Continuous Accounting: der tagesaktuelle Finanzabschluss

Keyfacts:

• Umdenken hin zu schlanken, automatisierten Prozessen.
• Continuous Accounting verändert die Art und Weise des Finanz- und Rechnungswesen hin zum Schwerpunkt auf Echtzeitverarbeitung.
• Die Kombination aus Standardisierung, Zentralisierung und durchgängiger Automatisierung von Prozessen ist entscheidend.

In der heutigen Zeit von KI, Metaverse und Co. wird im Finanz- und Rechnungswesen mit traditionellen, starren und manuellen Buchführungsprozessen gearbeitet. Monatsabschlüsse dauern meist mehrere Tage, was zunächst zu zwangsläufig veralteten Informationen und letztendlich zu Nachteilen auf Entscheidungsebene führt. Ein Umdenken hin zu schlanken, automatisierten Prozessen ist hier empfehlenswert. Mithilfe des Continuous Accounting sind Finanzabteilungen in der Lage, diesen Forderungen nachzukommen und die Informationen zum Finanzabschluss tagesaktuell zur Verfügung zu stellen.

Finanzprognosen und -planungen werden kontinuierlich abgefragt

Zunehmende Komplexität und Geschwindigkeit im Finanz- und Rechnungswesen der Unternehmen bedeutet heutzutage zunehmenden Druck auf die Mitarbeitenden. Finanzprognosen und -planungen werden nicht mehr nur zu festen Zeitpunkten abgefragt, sondern kontinuierlich von der Geschäftsführung eingefordert – mit dem Ziel, Business-Entscheidungen auf der Basis von Echtzeitinformationen zu tätigen. Record-to-Report-Prozesse (R2R-Modell) nehmen mehrere Tage in Anspruch und führen beim Finanzabschluss dazu, dass Mitarbeitende im Finanzwesen zum Monatsende ein hohes Arbeitspensum zu bewältigen haben.

Record-to-Report-Prozesse nehmen zu viel Zeit in Anspruch

R2R ist ein sequenzieller Prozess mit vielen Abhängigkeiten, analog zu einem Fließband in der Autoproduktion. Per Definition können zuverlässige Daten und Kennzahlen für eine verlässliche Planungs- und Entscheidungsgrundlage nur am Ende eines bestimmten Zeitraums, sei es ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr, erstellt werden. Grundsätzlich werden am Tag nach Abschluss der Periode Schritte unternommen, diese Daten und Kennzahlen zunächst vorzubereiten, zu analysieren und schließlich zu melden. Bis diese Daten vorliegen, sind die Informationen oft veraltet. Die Kosten für diese Vorgehensweise sind hoch. Es bleibt keine Zeit für die Analyse und das erhöhte Fehlerrisiko kann die Qualität, Genauigkeit und Aktualität der Ergebnisse beeinträchtigen.

Im Continuous Accounting liegt der Schlüssel

Continuous Accounting kann die Lösung für das Dilemma sein. Es kann sich als Echtzeit-Datensatz-zu-Bericht vorgestellt werden, als Blaupause für eine modernere Buchhaltungsorganisation und als Aufforderung, sich über die Stapelverarbeitung hinaus zu entwickeln.

Das Prinzip Continuous Accounting

Das Prinzip dahinter: Statt zum Monats-, Quartals- oder Jahresende jeweils einen Abschluss zu erstellen, wird die anfallende Arbeit über den Monat verteilt. Das erhöht die Sicherheit in der Richtigkeit der Zahlen. Zudem werden Automatisierungs-, Kontroll- und Periodenabschlussaufgaben in das Tagesgeschäft eingebettet, sodass der starre Buchhaltungskalender das allgemeine Geschäft besser widerspiegelt. Continuous Accounting verändert die Art und Weise, wie Geschäftsprozesse ablaufen, indem es den Schwerpunkt auf Echtzeitverarbeitung, besonders qualifizierte Mitarbeitende und tiefgehende Analysen legt. Das Ergebnis ist ein effizienterer Abschluss, genauere Finanzdaten und eine effektivere Organisation.

Vorteile des Einsatzes von Continuous Accounting

Die händischen Datenübertragungen fallen weg, manuelle Fehler werden selten, Finanzprozesse und Qualitätskontrollen werden automatisiert und Standardaufgaben übernimmt das System. Mitarbeitende können sich auf die Analyse und die Bearbeitung von komplexen Sachverhalten fokussieren und damit auf Bereiche, die dem Unternehmen einen signifikanten Mehrwert liefern können. Es werden durch die ERP-übergreifende Transparenz und -Automatisierung Effizienzen realisiert, die bisher nicht möglich waren. Entscheider:innen und Mitarbeitende können damit alle Vorgänge kontinuierlich und in Echtzeit überprüfen. CFOs können nicht nur die Abläufe und Ressourcen planen, sondern Business-Entscheidungen auf Basis tagesaktueller Finanzdaten treffen. Diese Umstellung ist von entscheidender Bedeutung, da sie den Unternehmen Produktivitätsvorteile verschafft, die sie in die Lage versetzen, sich stärker auf die Analyse und Berichterstattung der finanziellen Leistung zu konzentrieren. Neue Karrierepfade durch gezieltes Einsetzen von Mitarbeitenden für Analysen und Reports entstehen. Damit wird die Transparenz der Finanzergebnisse, die traditionell dem Abschlussprozess vorbehalten ist, zu einem Echtzeitbild zu jedem Zeitpunkt des Rechnungszeitraums. Die Datenanalyse wird kontinuierlich, stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich usw. durchgeführt und kann auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.

Fünf Schritte, die helfen, den Finanzabschlussprozess zu automatisieren:

• Der erste wichtige Schritt zur Prozessverbesserung besteht darin, die Engpässe zu ermitteln, die in der Regel auf stark manuelle Verfahren zurückzuführen sind. Hier finden sich die größten Möglichkeiten zur Verbesserung und Rationalisierung bestehender Prozesse.
• Jeder Prozess sollte in kleine Bestandteile zerlegt werden, dadurch ergeben sich organisch Möglichkeiten zur weiteren Automatisierung und Optimierung.
• Aufgaben sollten so früh wie möglich eingeplant und in den alltäglichen Arbeitsablauf eingebettet werden.
• Standardisieren, zentralisieren und automatisieren, wo es möglich ist.
• Und zudem sollte eine kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Prozesse angestrebt werden.

Die Transformation ist jetzt gefragt

Intelligent Finance kombiniert Prozessverbesserung mit Technologie, um die Kontrolle, Genauigkeit und Effizienz der Finanzabteilung zu verbessern. Eine durchgängig automatisierte Buchhaltung, die prozessoptimiert und effizient gestaltet ist, ist heutzutage Voraussetzung, um Kosten- und Zeitdruck mit den erforderlichen Qualitätsanforderungen zu realisieren. Die Kombination aus Standardisierung, Zentralisierung und durchgängiger Automatisierung von Prozessen ist entscheidend, um mit dem Wandel Schritt zu halten und die strategische Rolle der Finanzabteilung zu stärken. Die Modernisierung der alten R2R-Prozesse ist überholt. Unternehmen sollten ihre Finanzfunktion jetzt transformieren.