Prüfung der Zukunft

Wie verändert sich die Abschlussprüfung durch Digitalisierung?

Auswirkungen für Einkaufs-, Verkaufs- und HR-Prozesse

Wie sieht die Prüfung der Zukunft aus bzw. bleibt es im Wesentlichen so, wie es aktuell schon ist? Die Antwort auf den zweiten Teil der Frage ist vergleichsweise einfach. Nein. Viel schwieriger, aber auch interessanter, ist die Antwort auf den ersten Teil.

Die Digitalisierung der Abschlussprüfung findet aktuell sehr stark in den transaktionalen Bereichen wie den Einkaufs-, Verkaufs- und HR-Prozessen statt; insoweit beschäftigt sich der nachfolgende Beitrag im Wesentlichen mit den heute bereits spürbaren Veränderungen in diesen Prüffeldern.

Von zentraler Bedeutung dafür, wie sich die Prüfung in der Zukunft verändern wird, ist dabei nicht die Frage, „ob“ in bestimmten Prozessen digitale Prüfungstools eingesetzt werden. Wesentlich ist, wie und mit welchem Ziel die Potenziale innovativer Technologien genutzt werden sollen. Anders ausgedrückt – wird der Einsatz der Digitalisierung im Wesentlichen limitiert auf die Bereiche, die eine Prüfung leisten „muss“? Oder wird eine Kombination aus Expertise und Technik dafür genutzt, die Abschlussprüfung weiterzuentwickeln und dabei Schutz und Sicherheit zu bieten auf Basis von dem, was eine moderne Abschlussprüfung tatsächlich leisten „kann“.

Diese Frage betrifft die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sowie die geprüften Unternehmen in gleicher Weise. Dabei muss auch im Zeitalter der Digitalisierung klar sein, dass es den besten Schutz bzw. die beste Leistung zum billigsten Preis nicht geben kann – und auch nicht geben wird.

Regulatorisch geforderte Aktivitäten

Die regulatorischen Anforderungen an die Durchführung und Dokumentation einer Abschlussprüfung haben sich in den letzten Jahren stark erhöht; seit vielen Jahren unverändert sind jedoch die zentralen Prüfungshandlungen und erforderlichen Nachweise, um wesentliche Fehler für den Abschluss im Ganzen mit hinreichender Sicherheit auszuschließen.

Hierbei handelt es sich regelmäßig um Basistransaktionen, die unverändert wichtig bzw. unverzichtbar für das Funktionieren von Finanzprozessen sind. Diese Basistransaktionen regelkonform zu prüfen – insbesondere im Umfeld globaler Organisationen, verschiedener ERP-Systeme und unterschiedlichster Reifegrade in den Landesgesellschaften – ist keineswegs trivial. Viele der hierfür notwendigen Prüfungsaktivitäten bestehen in ihrer praktischen Umsetzung aus Abstimmungen von Informationen aus unterschiedlichen Quellen. Die Folge ist, dass mit zunehmendem Digitalisierungsgrad der Mandanten auch das Potenzial steigt, einen immer größeren Teil dieser Abstimmungen maschinell verarbeiten und dokumentieren zu lassen.

Beispiel: Verkaufsprozess

Die Prüfung des Verkaufsprozesses ist eines der Kernelemente einer Abschlussprüfung. Zu den zentralen Prüfungshandlungen zählt beispielsweise der 3-Wege-Abgleich, der quasi bei jeder Abschlussprüfung eines produzierenden Unternehmens durchgeführt wird.

Bei dem 3-Wege Abgleich handelt es sich typischerweise um eine aussagebezogene Prüfungshandlung mit dem Ziel, die Existenz sowie die Genauigkeit von Umsatzerlösen nachzuweisen. Hierfür wird aus einer Grundgesamtheit von Umsatzerlösen eine Stichprobe ermittelt. Anhand dieser werden die im Finanzsystem erfassten Transaktionen mit den Informationen auf den Originalbelegen (d.h. Kundenauftrag, Liefernachweis, Ausgangsrechnung) auf Übereinstimmung hinsichtlich Menge und Preis geprüft.

