Die Umwelt, neue Technologien, gesellschaftliche Umwälzungen und zuletzt die Corona-Pandemie haben die Art und Weise, wie und wo gearbeitet wird, sowie das Verständnis von Arbeit immer wieder verändert. Aktuell befinden wir uns in der digitalen Transformation – einem Change-Prozess, welcher nicht nur die Wirtschaft, sondern auch die Politik und die Gesellschaft betrifft. In einer durch digitale Technologie zunehmend vernetzten und beschleunigten Welt, in der Daten und Informationen zentral sind, verändert sich auch die Art und Weise, wie gearbeitet wird. Die Veränderungen, welche die digitale Transformation für die Arbeitswelt bringt, werden als Arbeit 4.0 oder New Work bezeichnet. Unter dem Begriff der digitalen Transformation wiederum verstehen Unternehmen einen kundenorientierten Ansatz, bei dem mittels neuer Technologien und der Verwendung von Erkenntnissen aus Daten externe Leistungen erbracht werden, die intern mit optimierten Prozessen (und teilweiser Automation) erstellt werden. Eine solche Transformation setzt die aktive Führung von und den Einbezug der Mitarbeitenden voraus. Im Zentrum der neuen Arbeit stehen Handlungsfreiheit, Freiräume für Kreativität, Entfaltung der eigenen Persönlichkeit, Selbstständigkeit und Teilhabe. Gleichzeitig verändern sich die Anforderungen an Arbeitsplatz und Büroimmobilien. Die sich wandelnden Anforderungen definieren den Arbeitsplatz neu und stellen auch den Büromarkt vor neue Herausforderungen. Unter New Work und deren Einfluss auf die Büroimmobilien verstehen wir den Dreiklang von Mitarbeitende, Arbeitsumfeld und Technologien. Im Folgenden werden die drei Dimensionen People, Place und Technology, also Arbeit im digitalen Zeitalter und deren Einfluss auf die Büroimmobilien, genauer betrachtet, diskutiert und miteinander verknüpft.

Dimension Mitarbeitende

Unternehmen befinden sich in einem zunehmend dynamischen Umfeld, weshalb auch ein agiler Führungsstil und eine neue Unternehmenskultur angebracht sind. Mit zunehmender Digitalisierung verändert sich nicht nur die Art und Weise, wie gearbeitet wird, sondern auch die Kompetenzen, welche dafür mitgebracht werden müssen. Es gibt neue Kommunikations- und Kollaborationsformen zwischen Menschen, eine neue Art der Interaktion zwischen Mensch und Maschine, aber auch ein neues Zusammenspiel von Maschinen untereinander. In der Dimension Mitarbeitende zeigt sich eine Verschiebung von starren Strukturen und Kontrolle zu liquiden Netzwerken und Vertrauenskultur.

In dieser Dimension werden die Themen Unternehmens- und Führungskultur, Zusammenarbeit, Arbeitgeberreputation sowie Aus- und Weiterbildung der Mitarbeitenden hoch gewichtet. Die am dringendsten benötigten Mitarbeiterkompetenzen sind dabei Lernfähigkeit, Veränderungsbereitschaft, Flexibilität sowie Teamorientierung und Kooperationsfähigkeit. Zusammengefasst umfasst die Dimension Mitarbeitende die Hinführung, Begleitung und Ausbildung der Mitarbeitenden zu digitaler Mentalität. Dazu gehören kollaborationskonforme Denk-, Handlungs- und Arbeitsweisen, welche die Potenziale der technischen, räumlichen und menschlichen Gegebenheiten bestmöglich einbeziehen.

