Zwei Kilometer Papier? Banken brauchen bessere Berichte

Nicht weniger als 6.500 gedruckte Seiten Papier landen im Durchschnitt jährlich auf den Schreibtischen von Bankvorständen. Zahlen werden durch zig Tabellen jongliert. Passiert ein Fehler, geht die ganze Prozedur von vorne los. Für die Zusammenarbeit bemühen die Mitarbeiter dabei eher die klassischen Werkzeuge wie E-Mail und Telefon, anstatt bereichsinterne oder gar bereichsübergreifende Plattformen und Tools zu verwenden.

Weg von der zeitraubenden Papierflut

Eines der Schlüsselprobleme im Reporting vieler Banken ist die schiere Masse an Information. Hintereinandergelegt ergeben die 6.500 Seiten eine Distanz von knapp zwei Kilometern – oder eine theoretische Lesezeit von rund zwei Monaten. Das schreit nach einer Verschlankung und Verdichtung der Berichte. Aber nicht nur die Papierflut an sich bremst die Performance der Banksteuerung aus. Hinzu kommen eine fehlende Steuerungsrelevanz und Agilität der Berichte, die sich in der Regel in rein vergangenheitsbezogenen Informationen und Auflistungen erschöpfen – aktuelle Themen, konkrete Handlungsempfehlungen und Prognosen sind meist nicht zu finden. Zudem fehlt den Berichten Flexibilität, was insbesondere in Krisensituationen immer wieder zu massiven Defiziten führt.

Bei genauerer Betrachtung zeigen sich drei Bereiche, die für eine Optimierung des Reportings besonders von Bedeutung sind: Steuerungsrelevanz der Berichtsinhalte, Prozessoptimierung sowie Zentralisierung.

Steuerungsrelevanz verbessern und Berichtsinhalte straffen

Zunächst gilt es, die Menge der Berichtsseiten deutlich zu reduzieren. Vieles lässt sich schlicht „entrümpeln“. Der Adressat soll in die Lage versetzt werden, die aktuelle Situation im Unternehmen zügig zu verstehen und auf Basis ausgewogener Informationen Entscheidungen zu treffen. Bloße Kennzahlen sind für diesen Anspruch zu starr. Idealerweise werden dem Adressaten die erforderlichen Informationen daher auf wenigen Seiten prägnant vermittelt. Dies kann beispielsweise mit der Einbindung von konkreten Handlungsempfehlungen, Forecasts und aktuellen Fokusthemen erfolgen, welche die Situation der Bank vor dem Hintergrund aktueller Entwicklungen am Markt bewerten. So lassen sich echte Steuerungsimpulse generieren.

Das Ziel: Aus „Zahlenfriedhöfen“ werden Dashboards mit Steuerungsrelevanz. Prognosen und Handlungsempfehlungen müssen unbedingt hinein. Im Grunde sollten die ersten zwei Seiten, beziehungsweise Dashboard Views, eines Reports alles Wesentliche enthalten – ähnlich einer Zeitung, die alle aktuellen Top-Nachrichten vorne bündelt.

Dabei gilt es, die gesetzlichen Mindestinhalte im Blick zu behalten. Große Hilfe bieten Referenzmodelle, die alle Anforderungen in Form modularer Bausteine strukturieren. Im besten Fall steht eine Best-Practice-Bibliothek zur Verfügung. Darin sind erprobte Visualisierungs- und Berichtsvorlagen sowie Kommentierungsstandards gesammelt. Auf deren Basis fällt es leicht, optisch ansprechende und aussagekräftige Berichte zu entwickeln. Außerdem lässt sich so vermeiden, dass jeder seine eigenen Formate kreiert und Vorstände sich in verschiedene Präsentationsformen einarbeiten müssen. Eine auf diese Weise aufgeräumte, verdichtete und modularisierte Berichtslandschaft könnte je nach Ausgangslage bei der Bank zwischen 10 und 20 Prozent Effizienzgewinn bringen.

