Elektronische Saldenbestätigung bei KPMG
Ein Praxisbeispiel für die Digitalisierung in der Jahresabschlussprüfung
Im Kontext der Digitalisierung ist häufig die Rede von künstlicher Intelligenz. Viele Prozesse lassen sich bereits auf einfache Weise digital und ohne manuelle Schnittstellen ausgestalten. Solche Projekte haben weiterhin die höchste Priorität bei der Digitalisierung des Rechnungswesens.
Gleiches gilt für die Digitalisierung der Abschlussprüfung. Ein gutes Beispiel sind elektronische Saldenbestätigungen. Hier ist KPMG gelungen, einen schnellen und für unsere Mandanten effizienten Prozess zu finden. Die Anfragen können heute portosparend ohne lästiges Drucken und Versenden sofort verschickt und beantwortet werden. Hierzu habe ich mich mit Janos Simon, Director Audit, unterhalten, der das neue Verfahren mitentwickelt und als einer der ersten eingesetzt hat.
Die Digitalisierung in der Jahresabschlussprüfung schreitet weiter voran – ein elementarer Bestandteil unserer Prüfungshandlungen ist das Einholen von externen (Salden)-Bestätigungen, die auf elektronischem Weg angefragt und beantwortet werden können. Wie habt Ihr diese Elemente verknüpft?
Janos Simon: Digitalisierung treibt die Abschlussprüfung seit Jahren. Insbesondere beim Thema Datenanalysen. Hier ziehen wir uns interne Daten aus den Unternehmen und analysieren diese, um Prüfungssicherheit zu erlangen. Wir nutzen aber auch die Digitalisierung für externe Bestätigungen und kommen in vielen weiteren Fällen ohne Papier aus. Externe Bestätigungen werden traditionell insbesondere bei Kreditoren und Debitoren eingeholt, um Prüfungssicherheit über die Forderungen und Verbindlichkeiten zu bekommen. Wir können hier eine hohe „audit evidence“ erreichen, weil es sich eben um eine Drittbestätigung handelt.
Wie hat sich die Umsetzung konkret gestaltet?
Janos Simon: Wir haben uns zunächst überlegt, an welchen Stellen der Prozess im Zeitalter der Digitalisierung verbessert und beschleunigt werden kann. Die Verbesserungspotenziale waren schnell identifiziert. Es ist nicht mehr notwendig, dass die Anschreiben vom Mandanten auf Briefpapier vorbereitet werden. Vielmehr werden die Anfragen über ein eigens entwickeltes Portal automatisch an die jeweiligen Empfänger per E-Mail versendet. Die Kunden und Lieferanten unserer Mandanten geben ihre Bestätigungen einfach und schnell über einen systemgenerierten Link elektronisch ab und können dort optional Anhänge hochladen. Durch die Abwicklung aller Arbeitsschritte innerhalb eines Tools entfällt eine papier- oder E-Mail-basierte Versendung bzw. Rücklaufkontrolle. Die Daten werden über unser Portal weiterverarbeitet. Das spart bei allen Beteiligten viel Zeit und Kosten.
Es war für uns wichtig, den Prozess insbesondere für den Bestätiger so einfach wie möglich zu halten. So erfordert die Teilnahme zum Beispiel keine aufwändige Registrierung, die Eingabe von Passwörtern, Usernames etc. ist auch nicht nötig.
Das klingt nach einer deutlichen Vereinfachung. Apropos Daten, gibt es hier nicht datenschutzrechtliche Bedenken bei der Verwendung von Mandantendaten sowie Zugriff durch Externe?
Janos Simon: Natürlich ist das Thema Datenschutz eine zentrale Fragestellung im Zusammenhang mit der Einführung des Portals zur elektronischen Saldenbestätigung, mit der wir uns intensiv auseinandergesetzt haben. Die hochgeladenen Daten unserer Mandanten (z.B. Name und Anschrift der Kunden/Lieferanten) unterliegen hinsichtlich Datenverarbeitung und -speicherung den strengen Datenschutzrichtlinien. Durch ein einfaches TAN-Verfahren bei der Beantwortung der Bestätigungs-Mail stellen wir die Authentizität der Antworten sicher. Eine datenschutzrechtliche Einwilligung ist nicht notwendig. Hinsichtlich der Datenschutzregelungen von KPMG gibt es ausführliche Hinweise auf unserer Webseite.
Elektronische Saldenbestätigungen sind ein Teil unseres Value-Audit-Prüfungsansatzes. Mit diesem verfolgen wir nicht nur das Ziel einer qualitativ hochwertigen und gleichzeitig effizienten Abschlussprüfung, die den regulatorischen Anforderungen im Sinne einer umfassenden Compliance gerecht wird, sondern schaffen darüber hinaus mit innovativer Technologie auch spürbaren Mehrwert und ermöglichen es, Zukunftstrends und veränderte Rahmenbedingungen zu antizipieren. Die elektronische Saldenbestätigungen wird bereits flächendeckend eingesetzt, soweit nicht der Wunsch des Mandanten oder andere Faktoren für eine klassische Vorgehensweise sprechen.