Dimension Arbeitsumfeld

Arbeitsort und Arbeitszeit werden im Zuge der digitalen Transformation immer flexibler und prägen die Art und Weise, wie wir arbeiten, fundamental. Entscheidend dafür, dass das Arbeiten von unterschiedlichen Orten und die Zusammenarbeit über Distanz überhaupt erst möglich werden, sind neue Entwicklungen in den Informations- und Kommunikationstechnologien. Neue Technologien eröffnen neue Arbeitsräume und erfordern die Umgestaltung von physischen Arbeitsplätzen. Ebenso entstehen neue Arbeitsformen und neue Beschäftigungsmodelle. Im modernen Arbeitsumfeld ist das Bedürfnis nach flexiblen Arbeitsformen vorhanden. So entstehen neue Organisationsstrukturen (u. a. mit virtuellen Teams) und Arbeitszeitmodelle. Beim eigentlichen Arbeitsplatz markieren das direkte /persönlich erlebte (Licht, Temperatur, Akustik) sowie erweiterte Umfeld (Gestaltung von Begegnungszonen, Zusammenarbeitsorten und Verpflegungszonen) wichtige Eckpunkte. Somit verstehen wir unter Arbeitsumfeld die gezielte räumliche Gestaltung und Ausstattung von Arbeitsorten abgestimmt auf den jeweiligen Arbeitscharakter (Arbeitsart / Einzelaufgaben / Teamwork) sowie die Flexibilisierung hinsichtlich der Arbeitszeit. Dies sorgt für verbesserte Arbeitsergebnisse (z. B. Effizienz, Effektivität, Innovationskraft, Verkaufserfolge etc.).

Dimension Technologien

Digitale Technologien bedeuten für Unternehmen in erster Linie Effizienz. Dieser kommt innerhalb der digitalen Transformation ein hoher Stellenwert zu, da sie in großem Maße zur Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen beiträgt. Neben der Automation in der Produktion spielen digitale Technologien, welche die Kommunikation und die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden fördern, eine wesentliche Rolle. Die Bereitschaft, neue Technologien in den Arbeitsalltag zu integrieren und sich digitale Kompetenzen anzueignen, wird entscheidend sein, um in einem zunehmend digitalen Arbeitsumfeld bestehen zu können. Bei den Technologien unterstützen gezielte Hardware-Investionen (Notebooks / Laptops, Tablets, Displays, Wi-Fi, Telefonie / VoIP, Konferenzsysteme) und Software-Investitionen (MS Office / Skype, Cloud-Plattformen, CRM-, DMS- und ERP-Lösungen, Instant-Messaging und Online-Lernplattformen) die Transformation in die Arbeitswelt 4.0. Summa summarum umfasst die Dimension Technologien die zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit aller Beteiligten mit dem Menschen dienenden Technologien.

Arbeitswelt 4.0 und deren Einfluss auf die Büroimmobilie

Das Unternehmensbüro wird in Zukunft immer mehr Begegnungsstätte und verliert zusehends den Charakter der Arbeitsstätte, vor allem im Dienstleistungsbereich. Das wird die Gestaltung und die Struktur, die Art der Nutzung sowie den Gestaltungsstil des Firmenbüros stark verändern. Somit muss jede Firma das passende Konstrukt finden, welches oft auch aus Mischformen von verschiedenen Konzepten besteht. Büroformen wie Einzel-, Doppel-, Gruppen-, und Großraumbüros sind die häufigsten Büroformen und kommen in der heutigen Praxis in den meisten Fällen nur einzeln vor. Diese Büroformen bringen bei der Ausübung der Tätigkeiten sowohl Vorteile wie Ruhe, Konzentration, Privatsphäre, großes Wirgefühl und eine schnelle Kommunikation als auch Nachteile wie Silodenken, lange Wege, ineffiziente Nutzung der zur Verfügung stehenden Fläche und die geringste Produktivität mit sich. Deshalb sollten sich Unternehmen in einer Reflexion damit beschäftigen, welche Art von Büro sie den Mitarbeitenden unterstützend zur Verfügung stellen und was die dadurch entstehende Unternehmenskultur fördert (räumlich wie auch technisch). Bei alledem spielt die Art und Weise der Kommunikation eine zentrale Rolle.

