Business-Intelligence-Projekte agil umsetzen

Keyfacts:

• Business-Intelligence-Projekte sind eigentlich nie abgeschlossen – aufgrund von Weiterentwicklungen oder äußeren Einflüssen bleibt der Idealzustand immer ein Ziel.
• Agile Methoden bieten viele Vorteile dabei, den Dauerlauf zu bewältigen.
• Mit diesen Tipps räumen Entwickler-Teams typische Hürden und Hemmnisse aus dem Weg.

Business Intelligence – oder auch kurz BI genannt – das klingt nach smarten, technologiegetriebenen Lösungen. Nach perfekter Vernetzung und Zahnrädern, die optimal ineinandergreifen und ohne Reibungsverluste Kraft übertragen. Es klingt nach Ergebnissen und müheloser, effizienter Steuerung in Echtzeit.

Doch die Wirklichkeit sieht meist so aus: BI-Projekte sind in der Regel Langläufer, denn die einmal aufgebauten Systeme müssen permanent weiterbetrieben und gepflegt werden. Nicht immer ist der Daten-Input ideal oder muss noch händisch ergänzt werden.

Dazu passt beispielsweise: Die am weitesten verbreitete BI-Anwendung ist wohl immer noch Excel. Und das klingt dann schon weniger nach Real-Time-Dashboard, allgemeinverständlicher Dateninformation und intuitiv nutzbarer Visualisierung für alle.

BI-Projekte sind eigentlich nie abgeschlossen – agile Ansätze haben sich bewährt

Die Wahrheit ist: Ein Projektabschluss in einem Idealzustand wird in einem BI-Projekt in der Regel nie dauerhaft erreicht. Systeme werden abgelöst, Prozesse ändern sich oder die Organisation wird umstrukturiert – beispielsweise durch Merger oder Akquisitionen oder Geschäftsaus- oder -eingliederung.

Wie begegnen Teams dieser Herausforderung? Die Lösung sind aus meiner Sicht agile Methoden, die sich mit ihren zahlreichen Vorzügen in vielen IT-Projekten von der Softwarebereitstellung bis zur Produktentwicklung bewährt haben – und eben auch in der Praxis von BI-Projekten.

Agile BI erfordert eine auf Agilität ausgerichtete Arbeitsweise. Die Hauptvorteile sind zum einen das einfache Rollenkonzept, bestehend aus Product Owner, Scrum Master und Entwickler:innen mit ihren klar definierten Aufgaben. Zum anderen hilft die iterative Umsetzung in Entwicklungsschritten oder Sprints. Auf Anpassungen kann schnell und flexibel reagiert sowie das nächste Minimal Viable Product angesteuert werden.

Lösungen aus der Schattenwelt nutzen und integrieren

Von zentraler Bedeutung auf dem Weg zum Ziel sind auch eine transparente Kommunikation, die richtige Verständigung zwischen IT und Fachbereich und, vor allem in größeren Unternehmen, eine Spur diplomatisches Geschick. Schließlich lautet das Ziel, möglichst alle für die neue BI-Lösung zu gewinnen und Schattenlösungen zu vermeiden – also solche, die ein kleiner Kreis erstellt und nutzt, weil er sie besser findet als die offizielle Lösung.

In einem solchen Fall ist es ratsam, die Entwicklungen keinesfalls zu ignorieren oder per Anordnung zu unterbinden. Denn auch eine Schattenlösung ist in der Regel von motivierten Kolleg:innen erarbeitet worden, die sich selbst beholfen haben und wahrscheinlich auch andere mit Informationen versorgen.

Es lohnt sich also, die getane Arbeit genauer unter die Lupe zu nehmen und wertvollen Input zu nutzen. So holt man automatisch auch diese Kolleg:innen an Bord und gewinnt im Idealfall Mitstreiter:innen, Unterstützer:innen und im besten Fall Fans.

Hemmnisse von innen und außen begrenzen Kapazitäten und Ressourcen

In der Regel haben die Entwickler:innen in einem agilen Projektteam mehr Aufgaben und Anforderungen als Zeit. Daher ordnen Product Owner und Scrum Master die Tätigkeiten nach Dringlichkeit und bringen die anstehenden Aufwände in eine abgestimmte Task-Planung für die Sprints. Neben der eigentlichen Entwicklung sollten dabei einige weitere Punkte nicht übersehen werden. Dazu gehören:

• der operative Betrieb (System-Administration, Bugs, Release Updates, Technical Debt /technische Schuld, Dokumentation)
• der User-Support (Fragen zu Datenmodellen in Data Marts, Reports, Dashboards, Unterstützung bei Ad-hoc-Reporting, Governance/User Access)
• die Weiterentwicklung / Feature-Erweiterung (Test, Datenqualitäts-Tasks)
• Tätigkeiten außerhalb des Projekts: Nicht jedes Teammitglied befasst sich ausschließlich mit BI-Themen – viele nehmen mehrere Rollen im Unternehmen ein.

Gegen die Lethargie – Kondition im Dauerlauf behalten

Gerade in Projekten, die über mehrere Jahre laufen, können sich mit der Zeit Ermüdung und Lethargie breit machen. Die anfängliche Motivation schwindet und die Leistungen der Beteiligten sinken auf ein Standardmaß. Das ist nicht ungewöhnlich und sollte schlichtweg mitgeplant werden.

Das Gegenmittel: Einflussfaktoren und Gründe für eine schwindende Motivation frühzeitig erkennen und gemeinsam gegensteuern. Neben privaten Gründen, die nicht unmittelbar das Arbeitsumfeld betreffen, können das sein: