstandards.

Mit den unterschiedlichen Werthebeln können Unternehmen ihre Kostenstrukturen verbessern und somit ihre Profitabilität sowie die Resilienz während der ökonomisch komplexen Gemengelage steigern. Eine aktive Optimierung im Jetzt wird die Grundlage für Wachstum in der Zukunft schaffen.

Weiterführende Analysen im Detail finden Sie im Real Estate Bulletin 02/2023.