Die Prüfungshandlung selbst klingt einfacher, als diese in der Praxis tatsächlich ist. Die Abstimmung wird nicht selten erschwert durch langlaufende Lieferpläne mit zahlreichen Preis- und Mengenanpassungen, Teillieferungen, Streckengeschäfte, Kontrakte – die sich aus vielen Elementen zusammensetzen, Lieferabrufe aus Konsignationslägern usw. Allein dies lässt die Datenbereitstellung für die Mandanten sowie die Abstimmung durch den Abschlussprüfer zu einer alljährlichen Herausforderung werden.

Werden Mengen- oder Preisdifferenzen identifiziert, so sind diese im ersten Schritt mit dem Verständnis der Geschäftstätigkeit abzugleichen. Verbleibende Abweichungen werden nach den Gründen untersucht wie akzeptierte Teillieferungen, nachträgliche Preisanpassungen, direkt bei der Fakturierung abgezogene Individual-Rabatte etc. – immer auf der Suche nach Abweichungen, die vom Unternehmen nicht beabsichtigt und insoweit unkontrolliert verarbeitet worden sind.

Zur Abdeckung der verbleibenden Unsicherheit – insbesondere aufgrund von inhärenten Limitationen einer Stichprobenprüfung – werden typischerweise weitere Prüfungshandlungen durchgeführt; so werden beispielsweise Kunden über eine externe Saldenbestätigung über die Konsistenz ihrer Informationen (z.B. Verbindlichkeiten aus Lieferungen- und Leistungen) mit den Informationen des geprüften Unternehmens (z.B. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) befragt.

Viel Arbeit! Viele Ergebnisse?

Die Sicherstellung dieser Basisfunktionalität im Finanzsystem ist wichtig und gehört auch im Jahr 2019 (sowie in Zukunft) zu einem Pflichtbestandteil der Abschlussprüfung. Die Feststellungen aus der Prüfung mit signifikantem, wirtschaftlichem Gehalt – die sich aus diesen Prüfungshandlungen direkt ergeben – haben über die letzten 20 Jahre jedoch stark abgenommen und befinden sich zwischenzeitlich auf einem vergleichsweise niedrigen Niveau.

Die Prüfungshandlungen selbst kommen aus einer Zeit, in der noch nicht alle Elemente einer Umsatztransaktion typischerweise in einem ERP-System erfasst und verarbeitet worden sind. Darüber hinaus war es technisch undenkbar, anstelle einer Stichprobe den gesamten Datenbestand von Industriemandanten vollständig von der Initiierung bis zur Bezahlung durch den Kunden zu analysieren und zu prüfen. Diese Limitierungen werden durch die technologische Weiterentwicklung immer weniger relevant, entsprechend steigt das Potenzial, diesen Abgleich elektronisch für 100 Prozent der Umsatztransaktionen durchführen zu können.

Ist das die Prüfung der Zukunft? Ja – und Nein. Ja –  das heißt in Zukunft wird eine immer größere Anzahl von Unternehmen mit einem stark zunehmenden Einsatz von Technik in diesem Bereich geprüft werden. Nein – das ist nicht erst morgen möglich, sondern funktioniert schon heute. Alle technologischen Voraussetzungen zur maschinellen Durchführung dieser Prüfungshandlungen sind verfügbar und befinden sich bereits bei einer signifikanten Anzahl von Unternehmen im operativen Einsatz. Vorausgesetzt, die Mandanten haben die systemtechnischen Voraussetzungen dafür geschaffen und der Abschlussprüfer ist in der Lage, mit dem Volumen und der Komplexität von Massendatentransaktionen zurecht zu kommen.

Was sind die Folgewirkungen aus dem Einsatz von innovativen Prüfroutinen?

Für Unternehmen, bei denen bereits heute für alle Umsatztransaktionen elektronisch der Nachweis geführt werden kann, dass der Abgleich zwischen Auftrag, Lieferung und Rechnung in Bezug auf Preis- und Mengenkonsistenz ohne Differenzen möglich ist, entfallen die vorstehend beschriebenen Prüfungshandlungen vollständig bzw. reduzieren sich auf die Prüfung der Konsistenz von externen Informationen zu den im Mandantensystem erfassten Daten (sog. „Data Input Testing“).

