Nahezu jeder unternehmerische Prozess steht heutzutage in Relation zu einer der verschiedenen Steuerarten. So hat auch die Asset-Management-Branche mit diversen steuerlichen Anforderungen zu kämpfen. Da verwundert es nicht, dass die Fehleranfälligkeit exponentiell steigt. Viele Unternehmen wirken dem durch Tax Outsourcing entgegen.
So können die steuerliche Reputation gesichert, die eigene Geschäftsentwicklung gefördert und zusätzlich die Kostenstruktur maßgeblich verbessert werden. Ein erfolgreiches Modell – sofern bestimmte Grundregeln beachtet werden.

In diesem Artikel geben wir einen Einblick in den Umgang von KPMG mit dem Thema digitale Prozesssteuerung im Tax Outsourcing. Unsere Kundschaft, wie auch wir, stehen dabei vor der Fragestellung, wie man die in- und externen Abläufe beschleunigen, automatisieren und verschlanken kann. Dabei nutzen wir eine Lösung unabhängiger, aber kompatibler Module, die maximale Flexibilität ermöglichen, um die passgenaue verfügbare Technologie nutzen zu können. Dabei stets im Hintergrund: beidseitige vollständige Prozesstransparenz durch den digitalen Fußabdruck.

Warum Tax Outsourcing?

Die Bedeutung einer modularen und digitalen Prozesssteuerung gewinnt insbesondere dann an Bedeutung, wenn eine Zusammenarbeit mit externen Beraterinnen und Beratern auf einer täglichen Basis erfolgt. Im Bereich des Asset Managements sehen wir aktuell starke Bewegungen im Bereich Tax Outsourcing. So konnte in den letzten Jahren für den Großteil der deutschen Spezialfondsbranche ein deutlicher Markttrend zur Auslagerung von steuerlichen (Teil-)Prozessen beobachtet werden. Dabei sind unterschiedlichste Modelle und Auslagerungsgrade am Markt erfolgreich. Die aktuelle Corona-Krise wird diese Tendenzen um Jahre beschleunigen. Viele Anlässe sind dabei fremdgesteuert und haben nichts mit dem eigentlichen Produkt oder Geschäft der Kapitalverwaltungsgesellschaften zu tun: Hat man sich gerade erst intensiv mit den neuen DAC-6-Anforderungen beschäftigt, folgen mit immer neuen BMF-Schreiben die nächsten großen Herausforderungen, die für Verunsicherung und Handlungsbedarf sorgen. Zudem sind die damit verbundenen Reputationsrisiken in Zeiten einer steuerlich sensibilisierten Öffentlichkeit nicht zu unterschätzen. Die Übernahme der Prozesse durch die Beraterinnen und Berater schafft Sicherheit und führt gleichzeitig zu verbesserten Kostenstrukturen.

Effiziente Prozesse als sichere Basis

Die Vorteile des Zusammenspiels zwischen Kapitalverwaltungsgesellschaften und steuerlichen Beraterinnen und Beratern sind vielfältig: Die Kapitalverwaltungsgesellschaft kann sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren. Gleichzeitig wird das Vorhalten der (steuerlichen) Fachkompetenz obsolet. Dies schafft Platz für neue Ideen – verlockend, jedoch nur erfolgreich, wenn gewisse Spielregeln beachtet werden. Reibungsloser Datenaustausch, klare Aufgabenverteilung, Festlegung von Verantwortlichkeiten – die Sicherstellung des Informationsflusses ist von zentraler Bedeutung. Gleichzeitig müssen die Aufsichts- und Controllingerfordernisse, insbesondere der Geschäftsführung, wirksam unterstützt werden. Ein vollumfänglicher Überblick schafft Vertrauen und damit das Fundament für eine langfristige Zusammenarbeit.

Das geeignete Rahmenwerk

Eine sichere und einheitliche Technologie ist neben der Fachlichkeit die Basis für einen reibungslosen Arbeitsprozess und ermöglicht eine hohe Effizienz und Qualität in der steuerlichen Zusammenarbeit. KPMG hat mit der Lösung KPMG Tax Outsourcing einen Ansatz entwickelt, der das Zusammenspiel zwischen der Kundschaft und den Beraterinnen und Beratern durch ein unabhängiges und modulares System maximal flexibel gestaltet und gleichzeitig den notwendigen Informationsfluss sicherstellt.

