Mails und Videokonferenzen ohne Abhängigkeit von Big Techs

Ein hybrides Vorgehen als Mittel der Wahl: Auswahlkriterien für Alternativdienstleistungen

Bei der Auswahl geeigneter Ersatzlösungen sind vier Kriterien besonders relevant:

1. Souveräner Charakter: Hosting in Europa, DSGVO- und DORA-konform, unabhängig von US-Rechtsräumen
2. Funktionsumfang: Die Lösung muss die Anforderungen des jeweiligen Teams vollständig abdecken.
3. Interkonnektivität: Die neue Lösung muss sich gut in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen, sowohl technisch als auch organisatorisch.
4. Migrationsfähigkeit: Lösungen müssen so aufgebaut sein, dass sie bei Bedarf auch wieder austauschbar sind.

Mit Hilfe dieser Kriterien lassen sich die Anbieter identifizieren, welche die eigenen Anforderungen erfüllen und als hybride Option genutzt werden können.

Ein Ausstieg ist komplex, aber machbar

Ein Ausstieg aus einer bestehenden Workplace-Suite ist anspruchsvoll, weil die Bausteine in sich und andere Systeme stark integriert sind. Genau diese starke Bündelung erzeugt jedoch ein Konzentrationsrisiko, das in DORA ja ausdrücklich adressiert wird. Aus aktueller Risikolage betrachtet ist daher das hybride Vorgehen sinnvoll.

Im Mittelpunkt stehen dabei nicht nur die Alternativen, sondern auch die Herausforderungen, die ein tatsächlicher Wechsel mit sich bringt. Dazu zählen vor allem die operativen und technischen Migrationspfade (Mails, Kontakte, Terminserien, Dokumentenerstellung und mehr, die häufig unterschätzt werden.

Erste Alternativen – wie die On-Premise-Angebote der etablierten Dienstleister – scheinen naheliegend. Doch auch diese haben ihren Hauptsitz in der Regel nicht in der EU und sind damit nicht frei von regulatorischen oder geopolitischen Abhängigkeiten.

Will man echte digitale Souveränität erreichen, muss man europäische oder zumindest souveräne Alternativen prüfen – auch wenn diese stärker fragmentiert sind und es eine potenziell starke Einschränkung von Funktionalität bedeutet.

Der erste Schritt ist eine gründliche Analyse: Welche Prozesse laufen über die Workplace-Suite? Welche Funktionen sind kritisch? Diese lassen sich unter mehreren Überschriften bündeln, zum Beispiel Kommunikation, Kollaboration, Dokumentenmanagement, Wissensmanagement –, die jeweils durch spezialisierte Applikationen ersetzt werden können.

IAM und Device Management als Schlüssel zur Migration

Das Identity and Access Management (IAM) bildet das Rückgrat moderner digitaler Arbeitsplattformen. Ein souveräner Wechsel bedeutet dabei vor allem, die eigene Zielarchitektur für Identitäten, Zugriffe und Vertrauensbeziehungen neu zu definieren und damit die Grundlage für einen langfristig tragfähigen, unabhängigen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen.

Diese Neuausrichtung ist fachlich wie organisatorisch anspruchsvoll. In der Praxis sind Identitäts- und Berechtigungsstrukturen tief in Fachanwendungen, Verzeichnisdienste, Cloud-Services und hybride Betriebsmodelle integriert. IAM ist daher kein isoliertes IT-Migrationsprojekt, sondern ein zentraler architektonischer und governance-bezogener Gestaltungshebel für den Plattformwechsel und die Stärkung der digitalen Souveränität.

Auch Conditional-Access-Policys und Multi-Faktor-Mechanismen sind häufig eng an etablierte Workplace-Plattformen gekoppelt und lassen sich nicht ohne Weiteres auf alternative IAM-Systeme übertragen. Darüber hinaus vertrauen zahlreiche Drittanbieter-Integrationen – von CRM-Systemen über Dokumentenmanagementlösungen bis hin zu Cloud-Plattformen – auf den etablierten zentralen Identity Provider, was den Migrationsaufwand zusätzlich erhöht.

Der Erfolg eines Workplace-Wechsels wird von der Strategie entschieden

Der Knackpunkt einer Wechselstrategie liegt nicht im Austausch einzelner Werkzeuge, sondern im strategischen Aufbau einer konsistenten Zielarchitektur für Identitäten, Endgeräte und Zugriffssteuerung. IAM und Mobile Device Management (MDM) werden damit zu entscheidenden Komponenten eines souveränen Digital Workplace – und zugleich zu einem Schlüsselfaktor für regulatorische Konformität, etwa im Kontext von Datenschutz-, Aufsichts- und Resilienzanforderungen.

Dabei gilt, dass jedes Unternehmen für sich prüfen sollte, welche Systeme und Standards zur eigenen Architektur, zu den Compliance-Anforderungen und zum Betriebskonzept passen. Offene Schnittstellen und standardisierte Protokolle sind dabei zentrale Erfolgsfaktoren, insbesondere bei föderierten Identitäten, hybriden Setups und der Integration von Drittanwendungen.

Beispielhaft lassen sich im Bereich IAM Lösungen wie Zimbra, OpenIAM, Shibboleth oder Evolveum nennen. Diese Systeme setzen stark auf offene Standards und lassen sich flexibel in bestehende IT-Landschaften integrieren.

Auch im MDM-Umfeld entwickelt sich der Markt weiter: Es existieren zunehmend leistungsfähige Open-Source-Alternativen wie FleetMD, MicroMD oder Relution, die moderne Verwaltungs- und Inventarisierungsfunktionen bieten.

Der Weg zu einer souveränen Lösung besteht deshalb nicht in der vollständigen Nachbildung der Funktionen aus der bestehenden Umgebung, sondern in einer bewussten Auswahl solcher Werkzeuge, die funktional, organisatorisch und sicherheitstechnisch geeignet sind, einen souveränen Digital Workplace zu schaffen.

Die Auswahl ist also eng verknüpft mit der Frage, welche Funktionen man bereit ist aufzugeben, während gleichzeitig betriebliche Stabilität, Skalierbarkeit und regulatorische Konformität sichergestellt werden.

Digitale Souveränität als strategisches und regulatorisches Ziel

In einer Welt, in der digitale Abhängigkeiten zunehmend kritisch hinterfragt werden, kann die digitale Souveränität ein strategisches sowie regulatorisches Ziel sein – und nicht nur ein Selbstzweck. Unternehmen, die ihre digitale Souveränität stärken wollen, müssen individuelle Anforderungen identifizieren, geeignete Alternativen evaluieren und diese in einem strukturierten Prozess verproben.

Dabei gilt: Es gibt keine allgemeingültige Lösung – der Weg für das eigene Unternehmen leitet sich aus den strategischen Leitlinien ab und sollte frühzeitig auf eine schnell realisierbare Variante angepasst und um eine souveräne Variante erweitert werden.

Einen vorschnellen Wechsel anzustoßen ist nicht sinnvoll. Die aktuell vorhandenen Workplace-Suiten sind nicht grundlos Marktführer und bieten ein so nicht vorhandenes Funktionsportfolio an. Eine Hybridisierung kann unter Risikoaspekten sinnvoll sein und ist in jedem Institut als Einzelfallentscheidung zu sehen.

Dieser Text entstand unter Mitwirkung von Christian Wächter.