Dieser Bereich beschäftigt sich – mit einem anderen Fokus der Prüfungshandlungen – ebenfalls mit dem Abgleich von Informationen, die ihrerseits entweder bereits elektronisch vorliegen, oder über den Einsatz von Texterkennungssysteme (OCR) für eine digitale Verarbeitung verfügbar gemacht werden können. Damit besteht auch hier ein erhebliches Potenzial, diese Tätigkeiten zukünftig maschinell unterstützt verarbeiten zu lassen.

Verbleibt die Einholung von Saldenbestätigungen bei Kunden des geprüften Unternehmens. In der Vergangenheit wurde mit dieser Abfrage auf die Unsicherheit in Bezug auf die Grundgesamtheit der nicht durch Stichproben getesteten Grundgesamtheit reagiert. In einem Umfeld von 100% analysierten Transaktionen mit dem Ergebnis, dass diese z.B. ohne Differenzen verarbeitet worden sind, besteht im Grunde keine Notwendigkeit mehr, sich routinemäßig ausgewählte Salden von Kunden bestätigen zu lassen.

Zusammenfassend lässt sich für die vorstehend beschriebenen Standard-Prüfungshandlungen einer Abschlussprüfung feststellen, dass sich eine digitale Prüfung der gesamten Grundgesamtheit– bei entsprechender Qualität des Datenbestandes – signifikant auf die Art und Weise der bisherigen Prüfungsdurchführung auswirken wird.

Wie sieht das Ergebnis einer Vollprüfung im Vergleich zu einer Stichprobe aus?

Für den Fall, in dem der Gegenstand der Abschlussprüfung durch den Einsatz neuer Techniken nicht verändert worden ist (d.h. z.b. Fokussierung auf die korrekte Verbuchung der im Abschluss ausgewiesenen Umsatzerlöse unter Nutzung der Wesentlichkeit für Fehler im Abschluss), verändern sich auch die Feststellungen aus einer 100% Prüfung in einem qualitativ hochwertigen Datenbestand typischerweise nicht signifikant.

Auf den ersten Blick überrascht das Ergebnis; es gab die berechtigte Erwartung, dass die Ausdehnung einer Stichprobe von 25 oder 40 Transaktionen auf hundert-tausende oder Millionen von Transaktionen pro Buchungskreis, zu einem anderen Ergebnis führt.

Auf den zweiten Blick ist das Ergebnis aber weniger spektakulär, wenn man sich das Ziel einer traditionellen Abschlussprüfung verdeutlicht: Fokussierung auf die Identifikation (mit hinreichender Sicherheit) von wesentlichen Fehlern im Abschluss. Wesentliche Fehler in diesem Bereich kann sich ein Unternehmen im heutigen Massengeschäft typischerweise schon seit vielen Jahren nicht mehr leisten, ohne das operative Tagesgeschäft massiv zu stören; entsprechend gut sind bei einer Vielzahl von Mandanten die Prozesse und Kontrollen in diesem Bereich. Dieser Umstand wird durch die Ergebnisse einer digitalen Vollprüfung im Grunde nur bestätigt.

An diese Stelle muss eine moderne Abschlussprüfung aber nicht aufhören – obwohl das ggf. regulatorisch möglich sein kann.

Ist die Digitalisierung der Beginn vom Ende der Abschlussprüfung?

Nein – bzw. es kommt darauf an, wie mit den digitalen Innovationen und deren Potenzial umgegangen wird bzw. für welchen Bedarf der Mandanten diese tatsächlich eingesetzt werden.

Die Prüfung selbst konzentriert sich seit Jahren auf die Identifikation von „wesentlichen Fehlern“ für den Abschluss als Ganzes. In einer Zeit, in der die Bilanzsummen, Umsatzerlöse sowie die Ergebnisse in den letzten 10 bis 20 Jahren meist stark gestiegen sind, kann das dazu führen, dass eine zunehmende Anzahl von Themen und Verstößen mit mittelbarer oder unmittelbarer Auswirkung auf das Management oder die Aufsichtsgremien nicht (mehr) routinemäßig durch eine Abschlussprüfung adressiert werden (müssen). Diese Entwicklung wird durch Management und Aufsichtsrat sogar noch verstärkt, wenn nur noch der Preis der Abschlussprüfung das zentrale Auswahlkriterium für den Abschlussprüfer darstellt.

