Regulatorische Verschnaufpause durch den Call for Evidence

Keyfacts:

• Banken müssen im Meldewesen eine Vielzahl von Regeln anwenden – gleichzeitig ist die Zahl der Sanktionen hoch.
• Daher ist es ratsam, die aktuelle regulatorische Verschnaufpause für eine stete Optimierung der Meldeprozesse zu nutzen.
• Ein Vorgehen in vier Stufen hat sich in der Praxis bewährt und zeigt auf, wie die Verbesserung der Meldeprozesse gelingt.

Banken in Europa müssen im Meldewesen eine Vielzahl von Vorgaben beachten. Eine Studie der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) hat bereits 2022 gezeigt: Die Institute müssen rund 400.000 Regeln und Datenelemente für das Meldewesen anwenden und dafür entsprechende IT-Lösungen entwickeln. Eine riesige Zahl – der Meldeaufwand hat sich in den vergangenen Jahren kontinuierlich erhöht.

Entlastung beim Einhalten von Anforderungen und das Vermeiden von Strafen oder Auflagen – das ist das Ziel der Finanzinstitute, die im Zentrum der Regulatorik stehen. Allein 2023 wurden laut ESMA in den Mitgliedstaaten der EU mehr als 970 Verwaltungssanktionen und -maßnahmen verhängt.

Gleichzeitig sehen sich Banken und andere Wertpapierhandelsinstitute mit stetigen Änderungen der Meldevorschriften konfrontiert, zuletzt im Rahmen des MiFIR Reviews. Das hat sie dazu veranlasst, wiederholt Bedenken über die hohe Belastung durch häufige, nicht synchronisierte Änderungen an den Regularien gegenüber der Aufsicht zu äußern.

Diese Bedenken haben die europäische Wertpapieraufsicht ESMA zu einer regulatorischen Verschnaufpause veranlasst – dem sogenannten Call for Evidence. Diese Pause sollten Finanzinstitute jetzt nutzen, um ihre Meldeprozesse zu verbessern.

Regulatorische Verschnaufpause: Jetzt für kommende Meldeanforderungen bereitmachen

So können sie einerseits den gestiegenen Ansprüchen der Aufsicht an die Qualität der gemeldeten Daten gerecht werden. Zum zweiten bildet eine optimierte Meldeinfrastruktur die Basis, um für kommende Anforderungen gewappnet zu sein.

Denn nach dem Call for Evidence kommt eine umfassende Harmonisierung der Meldeanforderungen auf die Institute zu – in letzter Instanz etwa durch das Integrierte Berichterstattungssystem des Eurosystems (Integrated Reporting Framework, IReF) und das Integrierte Berichtswörterbuch der Banken (Banks Integrated Reporting Dictionary, BIRD).

Sie lösen das Meldewesen auf Basis vordefinierter Meldetabellen ab, denn künftig sollen die Aufsichtsbehörden direkten Zugriff auf qualitätsgesicherte granulare Daten der Marktteilnehmer erhalten. Auch für eine erfolgreiche Transformation in Sachen IReF und BIRD bildet eine optimierte Meldeinfrastruktur also die beste Ausgangsbasis.

Aber wie lautet der beste Ansatz für eine Optimierung der Meldeprozesse?

Optimierung der Meldeprozesse von Finanzinstituten: ein vierstufiges Vorgehen

Wir sind überzeugt, dass die Verbesserung der Meldeprozesse am besten in einem vierstufigen Vorgehen gelingt, das sich in der Praxis gut bewährt hat.

 1. Setup-Check

Der erste Schritt zur Optimierung der Meldeprozesse ist die Überprüfung der Geschäftsarchitektur oder Business Architecture. Das Ziel ist also eine ganzheitliche Sicht auf die Struktur des Unternehmens, die Geschäftsabläufe und die Informationsflüsse.

Dabei werden die Bereiche und Kompetenzzentren identifiziert, die für die Meldungen verantwortlich sind. Wichtig: Analysieren Sie auch mögliche Fälle, in denen Meldungen an andere Stellen übertragen wurden. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Parteien in den Meldeprozess eingebunden sind.

Bei der Überprüfung der IT-Architektur sollte vor allem die Front-to-End-Meldearchitektur untersucht werden, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden. Zudem werden Outsourcing-Lösungen evaluiert, um die Effizienz der Meldeprozesse zu steigern.

2. Analyse auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Pünktlichkeit

Im zweiten Schritt sollten die Meldungen auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Pünktlichkeit untersucht werden. Diese sogenannten First Level Controls sollen sicherstellen, dass alle relevanten Daten erfasst werden, einschließlich der regulatorischen Ausnahmen von der Veröffentlichungspflicht.

Geprüft werden im Zuge dieser Analyse auch Spektrum der abgedeckten Instrumente und der meldepflichtigen Lifecycle Events der Instrumente – zum Beispiel Optionsausübungen.

Das Ziel: Es fehlen keine wichtigen Informationen. Dass die Meldungen inhaltlich korrekt sind, stellt ein stichprobenhafter Abgleich der tatsächlich gehandelten Geschäfte mit den erfolgten Meldungen sicher, unter Zuhilfenahme der Spezifikationen der internen Meldesysteme und der externen Melderegister.

Zudem werden die Rückmeldungen des Melderegisters analysiert – auf Ablehnungen oder Fehler beim Abgleich mit der Meldung des Kontrahenten. Dass Meldungen zeitgerecht erfolgen, wird anhand der Rückmeldungen des Melderegisters geprüft.

3. Entwicklung und Umsetzung geeigneter Lösungen zum Schließen von Lücken

Für die im zweiten Schritt identifizierten Meldefehler werden nun in Workshops mit den betroffenen Geschäftseinheiten, der Meldeeinheit sowie der IT gemeinsam Lösungen dafür definiert, die identifizierten Lücken zu schließen.

Nach einer anschließenden Priorisierung werden sie in den IT-Systemen des Instituts durch die IT implementiert. Umfassende Tests stellen die Richtigkeit der Implementierung vor Produktivnahme sicher.

4. Produktivnahme des verbesserten Melderegimes und Nachmeldung

Nach der Produktivnahme erfolgt die Meldung an die Aufsichtsbehörden nach dem optimiertem Meldeschema. Soweit erforderlich werden Nachmeldungen vorgenommen.

Die relevanten Dokumentationen werden aktualisiert und Mitarbeitende im Meldewesen zu den teils neuen Prozessen geschult.

Meldeprozesse gezielt überprüfen – Sanktionen vorbeugen und effizienter werden

Die regulatorischen Anforderungen im Meldewesen sind heute so anspruchsvoll wie selten zuvor. Die immense Anzahl an Regeln und Datenelementen, verbunden mit einer erhöhten Aufmerksamkeit der Aufsichtsbehörden in Bezug auf die Datenqualität der Meldungen, erhöht den Druck auf Finanzinstitute spürbar.

Die Vielzahl der verhängten Sanktionen zeigt deutlich, welche finanziellen und Reputationsrisiken aus Compliance-Lücken entstehen können. Daher empfehlen wir Finanzinstituten, ihre Meldeprozesse jetzt gezielt zu überprüfen und zu verbessern. Damit schaffen sie Vertrauen bei Prüfern und Aufsichtsbehörden, beugen Sanktionen vor und können darüber hinaus Effizienzgewinne erzielen.