„Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben“, dieser Satz stammt von Arne Schönbohm, Präsident des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), der Cybersicherheitsbehörde des Bundesinnenministeriums. Die deutlichen Worte flankieren eine Umfrage des BSI zum Thema Homeoffice unter 1.000 Unternehmen in Deutschland, die bereits vor der Pandemie das Arbeiten von zu Hause aus angeboten hatten. Demnach hat sich der Anteil der heimischen Arbeitsplätze während der Corona-Pandemie auf gut 60 Prozent mehr als verdoppelt. 86 Prozent der deutschen Führungskräfte wollen nach der Umfrage eines großen Personaldienstleisters auch künftig auf ein hybrides Modell aus Homeoffice und Präsenzarbeit setzen. Warum? Weil Arbeiten remote bei Mitarbeiter:innen und Management ankommt: Viele Beschäftigte hätten sich von zu Hause aus im Team sogar besser unterstützt als vor Ort im Büro, lautet ein Fazit.

Team-Building im virtuellen Büro mit Kollaborationsplattformen

Entscheidend für den Erfolg des Homeoffice-Modells ist die Arbeit mit Programmen wie Microsoft Teams, Jabber, Slack, Webex oder Zoom, um nur einige zu nennen. Sie gehören heute in vielen Unternehmen zum Arbeitsstandard und prägen die Zusammenarbeit.
Instant-Messaging-Dienste – dazu zählen beispielsweise Jabber oder Slack – lösen die E-Mail als Standard-Kommunikationsweg unter Kolleg:innen ab. Unterhaltungen müssen dort nicht formell sein, sondern dienen dem schnellen persönlichen Austausch. Dank Videokonferenzen ist die Teilnahme an Teammeetings problemlos von überall möglich. Diese Programme brechen Kommunikationsbarrieren und bringen Menschen in einem großen virtuellen Büro zusammen,

Unternehmen können sich aus einer Vielzahl von Plattformen, die für ihr Geschäft und ihre Mitarbeiter:innen passenden Funktionen auswählen und zu einem maßgeschneiderten Paket zusammenstellen. Videotelefonie, die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Chats, Datenanalysen, virtuelle Flipcharts, die Möglichkeit eigene Apps zu integrieren – das Arbeiten in virtuellen Projekt-Meetings und Konferenzen kann mindestens so produktiv sein wie die Zusammenarbeit am analogen Arbeitsplatz im Unternehmen.

Fünf „Must-haves“ für die Einführung von Kollaborationsplattformen im Unternehmen

KPMG hat während der Pandemie einige Kund:innen bei der Einführung von Kollaborationsplattformen, wie zum Beispiel MS Teams, begleitet. Dabei zeigte sich: Wenn Unternehmen wesentliche Punkte beim Rollout beachten, wird die Arbeit im Homeoffice zum Erfolg. Hier sind fünf entscheidende Tipps:

1.) Passenden Funktionsumfang für die Endnutzer:innen identifizieren

Kollaborationsplattformen bieten eine Vielzahl an Funktionen, die in der neuen mobileren Arbeitswelt benötigt werden – aber nicht alle Funktionen sind für alle nötig. Entscheidend ist, die Endnutzer:innen in den Fokus zu stellen und den passenden Umfang für das Unternehmen aus ihren Bedürfnissen heraus abzuleiten. Denn ein individuell zusammengestelltes Funktionspaket kann die Arbeit signifikant erleichtern. Dabei können verschiedene Kollaborationsmöglichkeiten genutzt werden, darunter gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Einsatz virtueller Whiteboards, wöchentliche Jour fixes, Aufgabenplanung, Erstellung von Umfragen oder gemeinsame Nutzung von Datenanalysen. Werden Programme von verschiedenen Anbietern kombiniert, sollte außerdem die Kompatibilität einzelner Funktionen überprüft werden.