Soweit sich in diesem Umfeld der Einsatz von digitalen Innovationen ausschließlich darauf konzentriert, traditionelle (d.h. seit vielen Jahren im Wesentlichen unveränderte) Prüfungshandlungen zu automatisieren und dabei Fehler in Bereichen ausgeschlossen werden, die für eine zunehmende Anzahl von Mandanten und deren Aufsichtsgremien eine immer geringere Rolle spielen, sind die Aussichten für die Abschlussprüfung – zumindest in Teilbereichen – nicht ausschließlich positiv. Die Abschlussprüfung wird in diesem Szenario zukünftig nur technischer – aber nicht besser. Die zentrale Frage ist, ob diese Leistung den Erwartungen und Wünschen der Mandanten (sowie aller anderen Stakeholder) an eine Abschlussprüfung im aktuellen und zukünftigen Umfeld tatsächlich entspricht – zumindest dann, wenn ihnen ein unterschiedliches Leistungsspektrum der Abschlussprüfung bewusst ist und sie sich entsprechend informiert entscheiden können.

Im Grunde ist das nicht anders als beim Erwerb eines Fahrzeugs. Ein Kunde kann ein Fahrzeug erwerben mit einem Leistungsportfolio, das gerade dafür ausreicht, die Anforderungen der Straßenzulassungsverordnung zu befriedigen, oder er erwirbt z.B. ein Fahrzeug unserer deutschen Premiumhersteller, die ihm ein „mehr“ versprechen und auch entsprechend leisten können. Dieses „mehr“ betrifft in Normalsituationen die Bereiche wie z.B. Komfort, Sportlichkeit und Konnektivität. Richtig relevant wird das „mehr“ aber zu einem Zeitpunkt, in dem die Entscheidung zum Kauf schon längst Vergangenheit ist – und das sind die Ausnahmesituationen, in denen die „Basics“ wie Schutz und Sicherheit die einzig relevante und damit zentrale Bedeutung erlangen. Spätestens hier – kurz vor dem Aufprall – wünscht sich typischerweise jeder, beim Kauf nicht an der falschen Stelle gespart zu haben.

Nicht anders verhält es sich mit der Abschlussprüfung und der Frage nach dem „mehr“ – in Normal- und Ausnahmesituationen. Die stark zunehmenden Potenziale aus der Digitalisierung bieten hier ein geradezu ideales Umfeld.

Die Gretchenfrage ist nun, ob es neben den Themen, die durch eine regulatorisch konforme Abschlussprüfung abgedeckt sind, noch weitere Risiken und Bedarfe für die Aufsichtsgremien und das Management gibt, die durch eine innovative Prüfung der Zukunft adressiert werden können?

Im Umfeld tausender neuer Gesetze und Verordnungen, einem stark zunehmendem Risiko der persönlicher Haftung der handelnden Personen sowie die enorme Geschwindigkeit rund um das Thema „Digitalisierung“, die nicht nur Chance, sondern auch zugleich Gefahr bedeutet, ist das fast schon eine rhetorische Frage. Die Antwort ist: Ja!

Dieses „mehr“ an Leistung kommt allerdings nicht von allein; so führen tiefergehende Analysen – im Vergleich zu Standard-Routinen – auf der einen Seite zu mehr Ergebnissen, auf der anderen Seite aber auch zu einer signifikant zunehmenden Komplexität in der Auswertung.

Abhängig von der eingesetzten Kombination aus „Mensch“ (d.h. Expertise, Erfahrung und Routine) und „Maschine“ (d.h. Tiefe und Flexibilität von Analysen) besteht schon heute die Möglichkeit, aus dem geprüften Datenbestand sowie den vorhandenen, zusätzlichen Informationen eine Vielzahl weiterer, wertvoller Erkenntnisse zu gewinnen, die dabei helfen, Personen und Organisationen vor Verstößen zu schützen bzw. durch gezielte Informationen zur Qualität, Effektivität und Effizienz von Prozessen ihre Position im Wettbewerb zu stärken.