Ein weiteres Beispiel der räumlichen Umsetzung einer Firmenkultur ist die Offenheit der Räume. Es reicht heute nicht mehr, diese Offenheit im Geschäftsbericht oder in der Firmenbroschüre abzubilden; die Mitarbeitenden wollen sie auch in den Räumen des Unternehmens erleben können – und dafür sind zum Beispiel Einzel-, Doppel-, Gruppen- und Großraumbüros die falsche Raumform. Nicht nur die Unternehmenskultur, sondern auch die Unternehmensidentität wird stark durch die räumliche und stilistische Gestaltung – das sogenannte Corporate Design – geprägt, und diese geht weit über ein Logo hinaus. Wenn zum Beispiel ein Unternehmen der Ökologie in seinem Geschäftsgebaren einen hohen Stellenwert einräumt, sollte das in der Gestaltung der Räumlichkeiten zum Ausdruck gebracht werden (Material- und Farbwahl, Einsatz von Pflanzen usw.). Sowohl aus Sicht der Unternehmen als auch der Mitarbeitenden muss ein Umdenken stattfinden, denn die Zeiten, in denen Mitarbeitende jeden Tag an ihrem fix zugeteilten Arbeitsort ihre Tätigkeiten ausüben, sind schon aufgrund der technischen Möglichkeiten vorbei. Die eigenständige Raumform ist somit keine Lösung für die Zukunft, sondern eine Kombination verschiedener Büroformen, welche sich Multi-Space- oder tätigkeitsorientiertes Büro nennt. Das Multi-Space-Büro kombiniert unterschiedliche Arbeits- und Kommunikationszonen und ermöglicht den Beschäftigten somit, sich jeweils für den Arbeits- oder Aufenthaltsbereich zu entscheiden, der das beste Umfeld für die aktuelle Tätigkeit darstellt. Meist geht das Multi-Space-Büro mit flexiblen Arbeitszeitmodellen einher, die weniger stark auf Anwesenheitspflicht setzen. Die Flexibilität ist die Stärke dieser Büroform: Brauchen die Mitarbeitenden Ruhe, suchen sie sich ein Einzelbüro oder einen anderen ruhigen Platz; arbeiten sie hingegen im Team, gehen sie gemeinsam in ein passendes Büro. Wirkliche Nachteile hat diese Büroform nicht, erfordert aber von den Mitarbeitenden ein hohes Maß an Selbstführung, weil sie komplett selbst organisieren müssen, wo und wann sie welche Aufgabe erledigen. Es gibt Sitzecken und Meeting-Points sowie genügend Raum für Teamwork und Besprechungen. Zentralisierte Technikzonen, Projekträume, Kollaborations-Desks, Bibliotheken, Garderoben usw. ergänzen das Gesamtkonzept. Bezeichnend für das Multi-Space-Büro ist die intelligente Anordnung der unterschiedlichen Zonen für eine hohe Flächeneffizienz und für die eigentliche Raumstrukturierung durch die Zonen. Speziell sogenannte High Potentials fühlen sich stärker zu einem flexiblen und kreativen Arbeitsplatz hingezogen, sodass die Anziehungskraft des Arbeitgebers erhöht wird. Ein Multi-Space ist so konzipiert, dass er das Ausführen der verschiedenen Aufgaben basierend auf den Anforderungen erleichtert, die Produktivität über die Bandbreite hinaus steigert und Bewegung, Gesundheit und Wohlbefinden fördert. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitenden flexible Arbeitsformen und die Möglichkeit bieten, selbst zu bestimmen, wann, wo und wie lange sie arbeiten wollen, dann besteht eine große Chance, Krankheitstage deutlich zu senken, weil zum Beispiel der Stress und die Hektik eines Großraumbüros vermieden werden können und sich die Mitarbeitenden wohl fühlen.

