Nebenbuch light: Datenharmonisierung für eine zentrale Rechnungslegung

Keyfacts:

• In der dezentralen Rechnungslegung muss das Accounting oft mit uneinheitlichen Daten umgehen – eine historisch gewachsene Landschaft unterschiedlicher Quellsysteme ist der Hintergrund.
• Der Trend geht daher aktuell zum Nebenbuch light als Lösung für die Standardisierung der Buchungsregeln in einem zentralen Tool.
• Der Vorteil: Accounting-Daten werden vereinheitlicht, die Aufwände sinken.

Bei der Umsetzung regulatorischer Anforderungen – ob Solvency II oder IFRS 17 – haben vor allem Versicherungen in den vergangenen Jahren häufig auf unterschiedliche Softwarelösungen gesetzt. Heute sehen sie sich daher mit einer fragmentierten Datenlage in einer oft unübersichtlichen Systemlandschaft konfrontiert.

Das verlängert die Laufzeit von Finanzprozessen. Wir beobachten im Markt im Angesicht dieser Entwicklungen folgende Herausforderungen:

1. Dezentrale Datenhaltung: Durch die Einführung unterschiedlicher Nebenbuch- und Rechenkerne werden Daten in verschiedenen Systemen erzeugt und vorgehalten. Oft fehlen Verbindungen zwischen diesen Systemen, und Daten müssen mit hohem Arbeitsaufwand zusammengetragen werden.
2. Fehlende Datenharmonisierung: Weil sie in mehreren unterschiedlichen Systemen vorgehalten werden, liegen die Daten in abweichenden Granularitäten und Formaten vor. Zum Beispiel für Reporting-Zwecke müssen diese aus den verschiedenen Quellen bezogen und aufbereitet werden. Zusätzlich müssen in diesem Zusammenhang komplexe Transformationsregeln erstellt werden. Auch das zieht einen großen Zeit- und Kostenaufwand nach sich.
3. Dezentrale Accounting-Logik: Auf verschiedene Vorsysteme und Rechenkerne verteilte Buchungslogiken werden oft von zusätzlichen manuellen Prozessen begleitet. Daraus ergeben sich Hindernisse bei der Anpassung von Buchungslogik und Kontenplänen, da immer alle Systeme angepasst werden müssen. Gleichzeitig fehlen den Accounting-Teams die Übersicht und das Detailwissen zu den Prozessen und zur Buchungslogik. Die Einführung eines zentralen Nebenbuches ist aufgrund der Komplexität bisher mit hohen Kosten für die Implementierung und Lizenzierung verbunden gewesen.

Einfacher und schneller mit Nebenbuch light

Versicherungsunternehmen benötigen daher ein Tool, das die Daten aus verschiedenen Quellsystemen inklusive der Nebenbücher in eine zentrale Buchungsplattform überträgt. Eine mögliche Lösung stellt die Einführung eines zentralen Nebenbuches light dar – bei gleichzeitiger Beibehaltung der bewusst dezentralen Rechnungslegung.

Diese neuen Angebote von Softwarehäusern bieten mehrere Vorteile: Sie gehen mit vergleichsweise niedrigen Kosten für Implementierung und Lizenzierung einher. Und es gibt auf dem Markt Angebote, die eine Erweiterung auf den vollen Funktionsumfang jederzeit ermöglichen. Unternehmen bleiben also flexibel. Ein Beispiel: SAP Fioneer bietet mit dem „SAP Financial Posting Gateway“ (SAP FPG) eine Lösung für die beschriebenen Herausforderungen an. SAP FPG konzentriert sich dabei ausschließlich auf die Buchungsfunktionalität des SAP Financial Product Subledger (SAP FPSL), kann aber erweitert werden.

Insbesondere drei Anwendungsfälle kristallisieren sich für die Integration eines Nebenbuch light in die IT-Architektur heraus:

Beispiel 1: Daten und Berechnungen aus verschiedenen Quellsystemen

Die Daten und Ergebnisse von Berechnungen aus verschiedenen Quellsystemen oder Landesgesellschaften müssen für Analysen und das Reporting zusammengefasst werden. Hier hilft eine zentrale Datenquelle, in der alle buchungsrelevanten Informationen harmonisiert auf Einzelgeschäftsebene vorliegen. Ein zentrales Nebenbuch light extrahiert alle notwendigen Daten und führt sie in einer einheitlichen Datenbasis zusammen. Der Aufwand für Analysen oder Reports sinkt deutlich.

Beispiel 2: Harmonisierung, Vereinheitlichung und Anreicherung von Daten

Im Zuge der Extraktion der Daten aus den Quell- oder Vorsystemen sind die Harmonisierung, Vereinheitlichung und Anreicherung von Daten entscheidend. Mappings und das Ergänzen von relevanten Merkmalen und Dimensionen (als Basis für eine umfangreiche Reporting- und Analysefähigkeit auf Basis der Informationen des Nebenbuchs) steigern die Qualität. Nur ein Baustein: der Umgang mit Fremdwährungen.

Beispiel 3: Kontenfindung

Wir beobachten in der Praxis immer wieder, dass die Kontenfindung in verschiedenen Quellsystemen stattfindet. Meist sind die Accounting-Regeln über verschiedene Systeme nicht standardisiert. Das führt zu zusätzlichen Prozessen, da quellsystemspezifische Buchungslogiken definiert und umgesetzt werden müssen.

Die Lösung: eine Kontenfindung im Nebenbuch light. Dabei werden die Geschäftsvorfälle anhand angelieferter Informationen in Buchungen mit korrekten Konten konvertiert und Hauptbuchbelege erzeugt. Mit überschaubarem Aufwand ergeben sich so zusätzliche Details im zentralen Nebenbuch, die aggregiert an das Hauptbuch übergeben werden können.

Kritischer Erfolgsfaktor ist die Vorarbeit

Erfolgskritisch bei der Nutzung eines zentralen Nebenbuches light ist es, dass die Geschäftsvorfälle in der vorgegebenen und harmonisierten Struktur angeliefert werden. Auf dem Weg dorthin gilt es die Möglichkeiten zu beschreiben, wie die Vorsysteme die Geschäftsvorfälle in der benötigten Struktur durch ein Mapping anliefern oder ein Datawarehouse für die Harmonisierung genutzt werden kann.

Diese Vorarbeit zahlt sich aus. Denn ein Nebenbuch light als Add-on zur bestehenden Architektur bündelt die Buchungsfunktionalität für mehrere Rechnungslegungen an einem zentralen Ort. Im Vergleich zur dezentralen Lösung oder einem vollwertigen Nebenbuch ermöglicht es die harmonisierte Anreicherung und die Nutzung zusätzlicher Merkmale und Dimensionen bei reduzierter Komplexität in der Einführung.

Dabei werden die Investitionen der Vorjahre in die Umsetzung von IFRS- oder Solvency-Rechenkernen nicht infrage gestellt. Das Nebenbuch light bildet damit die ideale Grundlage für ein flexibles Reporting und Analysen im Nebenbuch bei reduziertem Aufwand.