Wenn Personalflexibilität zum Risiko wird

Beim Einsatz von Fremdpersonal müssen Unternehmen gesetzliche Vorgaben berücksichtigen.

Keyfacts

  • Für Unternehmen ist der zeitlich begrenzte Einsatz von Mitarbeitern auf Leiharbeitsbasis oder über Dienst- oder Werkverträge eine wichtige Ressource.
  • Das neue Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) soll die Rechte von Leiharbeitern stärken und Missbrauch durch den Entleiher verhindern.
  • Die AÜG-Novelle erhöht die Risiken für Unternehmen bei der Beschäftigung von Leiharbeitern.
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Sven Linden
  • Partner, Head of Transformation, Advisory
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Im April 2017 ist das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) in Kraft getreten. Es soll die Rechte von Leiharbeitern stärken und verhindern, dass es zu Missbrauch durch den Entleiher kommt.

Seit Beginn 2018 finden bereits stärkere Kontrollen durch die Finanzverwaltung, die Deutsche Rentenversicherung, die Bundesagentur für Arbeit sowie den Zoll statt. Sie zielen darauf, die Umsetzung und Einhaltung der gesetzlichen Regelungen zu überprüfen. Diese Kontrollen beziehen neben den Leiharbeitern auch andere Einsatzformen externer Mitarbeiter auf dienst- oder werksvertraglicher Basis ein. Bei Verstößen drohen neben arbeits-, gewerbe-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen teils drastische Bußgelder und Freiheitsstrafen.

Nachfragespitzen flexibel handhaben

Für Unternehmen ist der Einsatz von Fremdpersonal eine wichtige Ressource: Mitarbeiter werden auf Leiharbeitsbasis oder über einen Dienst- oder Werkvertrag zeitlich begrenzt eingesetzt. Unternehmen haben so die Möglichkeit, flexibel auf Nachfragespitzen und unvorhergesehene Personalengpässe zu reagieren. Ein weiterer Vorteil liegt darin, die Stammbelegschaft zu entlasten. Ein ebenso wichtiger Faktor ist der Zukauf von Spezialwissen.

Bei einer Umfrage von FlexPro, einem Verbundprojekt des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF), haben 87 Prozent der Unternehmen eben diese Flexibilität als wichtigsten Grund für den Einsatz von Fremdpersonal angegeben.

Höhere Risiken

Unternehmen, die Leiharbeiter einsetzen, aber auch die Anbieter von sonstigem Fremdpersonal sind gleichermaßen von der Gesetzesänderung betroffen. „Mit der AÜG-Novelle ist Unsicherheit über die Rechtslage für den Fremdpersonaleinsatz entstanden, denn sie erhöht die Risiken für Unternehmen bei der Beschäftigung von Leiharbeitern“, erklärt Sven Linden, Partner bei KPMG in Deutschland. „Durch die Gesetzesverschärfung hat das Thema Fremdpersonaleinsatz eine hohe Aufmerksamkeit bekommen. Dadurch rücken auch andere Einsatzformen externer Mitarbeiter vermehrt in den Fokus. Darauf sollten Unternehmen vorbereitet sein.“

Fünf Tipps

So können Unternehmen den Risiken beim Fremdpersonaleinsatz vorbeugend begegnen:

  1. Angesichts der Risiken, die die AÜG-Novelle mit sich bringt, ist es entscheidend, dass Leiharbeits-, Werk- und Dienstverträge rechtskonform gestaltet und durchgeführt werden. Strafrechtliche Konsequenzen sind nicht auf die Vorstandsebene begrenzt. Daher sollten Mitarbeiter, die mit solchen Verträgen befasst sind, entsprechend geschult werden.
  2. Essentiell für einen risikominimierenden Kontrollprozess sind eine detaillierte Definition der beauftragten Leistung, eine korrekte Vertragsqualifikation und eine stichprobenhafte Überprüfung der Leistungserbringung. Für bereits bestehende und beendete Verträge kann ein Compliance Audit durchgeführt werden.
  3. Die Aufbau- und Ablauforganisation im Bereich Fremdpersonal ist geprägt von der Beteiligung einer Vielzahl von Fachbereichen – Personalabteilung, Bedarfsträger, Einkauf und Buchhaltung. Um alle Beteiligten zusammenzubringen und damit Transparenz, Kommunikation und ein wirksames Controlling sicherzustellen, bietet sich eine Querschnittslösung an.
  4. Der Einkauf sollte an führender Stelle eingebunden werden. Er stellt bei Beauftragungen in der Regel die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Dienstleister dar und fungiert somit als erste Kontrollinstanz.
  5. Im Rahmen einer langfristigen Personalplanung sollte festgelegt werden, für welche Aufgaben tatsächlich externe Kapazitäten benötigt werden, für welche sich ein interner Kompetenzaufbau anbietet und auf welche gänzlich verzichtet werden kann.

„Die Bedeutung von Fremdpersonal ist für Unternehmen zu groß, als dass sie auf diese wichtige Ressource verzichten könnten. Angesichts der veränderten Rechtslage und den damit einhergehenden staatlichen Kontrollen ist es wichtig, die Risiken zu kennen und den Einsatz externer Mitarbeiter gut vorzubereiten“, erklärt Linden. „Durch strategische Grundsatzentscheidungen, rechtskonforme Vertragsgestaltung und geeignete Kontrollprozesse lassen sich die Risiken über die gesamte Laufzeit des Fremdpersonaleinsatzes vermeiden. Dann kann das Unternehmen auch weiterhin Fremdpersonal einsetzen und von den Vorteilen profitieren.“

Das KPMG-Whitepaper Risiko Personalflexibilität bietet einen Überblick über die aktuellen Herausforderungen für alle Beteiligten, zeigt Lösungswege auf und gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Sven Linden
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Risiko Personalflexibilität

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