Robotic Process Automation in der Wirtschaftsprüfung

Keyfacts:

• RPA-Anwendungen oder auch Bots sind in der Wirtschaftsprüfung vielseitig einsetzbar.
• Bots eignen sich nicht nur zur Extraktion und Aufbereitung von Daten, sondern können auch komplexe Abfolgen von Arbeitsschritten übernehmen.
• Das bereichert das Aufgabenfeld der Wirtschaftsprüfenden, die sich dadurch mehr auf qualitative Tätigkeiten fokussieren können.

Fortschreitende Digitalisierung, zunehmender Fachkräftemangel: Diese beiden Entwicklungen sind auch in der Wirtschaftsprüfung spürbar. Die Automatisierung von Prozessen kann helfen, die Arbeitsintensität für die Mitarbeitenden zu reduzieren. Dabei sorgen digitale Tools für die passgenaue Bereitstellung und Auswertung der relevanten Daten. Das technische Stichwort lautet hier: Robotic Process Automation (RPA).

Was bedeutet RPA?

RPA-Anwendungen können – analog zu menschlichen Usern – auf die Benutzeroberfläche anderer Computer zugreifen und dort Aktionen ausführen. Sie sind in ihrem Einsatz vollständig unabhängig von den dort laufenden Systemen.

Es gibt grundsätzlich zwei Arten von RPA-Anwendungen:

1. Die regelbasierte Bearbeitung von Arbeitsschritten nach einem festen Schema. Die Schritte sind vordefiniert und folgen einem klaren Wenn-dann-Muster.
2. Die sogenannte Intelligent Automation, bei der der Prozessablauf mithilfe von künstlicher Intelligenz automatisiert wird. Dabei können die RPA-Anwendungen auch jenseits festgelegter Abläufe durch selbstlernende Technologien autonome Entscheidungen treffen.

Einsatzfelder in der Wirtschaftsprüfung

RPA-Anwendungen – oder auch Bots – können mit Standardprogrammen wie Microsoft Office, mit gängigen ERP-Systemen wie SAP, Navision und Oracle sowie mit der Oberfläche Browser-basierter Programme und Websites interagieren. Damit sind sie in der Wirtschaftsprüfung vielseitig einsetzbar – sowohl für die Optimierung von Aufgaben in der Praxisorganisation als auch zur Automatisierung definierter Arbeitsschritte aus der originären Prüftätigkeit.

Für den wirtschaftlich sinnvollen Einsatz von RPA-Anwendungen gelten generell zwei Voraussetzungen:
1. Es muss eine ausreichende Anzahl von Transaktionen geben.
2. Die Tätigkeit selbst muss standardisiert sein.

In der Praxisorganisation gibt es eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten. So eignen sich zum Beispiel zahlreiche Schnittstellenaufgaben aus dem täglichen Bereich sehr gut zur Automatisierung, bei denen (digital vorliegende) Informationen aus einer Datenquelle (zum Beispiel Excel) in ein anderes System (zum Beispiel SAP) übertragen werden müssen. Beispiele hierfür sind Stundenerfassungen oder Reisekostenabrechnungen, die Konsolidierung diverser Excel-Fragebögen sowie die automatisierte Abfrage von Web-Pages inklusive der nachfolgenden Ablage der abgerufenen Informationen in einer zentralen Datenbank.

Aber auch in der Prüftätigkeit selbst können Bots unterstützen: Dank des häufigen Einsatzes von Standard ERP-Systemen können Bots in diesen Systemen für die gezielte Extraktion von am Prüfungsziel ausgerichteten Daten (beziehungsweise Dokumenten) eingesetzt werden. In einem Folgeschritt können Bots die standardisiert vorliegenden Rohdaten aufbereiten sowie die Ergebnisse in vorbereitete Templates/Arbeitspapiere übertragen. Bots eignen sich dabei nicht nur zur Extraktion und Aufbereitung von Daten, sondern können – auf Basis einer strukturierten Vorlage – auch komplexe Abfolgen von Arbeitsschritten wie zum Beispiel das vollständig automatisierte Ausfüllen umfangreicher web-basierter Tools und Fragebögen übernehmen. So können etwa das Aufsetzen eines Engagement-Files sowie die Anlage eines nicht komplexen Prüfprozesses bereits heute durch einen Bot signifikant unterstützt beziehungsweise vollständig übernommen werden.

Bedeutung von RPA für die Mitarbeitenden

Durch die Vorstrukturierung und Standardisierung von Prozessen können RPA-Anwendungen auch komplexere oder arbeitsintensive Bearbeitungsschritte übernehmen, beispielsweise in der Vorbereitung der eigentlichen Prüfungstätigkeit. Durch RPA können Bots die Durchführung einfacher, sich wiederholender Tätigkeiten vollständig übernehmen. Dies bereichert das Aufgabenfeld der Wirtschaftsprüfenden, die sich dadurch mehr auf qualitative Tätigkeiten fokussieren können.