Umsatzsteuer und Zoll: Der Fehler liegt im System

Wenn die Steuerabteilung von nichts weiß: mangelnde Datentransparenz als Fehlerquelle

Keyfacts

  • Auch innerhalb des europäischen Binnenmarktes gibt es unterschiedliche Regelungen.
  • Die Steuerabteilung braucht Zugriff auf alle verfügbaren Daten.
  • Steuer-CMS schafft Transparenz im Unternehmen.
Dr. Stefan Böhler
  • Partner, Head of Indirect Tax Services
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Sie beziehen Vorprodukte aus Ungarn? Sitzt Ihr Logistiker vielleicht in Rumänien? Die Produktveredelung findet in Deutschland statt? Und verkauft werden die Waren dann in den USA?

Glückwunsch, Sie sind ein Vertreter der höchst erfolgreichen deutschen Industrie. Wie kaum ein anderes Land profitiert Deutschland von der Globalisierung und dem europäischen Binnenmarkt. Der Handel über Grenzen ist ein Erfolgsmodell für viele Unternehmen, wer mag es bestreiten. Im Alltagsgeschäft stellt sich jedoch immer wieder heraus, dass der grenzüberschreitende Handel nicht so schrankenlos ist, wie man es bei der deutschen Exportbilanz vermuten mag und mit so manchem Fallstrick aufwartet.

Umsatzsteuerliche und zollrechtliche Risiken sind hierfür ein Paradebeispiel. Zwar fallen im europäischen Binnenmarkt keine Zölle auf Waren an, aber die umsatzsteuerlichen Vorgaben sind von Land zu Land höchst unterschiedlich und komplex. Dies zeigt schon allein die Directive 2006/112/EC, die ehemalige 6. EU-Richtlinie. Deren zum Teil sehr unterschiedliche Umsetzung in den einzelnen EU-Ländern und die Vielzahl anhängiger Verfahren vor dem Gerichtshof der Europäischen Union und dem Bundesfinanzhof verlangen von exportorientierten Unternehmen umfassende Spezialkenntnisse.

Steuerabteilungen in Umsatzsteuer- und Zollfragen zu wenig involviert

Nun verfügen die meisten Unternehmen, die grenzüberschreitend aktiv sind, über das hierfür notwendige Wissen. Insbesondere die Steuerabteilungen sind sich der Herausforderungen sehr bewusst. Jedoch: Viele umsatzsteuerliche oder zollrelevante Entscheidungen werden in Unternehmensbereichen fern der Steuerabteilung gefällt. Zudem es ist den Akteuren meist gar nicht bewusst, dass sich aus ihrem Handeln relevante Implikationen ergeben.

Ein Beispiel: Sagen wir mal, Sie liefern ein Produkt nach Russland. Die Embargovorschriften haben Sie natürlich beachtet. Kurzfristig ändert der Empfänger den Bestimmungsort und importiert Ihre Ware über einen Freihafen. Sind Sie sicher, dass Ihre Logistikabteilung die geänderten zollrechtlichen Konsequenzen überblickt? Besser wäre es. Zumindest, dass sie die relevanten Stellen im Unternehmen informiert. Jetzt wäre es gut, wenn Ihr Unternehmen über ein einwandfrei funktionierendes Steuer-CMS verfügt. Und generell einen Augenmerk auf das unternehmensinterne Datenmanagement und dessen Kontrolle legt.

In den meisten Unternehmen laufen Umsatzsteuer- und Zoll-Standardprozesse inzwischen vollautomatisiert ab. Dies ist auch gut so, denn so werden Fehler vermieden. Oft sind diese Prozesse jedoch nicht vollumfänglich in die Unternehmensstrukturen eingebettet, bestehende Steuer-CMS werden nicht umfänglich genutzt. Und hier lauert eine Fehlerquelle – mit umsatzsteuerlichen und zollrechtlichen Konsequenzen. Denn die Systeme sind immer nur so gut, wie die Daten, mit denen sie gefüttert werden. Oder man kann sagen, mit der Datenmasse, die zur Verfügung steht. Bei gut funktionierenden Systemen ist es so: Je höher die zur Verfügung stehende Datenmasse, umso relevanter und umfassender die Aussagekraft der Ergebnisse. Vorausgesetzt, die Datenqualität stimmt. Aber eine ausreichende Datenmenge allein reicht auch nicht. Das System muss wissen, welche Daten wann relevant sind, um die richtigen Schlüsse ziehen zu können. Und auch dies muss dem System zunächst einmal beigebracht werden.

Steuer-CMS hilft in Umsatzsteuer- und Zollfragen den Überblick zu behalten

Deshalb ist es wichtig, dass alle Bereiche eines Unternehmens, alle Strukturen, sich in einem Steuer-CMS widerspiegeln. Denn umsatzsteuerliche und zollrechtliche Fehler resultieren oftmals aus Entscheidungen, die die Steuerabteilung nicht im Blick hat. Und wenn sie über längere Zeiträume unentdeckt bleiben, schaukeln sie sich zu bedrohlichen Problemstellungen auf.

Dies zu vermeiden ist leicht: Transparenz im Unternehmen ist hierfür die Basis. Mit umfassenden Systemanalysen, der konsequenten und – wenn möglich – zentralisierten Stammdatenpflege und einem optimal ausgerichteten Steuer-CMS lässt sie sich erzielen. Die Systeme sollten zudem regelmäßig von neutraler Seite geprüft werden. So stellt man sicher, dass auch bei einer behördlichen Überprüfung keine bösen Überraschungen auf einen lauern.

Der grenzüberschreitende Handel ist lukrativ und ein Garant für gesellschaftlichen Wohlstand. Um umsatzsteuerliche und zollrechtliche Fallstricke zu vermeiden, sollte man jedoch die unternehmensinternen Kontrollsysteme regelmäßig überprüfen. Denn Vergehen gegen bestehende Vorgaben – gerade auch verursacht durch mangelnde unternehmensinterne Kontrollen – werden von behördlicher Seite empfindlich geahndet. Monetär und strafrechtlich.

 

Dr. Stefan Böhler
  • Partner, Head of Indirect Tax Services
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