Aktuelle Beispiele:

  • Wir leben in einer Welt der permanenten Veränderung: Ein verändertes Umfeld (z.B. Systemumstellung, neue Gesetzgebung etc.) führt regelmäßig zu neuen Herausforderungen und erhöht das Potenzial für Verstöße. Durch den Einsatz von innovativer Technik müssen Unternehmen zukünftig nicht mehr jeden Fehler selber machen, um von ihm zu lernen. Jeder Fehler hat sein Muster – und schafft damit die Voraussetzung, nach diesem Muster in den Datenstrukturen potenziell betroffener Unternehmen zu suchen mit dem Ziel, vergleichbare Verstöße zu vermeiden bzw. so früh als möglich zu entdecken, um dessen negative Auswirkungen so gering als möglich zu halten.
  • Ein anderer Bereich betrifft die Stringenz von Prozessen sowie die Qualität von Daten als unverzichtbare Voraussetzung für echte Fortschritte bei der eigenen Digitalisierungsagenda. Eine Transaktion kann – am Ende – richtig bilanziert und dennoch in einer stark optimierungsfähigen Transaktionskette verarbeitet worden sein. Das Optimierungspotenzial kann sich auf die Qualität, Effizienz und/oder Effektivität der gesamten Abläufe – vom Daten-Input bis zum Zahlungsausgleich – beziehen. Hier zahlt sich insbesondere die Analyse in Transaktionsketten sowie die Transparenz über den gesamten Datenbestand neben Benchmark- und Best Practice Know-How mehr als aus.
  • Die Ausübung von „Judgement & Estimates“ ist ein weiterer Bereich mit hoher Unsicherheit. Auch mit modernster Technik können wir nicht in die Zukunft sehen – es gelingt aber immer besser, die relevanten Informationen, die zum aktuellen Zeitpunkt aus unterschiedlichsten Datenquellen unter Einsatz von Technik verfügbar sind, auch tatsächlich für die Entscheidungsträger zugänglich zu machen.

Die Prüfung der Zukunft betrifft aus meiner Sicht im Kern die immer intensivere Vernetzung von Daten/ Informationen und Know-How mit dem Ziel, einem Mandanten Schutz und Sicherheit sowie Mehrwertinformationen auf dem höchsten Niveau anzubieten, was zum jeweiligen Zeitpunkt für eine Organisation in der Kombination aus „Mensch“ und „Maschine“ sinnvoll möglich ist. Dies betrifft die Identifikation von alt-bekannten bzw. neuen Herausforderungen, die Analyse des Status-Quo sowie konkreten Lösungsempfehlungen, die sich in der Praxis bereits bewährt haben. Die Technik an sich bestimmt im Grunde nur das Niveau, das in Kombination mit besonders hierfür ausgebildeten Kollegen, zum jeweiligen Zeitpunkt erreichbar ist.

 

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Kaum ein Bereich ist mehr von Digitalisierung betroffen als die Rechnungslegung und die Abschlussprüfung. Wir erklären Ihnen die Möglichkeiten von neuen Technologien und teilen unsere Erfahrungen von aktuellen Projekten bei führenden Unternehmen; immer fokussiert auf Chancen, Erfolgsfaktoren, Herausforderungen und Voraussetzungen. Wir verstehen uns als digitale Pioniere im Bereich der Prüfung der Zukunft. Wir zeigen Ihnen, welche Technologien für den Einsatz in der Breite erprobt sind und gleichzeitig spezifische Erfordernisse verschiedener Mandanten berücksichtigen.

Woran erkennen Sie eine zeitgemäße Abschlussprüfung? Liefert Ihnen Ihr Wirtschaftsprüfer konkret verwertbare Hinweise über den Bestätigungsvermerk hinaus oder wird noch mit Papier und Bleistift geprüft? Wir zeigen auf, wie die Belastung für das geprüfte Unternehmen minimiert werden kann, wenn der Wirtschaftsprüfer Automatisierungs- und Datenanalysetools einsetzt. Außerdem lüften wir den Schleier, wie diese Datenanalysen funktionieren und wo der Mehrwert für Ihr Unternehmen konkret liegen kann. Die Prüfung der Zukunft ist für uns kein leerer Claim. Mit unserem innovativen Prüfungsansatz und den Tools prüfen wir nicht mehr stichprobenbasiert. Neugierig geworden? Dann melden Sie sich gerne bei uns.

 

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