Sheriff gesucht: Der Wilde Westen im Prozessmanagement

Wilder Westen im Prozessmanagement

Wie Unternehmen mit Process Mining Prozessrisiken und -ineffizienzen aufdecken können

Keyfacts über Process Mining

  • Datengestützte Prozessanalyse hilft, Schwachstellen in Unternehmen aufzudecken
  • "Maverick Buyer" sind der Schrecken jeder Einkaufsabteilung
  • Schwaches Prozessmanagement führt zu Kontrollverlust
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Es gibt diese Menschen, von denen nicht viel mehr bleibt als ihr Name, und das ist in vielen Fällen eine recht ordentliche Bilanz. Samuel Maverick beispielsweise. Texaner, Großgrundbesitzer, 1870 gestorben. In der texanischen Rinderzüchterszene der damaligen Zeit war Maverick ein Außenseiter. Warum das? Weil er seine Rinder nicht mit einem Brandzeichen markierte. Seine Rinder waren also nicht eindeutig erkennbar, nicht klassifizierbar. Was sie taten oder nicht taten, ließ sich folglich nicht kontrollieren, nicht zurückverfolgen. Damit fing alles an. Und gilt bis heute. Rinder ohne Brandmal werden in den USA „Mavericks“ genannt. Ein „Maverick“ ist ein Rebell, ein Nonkonformist; einer, nachdem man Autos oder Westernfilme benennt.

Warum erzähle ich das? Weil Maverick so gesehen nie gestorben ist. Es gibt ihn bis heute, und zwar weltweit –  als Schrecken vieler Einkaufs- und Revisionsabteilungen in Unternehmen. Ein „Maverick Buyer“ ist derjenige, der auf eigene Faust einkaufen geht – vorbei an den dafür eigentlich vorgesehenen Prozessschritten. Dies kann absichtlich oder unabsichtlich passieren, häufig muss es schnell gehen und dringend benötigte Teile sollen so schnell wie möglich zur Verfügung stehen. Manchmal geschieht die Prozessunterwanderung aber auch absichtlich, beispielsweise um Waren unbemerkt aus dem Unternehmen zu schaffen oder sich selbst zu bereichern.

Wie also lässt sich die Situation verbessern? Eine Möglichkeit ist das sogenannte Process Mining – eine Methode zur datengestützten Prozessanalyse, die dabei hilft, die Abläufe in Unternehmen zu durchleuchten. Es geht, kurz gesagt, darum, Prozessbrüche in Unternehmen auf Basis der gelebten Ist-Daten zu erkennen. Dabei verlässt sich Process Mining nicht auf die allseits bekannten Mittel zur Identifikation eines Ist-Prozesses, wie Interviews oder Dokumentationen. Hier zählen allein die in dem System hinterlegten Daten, die in eine zeitliche Struktur gebracht werden.

Vom Wilden Westen in das Prozessmanagement

Grundsätzlich ist jeder Prozess in Unternehmen durch Process Mining analysierbar, wenn er zwei Eigenschaften erfüllt: Die Prozessschritte müssen – erstens – digital nachverfolgbar und – zweitens – einem eindeutigen Datum zugeordnet sein. Dies ist bei heutigen ERP-Systemen wie beispielsweise SAP in der Regel der Fall.
Je komplexer und kleinteiliger ein Unternehmen strukturiert ist, desto größer ist die Gefahr von unentdeckten Prozess- und Kontrollschwächen („Risk“) sowie ineffizienten Abläufen („Performance“).
Prozessineffizienzen sind es, die gemäß einer Studie mit 44 Prozent als der häufigste Grund für Zeitverschwendung im täglichen Geschäft gelten. Mitarbeiter und Kunden sind frustriert. In ineffizienten Prozessen geht bares Geld verloren, erst Recht wenn wir beispielsweise über die zeitgerechte Ausnutzung von Skonto- und Rabattpotenzialen nachdenken.

44 %

aller Fälle für Zeitverschwendung in Unternehmen sind nach einer Studie zurückzuführen auf ineffiziente Prozesse.

Gehen wir zurück zu unserem Maverick Buyer, der Waren ohne Einbeziehung der Einkaufsabteilung einkauft. Ein Prozessbruch – in diesem Fall: die fehlende Bestellung durch den Einkauf – ist mit Process Mining sehr leicht identifizierbar. Aber auch der reguläre Einkauf wird geprüft: Eine Unterwanderung des Prozesses könnte beispielsweise in Bestellwerterhöhungen nach Rechnungs- und Wareneingang liegen, für die aber keine gesonderte Freigabe erfolgt ist. In einem solchen Fall ist davon auszugehen, dass diese Unterwandung möglicherweise niemals auffallen würde. Solche Fälle können aus Bequemlichkeit herrühren. Der vorsätzliche Betrug oder Unterschlagung durch interne Mitarbeiter werden durch Unternehmen hingegen leider oftmals unterschätzt. Die aktuelle Studie zur Wirtschaftskriminalität zeigt, dass Innentäter und Außentäter fast gleichauf sind, was das Bedrohungspotential angeht. Derartige Fälle aufzudecken ist problemlos möglich mit Process Mining.

Mit Process Mining die Sinnfrage stellen

Process Mining als softwaregestützter Beratungsansatz kann hier dazu beitragen, die Sinnhaftigkeit ständig laufender Unternehmensabläufe zu hinterfragen. Datenberge eines Unternehmens werden eingängig visualisiert, unsichtbare Kosten und Risiken werden aufgedeckt. Macht es Sinn, dass parallel unterschiedliche Stellen Kosten verursachen? Wie hoch sind die Durchlaufzeiten meiner Prozesse und wo gibt es Bottlenecks? Werden Kontrollen absichtlich umgangen? Laufen die Prozesse im Unternehmen so, wie sie ursprünglich einmal konzipiert wurden?

Natürlich ist die Digitalisierung als allgemeiner Megatrend einer der Treiber dieser Entwicklung. Das grundsätzliche Problem eines nicht optimal laufenden Prozessmanagements ist aber viel älter und lässt sich grob gesagt mit einem Wort zusammenfassen: Kontrollverlust. Da werden einzelne Prozesse aus der Sicht einer Abteilung gesehen ohne den Blick für die Abläufe der anderen. Da gibt es aber auch die anderen Unternehmen, die irgendwann einmal in einer Ausnahmesituation gesteckt haben mögen. Und in dieser Ausnahmesituation wurde dann eine Lösung gefunden, die zwar außerhalb der bestehenden Kontrollsysteme lag, das Problem aber in diesem Fall scheinbar wirksam gelöst haben mag. Und irgendwann wird die Ausnahmelösung zum Standard und die Improvisation zum Ersatz für eine systemische Optimierung. Mit anderen Worten: Eine klassische Gelegenheit für jeden Maverick.

05. Oktober 2016
Zusammengefasst

»Das grundsätzliche Problem eines nicht optimal laufenden Prozessmanagements lässt sich grob gesagt mit einem Wort zusammenfassen: Kontrollverlust. «

Process Mining ist ein Verfahren, Prozessbrüche in Unternehmen auf Basis der gelebten Ist-Daten zu erkennen. Dabei verlässt sich Process Mining nicht auf die allseits bekannten Mittel zur Identifikation eines Ist-Prozesses, wie Interviews oder Dokumentationen. Hier zählen allein die in dem System hinterlegten Daten, die in eine zeitliche Struktur gebracht werden.

Michael Sauermann Partner, Forensic
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Kommentare

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