Die Verknüpfung von Mitarbeitende, Arbeitsumfeld und Technologien

Die Dimension Arbeitsumfeld erfordert ein Umfeld, welches sowohl Kommunikation als auch Kreativität hervorbringt. Neue Tools sollen für Vernetzung und Kollaboration sorgen. Ein unbeständiges, unsicheres, komplexes und mehrdeutiges Umfeld, wie es die digitale Transformation mitbringt, erfordert agile Unternehmen. Dies muss sich sowohl in den Führungskräften und deren Führungsstil widerspiegeln als auch in den Mitarbeitenden, deren Kompetenzen und ihrer Bereitschaft, sich an neue Gegebenheiten anzupassen und Neues zu lernen. Damit ist insbesondere der Umgang mit Technologie und neuen digitalen Lösungen sowie deren Integration in den Arbeitsalltag gemeint. Um mit der hohen Geschwindigkeit, neuen Technologien und der immensen Informationsmenge besser umzugehen und die Gesundheit der Mitarbeitenden zu erhalten und zu fördern, empfiehlt es sich ebenfalls, Gesundheitsmaßnahmen strukturell im Unternehmen zu verankern. Flexibilität bezüglich Arbeitsort und -zeit geht einerseits mit mehr Freiheit für die Mitarbeitenden einher, verlangt ihnen andererseits aber auch mehr Eigenverantwortung ab und setzt die Schaffung der notwendigen Rahmenbedingungen seitens der Führungskräfte voraus. Die Vision von New Work ist, dass Arbeit von jedem Ort und zu jeder Zeit durchgeführt werden kann und sich Teams durch digitale Vernetzung dynamisch oder projektbasiert verändern können. Gleichzeitig kommt dem physischen Arbeitsort eine neue Rolle zu und Büros werden neu gestaltet. Neue Organisationsformen und neue Beschäftigungsmodelle sowie die Verabschiedung der Präsenzkultur erfordern aber auch einen neuen Führungsstil.

Neue Technologien und Software, mobile Geräte und Breitbandinternet ermöglichen das zeitlich und örtlich flexible Arbeiten. Die durch das Internet ermöglichte Vernetzung und die immer kleiner werdenden Geräte, welche über immer größere Rechenleistung verfügen, führen zu mehr Mobilität bezüglich Arbeitsort und Arbeitszeit. Des Weiteren führt die Digitalisierung von Informationen dazu, dass sie von Raum und Zeit losgelöst verfügbar sind. Die Kommunikation über Social Media oder die Arbeit über virtuelle Plattformen sind dann mögliche neue Arbeitsformen, die durch die neuen Arbeitsmittel generiert werden. Zudem kommt es zu neuen Beschäftigungsformen, welche die örtliche und zeitliche Flexibilität nutzen. Mitarbeitende müssen bereit sein, sich neue Kompetenzen anzueignen, um in der neuen Welt der Arbeit – Mitarbeitende, Arbeitsumfeld und Technologien –, die zu einem wesentlichen Teil digital ist, mitzuhalten.

Die Arbeitswelt 4.0 kann als strategische Initiative beschrieben werden, welche die Potenziale von optimierten Prozessen, Automatisierung, verstärkter Zusammenarbeit und Vernetzung sowie beim Technologieeinsatz im Kontext von Menschen und besonders Mitarbeitenden freisetzt.

Fazit

Die Arbeitswelt der Zukunft wird schneller, aber auch individueller, weil die Digitalisierung eine Unmenge von Möglichkeiten eröffnet. Zum Beispiel ist bei der Nutzung von Office 365 die Anwesenheit im Büro plötzlich nicht mehr zwingend nötig, weil von überall aus auf Daten zugegriffen, die Mitarbeitenden – über mehrere Kanäle – erreicht sowie deren Erreichbarkeitsstatus eingesehen werden kann, solange nur eine Internetverbindung besteht. Ein entscheidender Faktor wird sein, den Mensch zu befähigen, mit diesen neuen technischen Möglichkeiten umzugehen und sie für die persönliche Produktivitäts-, aber auch Zufriedenheitssteigerung einzusetzen. Dabei spielt für das Unternehmen der Arbeitsort eine sehr wichtige Rolle, denn dieser bringt Identität, Heimat und Außenerscheinung, und beeinflusst maßgeblich die Attraktivität als Arbeitgeber.

Wir sollten neugierig und offen für das Neue sein, denn die Arbeitswelt verändert sich erstens sehr stark und zweitens sehr schnell. Es wird keine Möglichkeit geben, sich diesen Veränderungen zu entziehen und wenn der Mensch den Anschluss verpasst, wird das in Zukunft existenzbedrohende Konsequenzen habe. Die großen Veränderungen der digitalen Technik, der Mobilität und im Umgang mit den Ressourcen (unter anderem der persönlichen Zeit und der Ökologie) werden die Arbeitswelt der Zukunft nicht evolutionär weiterentwickeln, sondern revolutionär neu definieren.

Vielen Dank an unseren Co-Autor Prof. Dr. Marc K. Peter, Leiter Kompetenzzentrum Digitale Transformation.