Typische Herausforderungen und Lösungsansätze aus der Marktpraxis

Entscheidend ist, wie in den einzelnen Phasen mit typischen Reibungspunkten umgegangen wird. Machen wir es konkret:

Welche potenziellen Herausforderungen entstehen in den einzelnen Phasen im Kontext des Transaktionsmonitorings – und wie kann ihnen begegnet werden?

• Ist-Analyse: Häufig zeigt sich, dass Transaktionsflüsse und beteiligte Systeme dezentral dokumentiert oder nur unvollständig in den Überwachungsprozess eingebunden sind. Um dies zu adressieren, empfiehlt sich eine abteilungsübergreifende Analyse aller relevanten Transaktionen, Systeme und Prozesse – inklusive Kernbank- und Schnittstellensystemen. Ziel ist es, Transparenz über Datenflüsse zu schaffen und mögliche Schattenprozesse zu identifizieren.
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• Zieldefinition und Scoping: Oft bestehen Unsicherheiten, welche Transaktionstypen, Geschäftsbereiche oder Gesellschaften in den Überwachungsumfang aufgenommen werden sollen. Hier hilft es, gemeinsam mit allen Stakeholdern den Projektfokus klar zu definieren – etwa welche Transaktionen überwacht werden müssen, welche Reporting-Pfade gelten und wie der Automatisierungsgrad ausgestaltet sein soll. Ein eindeutig abgesteckter Umfang erleichtert die Planung, reduziert Abstimmungsbedarf und verhindert spätere Erweiterungen ohne Anpassung von Ressourcen oder Zeitplan.
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• Definition der Anforderungen: Häufig zeigt sich ein unzureichend abgestimmtes Bild zwischen fachlichen, technischen und regulatorischen Perspektiven. Hier hilft ein strukturiertes Vorgehen mit klarer Priorisierung – etwa durch die Einteilung in Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen –, ergänzt durch abgestimmte Dokumentationen und iterative Abstimmungsschleifen.
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• Longlist: Diese Phase wird durch eine oft unübersichtliche Anbieterlandschaft mit vielen Nischenlösungen und geringer Markttransparenz erschwert. Ein systematisches, herstellerunabhängiges Vorgehen mit nachvollziehbarer Bewertungslogik schafft hier die Grundlage für fundierte und objektive Entscheidungen bei der Anbietervorauswahl.
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• Shortlist: Es zeigt sich, dass Anbieter Anforderungen unterschiedlich interpretieren und in variierender Detailtiefe beantworten. Das erschwert die Vergleichbarkeit und kann zu Fehleinschätzungen bei Kosten und Aufwand führen. Detaillierte Anforderungskataloge, standardisierte Rückmeldeformate und proaktive Kommunikation mit allen Kandidaten erhöhen die Vergleichbarkeit und reduzieren Fehleinschätzungen von Aufwand und Kosten.
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• Proof of Concept (PoC): Anbieter präsentieren generische oder zu technisch orientierte Demos, die kaum Rückschlüsse auf den tatsächlichen Praxiseinsatz zulassen. Aussagekräftige Ergebnisse entstehen nur, wenn realitätsnahe Anwendungsfälle und Testdaten frühzeitig definiert und mit den Anbietern abgestimmt werden – einschließlich klarer Erwartungen an Transparenz und Funktionstiefe.
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• Finale Bewertung: Diese Phase wird in vielen Projekten durch Unsicherheiten oder interne politische Einflussnahmen verzögert. Strukturierte Bewertungsverfahren mit nachvollziehbarer Gewichtung und faktenbasierter Argumentation schaffen hier die notwendige Entscheidungsreife – insbesondere dann, wenn alle relevanten Entscheidungsträger eng eingebunden sind.
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• Contracting: Verzögerungen und Missverständnisse entstehen häufig, wenn die vertragliche Ausgestaltung von Transaktionsmonitoring-Lösungen zu spät oder nur unvollständig adressiert wird. Besonders wichtig sind klare Regelungen zu Implementierungs- und Releasezyklen, Test- und Abnahmeumgebungen sowie zum vereinbarten Funktionsumfang.
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• Projektplanung: Unklare Rollenverteilungen, fehlende Ressourcen oder unzureichende Governance-Strukturen können direkt zum Projektstart zu Reibungsverlusten führen. Entscheidend ist, Schlüsselrollen frühzeitig zu besetzen, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und ein belastbares Steuerungsmodell inklusive Eskalationspfaden und Kommunikationswegen zu etablieren.
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Zukunftssichere Entscheidungen in einem komplexen Regulierungsumfeld

Angesichts zunehmender regulatorischer Anforderungen und steigender Belastungen für Compliance-Funktionen gewinnen strukturierte Entscheidungsprozesse strategisch an Bedeutung. Der vorgestellte Selektionsansatz bietet eine fundierte Grundlage, um technologische Lösungen zielgerichtet und nachvollziehbar auszuwählen – insbesondere in sensiblen Anwendungsfeldern wie der Überwachung von Kommunikationskanälen im Kontext potenziell strafbarer Handlungen.

Darüber hinaus ist der Ansatz auf weitere regulatorisch getriebene Technologieprojekte übertragbar, die im Zusammenhang mit neuen Vorgaben aus dem EU-AML-Paket (zum Beispiel KYC) oder der Instant-Payment-Verordnung wie der Echtzeit-Verifizierung von Zahlungsempfängern stehen.

In all diesen Fällen entstehen komplexe Anforderungen an Prozesse, Systeme und Datenflüsse. Deren Erfüllung macht eine strukturierte Auswahl geeigneter Lösungen besonders wichtig. Je größer und komplexer der Anwendungsfall und die zugrundeliegende IT-Architektur sind, desto entscheidender wird ein klar definierter, transparenter Auswahlprozess. Klare Phasen, transparente Bewertungskriterien und die frühzeitige Einbindung relevanter Stakeholder schaffen die Basis für tragfähige, regulatorisch belastbare und zukunftssichere Entscheidungen.