2 .) Datenschutz- und Informationssicherheitsrisiken berücksichtigen

Gerade in der Financial-Service-Branche ist es unerlässlich, bei der unternehmensweiten Einführung eines digitalen Arbeitsmittels vorab alle Datenschutz- und Informationssicherheitsrisiken zu identifizieren und ein entsprechendes Sicherheitskonzept sowie eine Datenschutzfolgeabschätzung zu erstellen. Kollaborationsplattformen greifen auf personenbezogene Daten zu – sonst wäre die virtuelle Zusammenarbeit eben dieser Menschen nicht möglich. Folglich ist unter anderem zu prüfen, ob das Unternehmen selbst und nicht der Cloud-Anbieter die Datenverschlüsselung übernimmt, etwa über eine BYOK-/HSM-Verschlüsselung. Anbieter sind sich der Sicherheitsbedenken ihrer europäischen Kundschaft durchaus bewusst. und  kommt ihnen bezüglich der europäischen Datenschutzanforderungen teilweise etwas entgegen: Im Mai 2021 wurde verkündet, dass Unternehmen die Möglichkeit erhalten, ihre Daten auf Servern in der EU zu speichern und verarbeiten zu lassen.

3 .) Passende Lizenz wählen

Die meisten Plattformen bieten verschiedene Lizenzmodelle an, aus denen je nach Unternehmensgröße und Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit zu wählen ist. Natürlich spielt hierbei auch das Kostenmanagement eine Rolle, wobei die umfangreichste Lizenz die weitgehendste Nutzung der Sicherheits- und Compliance-Features erlaubt und daher gerade für die stark regulierte Finanzdienstleistungsbranche interessant sein kann.

4 .) Mitarbeiter:innen befähigen und motivieren

Entscheidend für eine erfolgreiche Einführung von Kollaborationsplattformen ist es, die Nutzer:innen zu begeistern und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich mit den Funktionalitäten vertraut zu machen. Dabei ist nicht zwingend davon auszugehen, dass alle neuen Nutzer:innen selbstständig die Bedienung lernen. Programme sind nicht für alle gleich „intuitiv“. Hier unterstützt beispielsweise ein Persona-Ansatz, durch den unterschiedliche Gruppen und ihre Bedürfnisse identifiziert werden können. Darauf aufbauend lassen sich Schulungsangebote erarbeiten, die unterschiedlich ausgeprägte Bedürfnisse bedienen – von Schulungssessions über FAQ-Seiten bis zu Tutorials im Intranet. Außerdem empfiehlt es sich, von Beginn an „Champions“ aufzubauen: Mitarbeiter:innen, die eine natürliche Begeisterung für das neue Arbeitswerkzeug mitbringen, sich intensiv damit beschäftigen, die Tools aktiv nutzen und ihre Erfahrungen ins Kollegium tragen. Der Austausch lässt sich durch Community-Formate ergänzend forcieren. Wichtig ist zudem, das Verhalten von Vorstand oder Geschäftsführung, mittlerem Management und Teamleitungen: Wenn Führungskräfte ihre Begeisterung für neue Arbeitsprozesse vorleben, ziehen die meisten gerne mit.

5 .) Technische Umsetzung planen und kommunizieren

Auch wenn es banal klingt: Mit Kollaborationsplattformen kann nur erfolgreich arbeiten, wer über ein (mobiles) Endgerät samt Software und Lizenz verfügt. Falls ein schrittweiser Rollout geplant ist, sollten Abhängigkeiten zwischen einzelnen Features identifiziert (z.B.: Für welche Anwendungen wird OneDrive benötigt, für welche Sharepoint) und die Rollout-Schritte entsprechend geplant werden. Für ein adäquates Erwartungsmanagement auf Seiten der Endnutzer:innen empfiehlt sich eine zeitnahe und transparente Kommunikation über geplante Erweiterungen und Veränderungen in der Oberfläche. Darüber hinaus ist natürlich zu beachten, dass alle technischen Maßnahmen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz rechtzeitig implementiert sind.

Wer diese fünf Punkte beachtet, ist bereits gut aufgestellt für eine erfolgreiche Einführung von Kollaborationsplattformen.