Data and Analytics: Den Wald zwischen den Bäumen sehen

D&A: Den Wald zwischen Bäumen sehen

Hintergrundbericht: Wie arbeiten Wirtschaftsprüfer in Zeiten der Digitalisierung?

Keyfacts über Digital Audit

  • Digitalisierung erhöht die Detailtiefe und Effizienz
  • Optimierungsmöglichkeiten lassen sich aufdecken
  • Ergebnisse sind noch exakter als bisher und ermöglichen neue Insights
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Manchmal hilft es, wenn man sich die unterschiedlichen finanziellen Informationen innerhalb eines Unternehmens als eine Art Baum vorstellt: Der Stamm ist dann das Hauptbuch, die zentrale Buchführung eines Unternehmens. Hier fließen alle Informationen zusammen. Damit verbunden aber liegen diverse weitere Nebenbücher mit einer Vielzahl an Transaktionen: Was macht der Einkauf? Wie läuft es im Verkauf? Wie steht es um das Inventar eines Unternehmens und wie sieht es aus bei der Bilanzierung der benutzten und vorhandenen Arbeitsmaterialien und Rohstoffe? Digitalisierung bedeutet – um im Bild zu bleiben – nichts anderes, als die vielen Blätter an den verschiedenen Zweigen gesamthaft zu betrachten. Der Clou dabei: Durch moderne Verfahren weiß man immer genauer, welche Blätter überhaupt von Interesse sind. Wie das?

Wenn wir in der Prüfung auf digitalisierte Verfahren zurückgreifen, dann setzen wir am Stamm an: im Hauptbuch. Der Grund dafür ist einfach: Jede Transaktion innerhalb eines Unternehmens muss irgendwann im Hauptbuch auftauchen, sofern sie regelkonform abgerechnet wird. Erfolgen beispielsweise Umsatzbuchungen einerseits über das Nebenbuch und andererseits direkt im Hauptbuch, sind diese Transaktionsgruppen in der Prüfung gesondert zu betrachten. Spricht ein Buchungssatz ungewöhnliche Konten an, können die Hintergründe hierfür bereits im Rahmen der Vorprüfung aufgedeckt werden. Also gilt es, Softwareanwendungen zu entwickeln, die das Hauptbuch analysieren. Zentrale Frage hier: Entsprechen die dort hinterlegten Buchungen den geltenden Regeln für die Rechnungslegung?

Nichts einfacher als das? Nun ja. Gemessen an früheren Untersuchungen ist das ein Unterschied wie zwischen Pferdekutsche und Formel-E. Denn so ein Hauptbuch umfasst durchaus mehrere hundert Konten und ein Vielfaches davon an Transaktionen. Abschlussprüfung im alten Stil sah an dieser Stelle vor, dass Stichproben gezogen werden. Diese Zeiten gehen zunehmend zu Ende. Unregelmäßigkeiten und Auffälligkeiten können automatisiert schnell erkannt werden.

Die Abweichung vom Erwarteten führt den Prüfer dann zielgerichtet in die jeweiligen Konten beziehungsweise die Details in den Nebenbüchern, die eben diese Auffälligkeiten aufweisen. Es geht also – grob gesagt – ab einem gewissen Status der Prüfung nur noch um Sonderfälle. Um Fälle, die aus dem gewohnten Muster herausfallen: Wo fehlen zu Rechnungen die Bestellungen, wo wurden Differenzen zwischen Leistung und Rechnung einfach ausgebucht? Ergebnisse aus Datenanalysen tragen aber auch dazu bei, die täglichen Abläufe in Unternehmen effizienter und störungsfreier ablaufen zu lassen. So lässt sich mit Datenanalysen beispielsweise zeigen, an welchen Stellen Prozesse in Unternehmen noch nicht harmonisch ineinander greifen oder aber Möglichkeiten zur Automatisierung nicht genutzt werden Das gilt nicht zuletzt auch für manche Prozesse der Finanzfunktion, die nach jüngsten Studienergebnissen künftig komplett automatisiert sein könnten. Eben das ist die Forderung von 96 Prozent aller Befragten einer aktuellen KPMG-Studie.

96

Prozent der Befragten der KPMG Studie zu Digital Finance glauben, dass Prozesse in bestimmten Finanzfunktionen komplett automatisiert werden können.

Aber zurück zur Abschlussprüfung: Nach der Analyse ist der Prüfer nun bei den auffälligen Blättern und Transaktionen angelangt, die im ersten Prüfungsschritt Auffälligkeiten zeigten. Gestützt durch moderne Softwareanwendungen folgt er dabei einem genauen Pfad über die Äste zum Stamm, der mögliche Schwachstellen aufzeigt.

Unterm Strich ist die Prüfungssicherheit dadurch wesentlich höher als je zuvor. Der Grund dafür ist einfach: Es sind nicht mehr Stichproben, die das Prüfungswesen dominieren. Stattdessen sieht er nun auf einen Schlag alles – von den dicken Ästen bis hin zu den kleinsten Knospen. So lassen sich auch die Kontrollmechanismen eines Unternehmens erkennen: Wie erfolgreich waren sie, in welchem Umfang weichen Zahlungen von Bestellungen und Lieferungen ab?

Erst hier kommt man erstmalig in den Bereich, wo man sagen kann, dass man beinahe alles kennt: Ein Prüfer untersucht  nicht mehr, sagen wir, einige hundert Transaktionen. Sondern zigtausende, um nicht zu sagen: alle.

Das Ergebnis ist eine Prüfung, die transparenter ist als je zuvor. Schwachstellen werden aufgedeckt, Unklarheiten beseitigt. Und die Prüfer gewinnen Zeit, sich um die komplexen Fragestellungen  zu kümmern. Aus Unternehmenssicht bedeutet das: Die Auseinandersetzung mit dem Ungewöhnlichen führt dazu, dass der Normalbetrieb weitgehend störungsfrei weitergehen kann.

Sie wollen mehr erfahren über die Auswirkungen der Digitalisierung auf den Finanzbereich? Zur aktuellen Studie geht es hier.  

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25. Oktober 2017

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