Change Management Chamäleon verändert seine Farbe

Veränderungsmanagement passiert nicht von allein

Wie mit Veränderungsmanagement die Digitalisierung im öffentlichen Sektor ein Erfolg wird

Die Digitalisierung hat den öffentlichen Sektor auf allen Ebenen erreicht: Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) und den Vorgaben des E-Government-Gesetzes (eGovG) soll die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung beschleunigt werden.

Dies führt zu einer Vielzahl von Digitalisierungsprojekten in Behörden. Das Ziel ist es, die Effizienz zu steigern und eine öffentliche Verwaltung 4.0 zu erreichen, die sich verstärkt dem Dienstleistungsgedanken mit größtmöglicher Bürgernähe, Wirtschaftlichkeit und Transparenz verpflichtet fühlt.

Digitalisierung: Die Mitarbeitenden mitdenken

Damit geht aber nicht nur eine Transformation der Prozesse einher. Auch Aufgabenfelder wandeln sich. Das bringt im Arbeitsalltag der betroffenen Mitarbeitenden Veränderungen mit sich. Deshalb ist es essenziell, auf dem Weg der Digitalisierung den Menschen nicht zu vergessen.

Wandel löst Ängste aus

Denn der Erfolg von Digitalisierungsprojekten und des Wandels insgesamt hängt davon ab, wie sich die digitale Lösung in der Organisation etablieren lässt – und somit in erster Linie von den Menschen, die sie verwenden. Von ihrer Motivation und Anpassungsfähigkeit. Die Erfolgs­wahrscheinlichkeit steigt deutlich, wenn die Mitarbeitenden von Beginn an mitgedacht werden.

Veränderungen lösen – neben positiver Neugierde – zunächst oft Widerstände und Ängste aus. So können Selbstzweifel bestehen, den neuen Anforderungen nicht gerecht zu werden, oder es kann die Angst aufkommen, dass die eigene Tätigkeit durch eine digitale Lösung ersetzt wird. Die Reaktionen äußern sich verbal und nonverbal, beispielsweise durch Gegenargumentation oder vermehrte Lustlosigkeit.

Veränderungsmanagement baut Ängste ab und gibt Rückenwind

Diese Ängste und Widerstände sollten durch ein professionelles, projektbegleitendes Veränderungsmanagement (auch Change Management genannt) aufgefangen und abgebaut werden. Somit umfasst Veränderungsmanagement wesentlich mehr als die rein fachliche Befähigung bzw. Weiterbildung der Mitarbeitenden im Hinblick auf die digitale Kompetenz. Das Ziel ist es, die Mitarbeitenden auf verschiedenen Ebenen, insbesondere auf der emotionalen Ebene, bestmöglich auf die Veränderungen vorzubereiten, Ängste abzubauen und diese in positive Energie umzuwandeln.

Projekte ohne Veränderungsmanagement verzögern sich oft

Leider wird die Wirkung des Change Managements oftmals unterschätzt und dem Thema im Rahmen von Digitalisierungsprojekten nicht die notwendige Relevanz beigemessen. Vielfach herrscht die Meinung vor: „Veränderungsmanagement läuft nebenbei, dafür müssen wir kein Geld ausgeben.“

Das Veränderungsmanagement wird also häufig schon in den Budgetplanungen nicht berücksichtigt oder bei Budgetkürzungen als Erstes gestrichen.

Die Folge: Viele Digitalisierungsprojekte dauern länger, geraten ins Stocken, werden erheblich teurer als geplant und stoßen nur auf geringe Akzeptanz. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass die Verwaltung rechtliche Auflagen wie das OZG, das eGovG und das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) nicht einhält.

Change Management steigert auch die Bürgerzufriedenheit

Veränderungsmanagement ist mehr als nur die reine Kommunikation eines Projekts in die öffentliche Organisation hinein. Es gilt, Widerstände frühzeitig zu erkennen und eine Veränderungsstrategie zu entwickeln, die sich in den Organisationskontext einbetten lässt.

Wichtig ist, die konkreten Aspekte des Wandels in der Organisationsstruktur und -kultur sowie im individuellen Verhalten zu adressieren, und zwar unter größtmöglicher Beteiligung der betroffenen Mitarbeitenden. Dadurch kann Veränderungsmanagement das Bewusstsein der Mitarbeitenden verändern und ein positives Mindset erzeugen. Es hat Auswirkungen auf die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden und schafft resiliente Organisationen, weil in ihnen Fachwissen verankert wird. Zugleich wird die Zufriedenheit der Kunden/Bürger erhöht.

Anforderungsprofile erstellen, Maßnahmen ableiten

Vor Projektbeginn ist eine Anforderungsanalyse zu erstellen: Welche Verhaltensweisen sollten die Mitarbeitenden mitbringen, um künftig erfolgreich in einer digitalen Verwaltung arbeiten zu können? Danach sind die erstellten Anforderungsprofile mit den aktuellen Profilen abzugleichen: Wo sind die Mitarbeitenden bereits gut aufgestellt, wo müssen sie noch weiter geschult werden? Daraus lassen sich Maßnahmen für den Change-Prozess ableiten, um die Lücke zwischen Ist und Soll zu schließen.

Entscheidend ist neben dem Themenfeld Verhalten und Qualifizierung auch die zielgerichtete Kommunikation der Veränderungen und ihrer Auswirkungen. Dazu können verschiedene Instrumente zählen: eine informative Projekthomepage zur transparenten Kommunikation der Veränderung, Newsletter, digitale Lernangebote oder Workshops. Hilfreich kann auch das Einrichten einer Change Community sein, um sich fortdauernd und nachhaltig auszutauschen.

Essenziell ist es, dass die Mitarbeitende fachkundige Ansprechpersonen innerhalb der Organisation haben, an die sie sich mit ihren Fragen und Hinweisen hinsichtlich der Transformation wenden können. Das Veränderungsmanagement muss alle Mitarbeitenden erreichen – aber auf unterschiedliche Art und Weise, mit zielgruppenspezifischen Kommunikations- und Trainingskonzepten.

Positive Wirkung auf die Arbeitgeberattraktivität

Die öffentliche Verwaltung hat gute Initiativen gestartet, zum Beispiel die IT-Konsolidierung Bund. Doch um die Digitalisierung des öffentlichen Sektors wirklich voranzutreiben, sind komplexere Projekte notwendig, die auf den bisherigen aufsetzen. Oftmals fehlt Einrichtungen des öffentlichen Sektors aber eine Digitalisierungsstrategie, die die Entwicklung in Richtung Verwaltung 4.0 stimulieren könnte.

Der IT-Fachkräftemangel im öffentlichen Sektor beeinflusst die Digitalisierung zusätzlich negativ. Umso wichtiger ist ein professionell durchgeführtes Veränderungsmanagement: Es motiviert die Mitarbeitenden, den Wandel aktiv mitzutragen, und kann zudem positiv auf die Arbeitgeberattraktivität wirken.

15 Prozent des Budgets für Change Management

Eines sollte klar sein: Veränderungsmanagement passiert nicht einfach von allein. Es sollte in Digitalisierungsprojekten gleichwertig wie die Säulen Technik und Prozesse betrachtet, in die Projektagenda aufgenommen und mit entsprechendem Budget hinterlegt werden. Mein Vorschlag: Bei jedem Digitalisierungsprojekt sind mindestens 15 Prozent des Budgets für das Veränderungsmanagement vorzusehen und umzusetzen.

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