Optimierte Prozesse führen zu einem effizienten Reporting

Rund 60 Prozent der Institute haben bereits einfache Automatisierungsmechanismen im Reporting umgesetzt. Dennoch laufen nach wie vor viele Berichtsstrecken nicht frei von Medienbrüchen und nicht automatisiert. Ein weiterer Negativfaktor ist die lange Erarbeitungszeit pro Berichtsseite. Sie liegt derzeit bei durchschnittlich etwa viereinhalb Stunden. Das bindet unnötig wertvolle Ressourcen, die dann an entscheidenderer Stelle für Analysen und steuerungsrelevante Auswertungen fehlen.

Einen Produktivitätsschub bringen interaktive Reporting Tools, mit denen sich die Abläufe in der Berichterstellung gut steuern lassen. Eines der wichtigsten Elemente für die Optimierung und Abbildung der Berichtsprozesse sind Business Intelligence und Workflow Tools. Sie verbessern nicht nur die Abfolge der einzelnen Bearbeitungsschritte, sondern bieten zudem verbesserte Kollaborationsmöglichleiten und sorgen für eine schnelle Verfügbarkeit von Informationen. Unter dem Strich reduziert sich die Bearbeitungszeit pro Berichtsseite erheblich.

Die Berichtsfabrik: Welche Vorteile eine Zentralisierung bringt

Nur rund ein Viertel der Banken nutzt derzeit eine zentrale Plattform für ihre Berichte – und selbst wo eine solche Plattform bereits existiert, gibt es Optimierungspotenziale. Ein guter Ansatzpunkt ist die gedankliche oder tatsächliche physische Einrichtung einer Art zentralen „Berichtsfabrik“, die eng mit einem Fachteam aus Meldewesen, Finanzen und Risiko-Controlling zusammenarbeitet. Aufgaben werden so effizient aufgeteilt, sich häufig wiederholende Prozesse an einer Stelle gebündelt, statt sie an mehreren Stellen von verschiedenen Mitarbeitern durchführen zu lassen. Analysen und Auswertungen lassen sich einfach den Mitarbeitern der jeweiligen Fachbereiche zuweisen und geeignete Tools kommen genau dort zum Einsatz, wo sie tatsächlich gebraucht werden. Berichtsfabrik zentralisiert viele bisher oft verstreut angelegte Aufgaben und sorgt so zum Beispiel für ein flexibles Datenmanagement, eine Automatisierung und Orchestrierung oder smarte Datenanalysen.

Das Optimierungspotenzial durch Zentralisierung hängt einerseits von der Zahl der Berichtsstrecken, andererseits vom Umfang der Zentralisierung (nur bereichsintern oder auch bereichsübergreifend) ab. Ab fünf Berichtsstrecken ist eine Effizienzsteigerung von zehn Prozent mit hoher Wahrscheinlichkeit realisierbar. Umfasst die Zentralisierung alle Bereiche, sind durchaus weitere 20 Prozent möglich.

Zukunftsperspektiven: Microservices und Cloud

Um auch künftig den Anforderungen bei Analysen, Simulationen und Reporting gerecht zu werden, reicht es für Banken nicht, nur einfach die Hausaufgaben zu erledigen. Der Markt bietet heute zahlreiche ausgereifte Technologien und Tools wie Microservices, Data Lakes, Big Data Analytics und Public Clouds, mit denen sich Prozesse auch im Reporting auf ein neues Niveau heben lassen. Clouds etwa bieten – die Einhaltung regulatorischer Anforderungen vorausgesetzt – eine unschlagbar effiziente Umgebung für große Datenmengen und flexible Ressourcen für deren Auswertung. Deshalb sollten Banken hier frühzeitig die Weichen stellen, damit sie nicht ins Hintertreffen geraten.

Ob mit oder ohne Cloud – bereits heute lässt sich die Effizienz der Berichtsfunktion so stark optimieren, dass es sich keine Bank leisten kann, gezielte Aktivitäten in diese Richtung aufzuschieben.

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