Ein CLM als Schlüssel zum Erfüllen der DORA-Vorgaben

Die DORA-Verordnung definiert für die Vertragserstellung in Artikel 30 strikte Vorgaben. Durch den Einsatz von Vertragsmanagement-Software kann ihre Einhaltung überprüft werden. Die Rechte und Pflichten des Finanzunternehmens und des IKT-Drittdienstleisters müssen eindeutig zugewiesen und schriftlich dargelegt werden. Der vollständige Vertrag umfasst dabei die Vereinbarung über die Dienstleistungsgüte und wird in einem Dokument festgehalten, das den Parteien in Papierform oder in einem anderen dauerhaft zugänglichen, herunterladbaren Format zur Verfügung steht.

Zudem können Verträge im Rahmen von DORA per Software nach Risikograd, Dienstleistertyp oder anderen relevanten Kriterien kategorisiert werden, um eine bessere Übersicht und Kontrolle zu gewährleisten. Durch die Bewirtschaftung eines digitalen Vertrags eröffnen sich neue Möglichkeiten der Automatisierung und Auswertbarkeit. Das macht das Einhalten der DORA-Anforderungen deutlich einfacher und kann zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden.

Automatische Compliance-Checks und Fristenverwaltung durch das CLM

Ein weiteres Beispiel ist das Drittparteienrisikomanagement: Bestehende Verträge zum Beispiel mit technischen Dienstleistern müssen im Zuge des IKT-Drittparteienrisikomanagements vollständig analysiert und gegebenenfalls neu verhandelt werden. Denn im Zuge von DORA steigen die Anforderungen: Zum Beispiel müssen Verträge über einen sogenannten kritischen Leistungsgegenstand neue, zusätzliche Mindestvertragsinhalte enthalten, zum Beispiel konkrete Leistungsziele und Kündigungs- sowie Meldefristen.

Ein CLM unterstützt das von DORA geforderte Management von IKT-Drittanbietern, indem es die systematische Erfassung und Bewertung von Risiken in Zusammenhang mit Drittanbietern ermöglicht. Zudem werden Vertragsänderungen effizient durchgeführt, um diese an die DORA-Anforderungen anzupassen.

Auch die kontinuierliche Überprüfung der Einhaltung vereinbarter Service-Levels und Sicherheitsstandards sowie der Verpflichtungen von IKT-Dienstleistern werden durch ein CLM unterstützt. Durch den Einsatz einer CLM-Lösung kann regelmäßig geprüft werden, ob die mit Drittparteien geschlossenen Verträge die regulatorischen Anforderungen erfüllen und die Steuerung durch die Drittparteien erfolgt.

Vorteile eines CLM für Vorfallmanagement, Meldepflichten und Informationsregister

Auch für das IKT-Vorfallmanagement bietet das CLM große Vorteile im DORA-Kontext. DORA legt fest, dass IKT-bezogene Vorfälle sowie Cyberbedrohungen im Rahmen eines expliziten Vorfallmanagements durch das Finanzinstitut klassifiziert, protokolliert und im Zuge der Meldepflichten an die Behörden kommuniziert werden müssen. Eine CLM-Lösung kann diese Vorgänge beschleunigen, indem es den Abruf relevanter Vertragsinformationen automatisiert.

Die Tools können auch die Dokumentation vertragsbezogener Vorgänge im Zusammenhang mit erkannten Vorfällen beschleunigen. Außerdem lassen sich Meldepflichten durch vorkonfigurierte Berichtsvorlagen erleichtern. Denn ein CLM bietet die Möglichkeit, intelligente Workflows zur Erfassung, Verfolgung und Verwaltung von Vorfällen bereitzustellen.

Und auch das Informationsregister ist ein Anwendungsfall für das CLM: Eine zentrale Vertragsverwaltung erhöht die Übersicht und kann auch das laut Artikel 28, Absatz 3 in DORA geforderte Informationsregister abdecken. Im Informationsregister müssen alle vertraglichen Vereinbarungen über die Nutzung von IKT-Dienstleitungen festgehalten werden.

Außerdem ist es möglich, die notwendige Übertragung des Registers an die Behörden durch den Einsatz der CLM-Software zu planen und automatisierte Benachrichtigungen an Verantwortliche zu übermitteln.