Die KPMG-Lösung Tax Outsourcing soll grundlegend als Blaupause für einen strukturierten, effizienten und stets nachvollziehbaren Outsourcing-Prozess dienen. Hierbei wird ganz nach dem bekannten Konzept des „Teilen und Herrschens“ vorgegangen, bei dem man ein großes Problem identifiziert, es in kleine Teilprobleme unterteilt und für jedes Teilproblem die perfekte Lösung findet. So wird schließlich effizient das Gesamtproblem gelöst. Das Thema Outsourcing wird in vier Teilprobleme aufgeteilt: Kommunikation und Controlling, Dateiablage, Datenlagerung und steuerliche Prozesse. Hierbei wird für jedes der vorgenannten Teilprobleme ein technisches, modulares Konzept entwickelt und eingesetzt. Ganz konkret ist der Aufbau der Module wie folgt:

(2) Dateiablage:

Dieses Modul dient einer fokussierten Ablage von Dateien. Die verwendete Technologie ist nicht relevant und kann beispielsweise durch einen SFTP-Server als auch durch gängige Cloud-Lösungen wie beispielsweise One-Drive abgedeckt werden.

(3) Kommunikation und Controlling:

Es handelt sich hierbei um das Modul, das zur Kommunikation zwischen der Kundschaft und Steuerberatung genutzt wird. Es greift zudem auf die Datenlagerung zu und visualisiert darin enthaltene Daten übersichtlich und strukturiert. Zudem dient es auch zur Anzeige des Status der steuerlichen Prozesse.

(4) Datenlagerung:

Die Datenlagerung besteht aus einem zentralen Datawarehouse, das alle notwendigen Daten speichert. Es ist der Single Point of Data und dient als zentraler Punkt zum Arbeiten mit Daten. Wie zuvor auch, ist die Technologie nicht relevant. Möglich wären beispielsweise MSSQL, NoSQL, SharePoint etc.

(5) Steuerliche Prozesse:

Bei diesem Modul handelt es sich konkret um die steuerliche Ausführung, die getätigt wird, um das Outsourcing durchzuführen, das sogenannte tatsächliche fachliche „Doing“. Dies kann eine Pipeline mit diversen Technologien sein oder, ganz traditionell, manuelle Arbeit.

Das gesamte Konstrukt ist universell einsetzbar. Jedes Modul greift wie ein Zahnrad in das andere und ermöglicht so einen reibungslosen und höchst effizienten Prozess. Hierbei ist die hinter jedem Modul zugrunde liegende Technologie völlig frei wählbar, solange sie die Zielerreichung des Moduls unterstützt und eine strukturierte Protokollierung besitzt. Die Ausführung der steuerlichen Prozesse der Kapitalverwaltungsgesellschaft kann so durch steuerliche Beratungen im Hintergrund erfolgen. Die Modularisierung der Prozesse hilft, die Zusammenarbeit auf wenige Schnittstellen zu reduzieren. Dabei kann der Umfang der steuerlichen Prozesse beliebig erweitert werden. So werden beispielsweise die Erstellung von Feststellungserklärungen, Quellensteuererstattungsanträge oder das steuerliche Tagesgeschäft in der Tax Pipeline angesiedelt.

Fazit

Die Reise der Branche hat bereits begonnen:
Das Outsourcing von immer komplexer werdenden, Ressourcen bindenden Prozessen, die nicht die Kernkompetenz von Unternehmensbereichen berühren, liegt aktuell insbesondere im Steuerbereich von Kapitalverwaltungsgesellschaften stark im Trend. Die Digitalisierung birgt auch hier enorme Chancen für eine effiziente und nachhaltige Prozessgestaltung, die eine langfristige Zusammenarbeit mit unserer Kundschaft fördert. Unser vielseitiges Team arbeitet fortlaufend daran, die Entwicklung aktiv mitzugestalten.