Keyfacts:

• Strengere Know-Your-Customer-Standards durch die neuen AML-Vorgaben der EU sorgen ab 2027 für kürzere Aktualisierungsfristen und erweiterte Prüfpflichten.
• Der Fachkräftemangel und komplexe, historisch gewachsene IT-Strukturen erschweren die Umsetzung zusätzlich.
• Der Einsatz externer Dienstleister entlastet Teams in Banken, kann Abläufe beschleunigen und die regulatorische Compliance sichern.

Die Antigeldwäscheverordnung der Europäischen Union ist eine Herausforderung für die Know-Your-Customer-Prozesse (KYC) in Banken. Sie zielt darauf ab, die Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in der EU weiter zu harmonisieren.

Die Anti Money Laundering (AML) Verordnung hat weitreichende Auswirkungen für betroffene Unternehmen und ihre Compliance-Verfahren – und wer sie nicht erfüllt, dem drohen hohe Bußgelder und Reputationsschäden.

Beispielsweise erweitert die Verordnung den Kreis der politisch exponierten Personen (Politically exposed Persons, PeP) und gibt Veränderungen bei der Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentums vor. So liegt der Schwellenwert der Eigentumsbeteiligung bei exakt 25 Prozent – bisher liegt er bei über 25 Prozent.

Doppelte Herausforderung: Arbeitsbelastung für Banken steigt

All das führt zu deutlich höheren Aufwänden bei den KYC-Verfahren, die nicht zu unterschätzen sind. Wir beobachten in vielen Instituten jetzt schon: Prüfungen und Aktualisierungen, die bei Kunden mit erhöhtem Risiko vorzunehmen sind, werden sich verdreifachen.

Der Grund: Kunden mit erhöhtem Risiko müssen künftig mindestens einmal im Jahr und alle weiteren Kunden spätestens nach fünf Jahren aktualisiert werden. Die bisherige Praxis zeigte deutlich längere Zyklen von bis zu 15 Jahren.

Es ist also nicht verwunderlich, dass die Arbeitsbelastung für das Bewältigen von KYC-Prozessen steigt. Dazu kommt: Um die regulatorische Compliance erst einmal herbeizuführen, müssen entstandene Rückstände abgearbeitet werden. Banken sind also doppelt herausgefordert.

Und wo die Personaldecke ohnehin gering ist und Fachkräftemangel, ineffiziente Prozesse und veraltete IT-Systeme hinzukommen, stoßen Banken an Belastungsgrenzen.

Managed Services entlasten den KYC-Prozess und machen ihn effizienter

Die Anforderungen aus der Verordnung bleiben aber bestehen. Eine Lösung bietet der Einsatz von spezialisierten, externen Partnern – auch Managed Services genannt. Sie können einzelne Aufgaben übernehmen (zum Beispiel Kundenidentifikation und Verifikation, Datenprüfung) oder den ganzen KYC-Prozess.

Grundsätzlich gilt auch beim Einsatz von Dienstleistern: Die Verantwortung bleibt beim Institut. Externe Teams arbeiten nach vereinbarten Qualitätsstandards und dokumentieren jeden Schritt nachvollziehbar.

Konkret bedeutet das: Fälle werden risikobasiert priorisiert, Unterlagen – etwa Handelsregisterauszüge oder Nachweise zu wirtschaftlich Berechtigten – beschafft und geprüft, Stammdaten aktualisiert und Entscheidungen im Vier-Augen-Prinzip dokumentiert. Die abschließende Freigabe des Vorgangs obliegt unverändert der Bank.

Durch klare Rollen, automatisierte Workflows und abgestimmte Qualitätsstandards werden Fristen eingehalten, die Datenqualität gesichert und interne Teams spürbar entlastet. So entsteht ein effizienter, revisionssicherer Ablauf, der regulatorische Anforderungen erfüllt und Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten schafft.

Managed Services: Vorteile für das Institut und seine Kundinnen und Kunden

Wir sehen also: Ein gut strukturierter und transparenter KYC-Prozess schafft nicht nur Sicherheit für das Institut, sondern auch Vertrauen auf Kundenseite. Wo Abläufe klar definiert, digital unterstützt und nachvollziehbar sind, sinkt der Aufwand – und aus regulatorischer Pflicht wird echter Mehrwert.

In der Praxis bedeutet das: Vorgänge werden nach Fälligkeit und Risikoklasse priorisiert, erforderliche Unterlagen (zum Beispiel Handelsregisterauszüge, Nachweise zu wirtschaftlich Berechtigten) beschafft und geprüft, Stammdaten aktualisiert und Entscheidungen im Vier-Augen-Prinzip abgesichert.

Das Ergebnis ist ein schlanker, revisionssicherer Prozess, der regulatorische Anforderungen erfüllt und effizient ist, weil er internen Teams Zeit für das Wesentliche freimacht: ihre Kundinnen und Kunden.