Berichtswesen optimieren: von der Compliance zur Performance

Die Niedrigzinsphase drückt die Erträge der Finanzinstitute, während regulatorische Anforderungen Kosten verursachen. Historisch gewachsene IT-Systeme und Prozesse verschlingen kostbare Ressourcen und bremsen die digitale Transformation. Zugleich steigen die Anforderungen an das Berichtswesen, das wieder stärker in den Fokus von Optimierungsmaßnahmen rückt. In einer Umfrage unter Finanzinstituten hat KPMG geprüft, ob diese Maßnahmen die erhofften Resultate zeigen und welche die kritischen Erfolgsfaktoren sind.

Die Frage, ob die Investitionen ins Berichtswesen zu einer gesteigerten Kosteneffizienz geführt haben, lässt sich nur bedingt mit „Ja“ beantworten. Erfolgreich im Sinne einer Kostensenkung waren die „Restrukturierer“ unter den Instituten, die sich von Teilen des Portfolios getrennt oder sich aus manchen Geschäftsfeldern zurückgezogen hatten. Die „Disruptiven“ wiederum, die beispielsweise eine zentrale Produktion für die verschiedenen Disziplinen des Berichtswesens eingerichtet haben, mussten zum Teil sogar Personal aufbauen. Die „statischen“ Institute schließlich bildeten mangels größerer Änderungen in der Finanzfunktion erwartungsgemäß das Schlusslicht.

Zukunft des Berichtswesens: weniger Werterhaltung, mehr Wertschöpfung

Dass die Optimierung des Berichtswesens oft nötig ist, zeigt ein weiteres Ergebnis der Umfrage. Während die Arbeit sowohl im Rechnungs- als auch im Meldewesen noch stark werterhaltend geprägt ist, erwarten die Institute in beiden Bereichen eine Verschiebung hin zu wertschöpfenden Tätigkeiten. Zum neuen Set von Aufgaben gehört das Business Partnering, bei dem das Berichtswesen das Management umfassender und proaktiver als bisher unterstützt. An diese Verschiebung ist auch die Erwartung geknüpft, dass die Prozesseffizienz bei der Berichterstellung gesteigert wird. Dementsprechend haben sich die Fähigkeitsprofile der Mitarbeiter in den vergangenen Jahren – zumindest tendenziell – bereits verändert.

Allerdings lässt sich die Erwartung an das Berichtswesen, Berichte effizienter und kostengünstiger zu produzieren, nicht durch Personalmaßnahmen allein erfüllen. Wenn das Berichtswesen in Zukunft in größerem Umfang Ziele, Meilensteine und zugrundeliegende Prozesse hinterfragen soll, muss das Management der Berichtsprozesse durch stärkere Automatisierung und den Einsatz von Technologien optimiert werden. Beispielsweise könnten dazu tool-gestützte Key-Performance- Indikatoren (KPIs) eingesetzt werden, um kontinuierlich Prozesse mit ihren Zielen abzugleichen und fortlaufend zu optimieren.

Hochwertige Prozessdokumentation und Prozessautomation

Die Grundlage effektiven Prozessmanagements ist eine aktuelle, vollständige und hochwertige – also fehlerfreie – Prozessdokumentation und Prozessautomation. Eine Prozessdokumentation haben viele Institute bereits, doch genügt sie oft nur den Anforderungen der Compliance und dient nicht der Leistungsmessung. Dazu müsste transparent sein, welche Daten aus dem Melde- und Rechnungswesen in die Berichtsprozesse einfließen, um aussagekräftige KPIs zu erheben. Außerdem müssten Abhängigkeiten zwischen den Berichtsprozessen dokumentiert sein, um wirksame Steuerungsimpulse abzuleiten. Die Kombination aus beidem steht derzeit in den wenigsten Instituten zur Verfügung.

In der bereits vorhandenen, Compliance-getriebenen Prozessdokumentation liegt allerdings ein Potenzial für die Banken, sofern sie diese nicht mehr nur als reine Pflichterfüllung verstehen. Insbesondere angloamerikanische Institute haben in den vergangenen Jahren einen gangbaren Weg aufgezeigt, der aus folgenden Maßnahmen besteht:

• Dokumentation: Modellierung der Prozesse nach international anerkannten Standards in Business Process Management (BPM) Tools;
• Ausführung: maschinelle Ausführung der Prozesse im BPM-Tool;
• Analyse: Auswertung der Prozess-KPIs auf Basis digitaler Daten.

Auch für deutsche Institute könnten dies geeignete Maßnahmen sein, den Automatisierungsgrad der Berichtsprozesse zu steigern.

IT-Architektur wirkt im Berichtswesen nur in Verbindung mit Datenmanagement

Eine der großen Herausforderungen stellt die Optimierung der IT-Architektur im Finanzbereich dar, die ihre Wirkung nur in Verbindung mit qualitativ hochwertigen Daten sowie einer leistungsfähigen Datenhaltung und -bereitstellung entfaltet. Genau bei diesem wesentlichen Erfolgsfaktor scheinen viele deutsche Institute noch einen langen Weg vor sich haben. Zwar halten zwischen 70 und 80 Prozent der Befragten ihre Regelprozesse im Melde- und Rechnungswesen für weitgehend automatisiert. Den notwendigen Korrekturprozess im Meldewesen ordnen nur 50 Prozent als automatisiert ein, im Rechnungswesen sogar nur noch 30 Prozent. Die Diskrepanz scheint weniger der genutzten Software, als der Datenhaltung und -bereitstellung geschuldet zu sein. Die Potenziale aus der Umsetzung von BCBS 239 und MaRisk bleiben offenbar teils ungenutzt. Investitionen der Banken der vergangenen Jahre haben noch nicht dazu geführt, dass Daten für das Berichtswesen einheitlich gehalten und zentral bereitgestellt werden. Hier gibt es bei allen Instituten noch Luft nach oben.

Optimierung des Berichtswesens in Finanzinstituten: der Weg nach vorne

Die Umfrage zeigt, dass in den meisten Finanzinstituten das Bewusstsein für den Optimierungsbedarf des Berichtswesens vorhanden ist, die Umsetzung jedoch noch nicht Schritt hält. Eine Reorganisation bringt nur im Zusammenspiel mit der entsprechenden IT-Architektur und Datenhaltung die angestrebten Erfolge. Dies gilt für beide der von den Banken angestrebten Ziele: die Senkung operativer Kosten ebenso wie die Etablierung der Finanzfunktion als strategischer und Business Partner im Unternehmen.

Um diese Ziele zu erreichen, bieten die folgenden Maßnahmen das größte Potenzial:

• Optimierung des Datenmanagements und der Bereitstellung konsistenter, integrierter und hochwertiger Daten, Etablierung einer zentralen Datenquelle;
• konsequent einheitliche Methoden über die Fachbereiche hinweg zur Vermeidung von Abstimmungsaufwänden und Silodenken;
• schlanke Anwendungs- und Prozessarchitektur auf Basis von Standardfunktionalitäten und tatsächlich notwendiger Anforderungen;
• Veränderungen durch Personalmanagement begleiten

Ein Erfolgsfaktor wird sein, sich zur richtigen Zeit die richtigen Gedanken zu machen und rechtzeitig in die Zukunft des Berichtswesens zu investieren!

Unser Team steht als Ansprechpartner zur Verfügung, um mit Ihnen Ihre Ziele zu diskutieren, eine qualitative Standortbestimmung durchzuführen und zukünftige Handlungsfelder zu definieren.