In Fußballteams gibt es eine klare Rollenverteilung. Ein Torwart würde niemals auf die Idee kommen, im nächsten Spiel im Mittelfeld zu spielen; ein Stürmer würde nicht einfach in die Verteidigung wechseln. Auch in komplexen Projekten wie solchen zur Einführung der neuen Lösung SAP S/4HANA in Unternehmen gilt es, eine große Zahl von Menschen so in Teams zu organisieren, dass diese im Prozess der SAP-Umstellung effizient zusammenzuarbeiten können.

Hier wie dort ist es essenziell, die notwendigen Eigenschaften und Fähigkeiten, die zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe benötigt werden, zu identifizieren und adäquat zu besetzen. Eines der Hauptprobleme in der Projektarbeit ist die unklare Zuordnung von Aufgaben auf Rollen. Herrscht hier Unklarheit, werden bestimmte Aufgaben unter Umständen mehrfach erledigt oder bleiben im schlimmsten Fall liegen.

Fachkräftemangel macht eine effiziente Planung unbedingt erforderlich

Besonders ein Umstand erschwert aktuell die Planung: Kaum ein Unternehmen verfügt derzeit über ausreichend Fachkräfte oder freie Kapazitäten im Business. Die ohnehin angespannte Situation am Fachkräftemarkt wurde durch die Corona-Pandemie zusätzlich verstärkt. Zudem sinkt die Zahl an verfügbaren Expert:innen mit der zunehmenden Menge an SAP-S/4HANA-Transformationsprojekten stetig. Darum ist ein effizienter Umgang mit Ressourcen unbedingt erforderlich.

Die Tücken bei der Zusammensetzung von Teams im SAP-Umfeld

Transformationsprojekte im Rahmen der Umstellung auf SAP S/4HANA zeichnen sich durch ihre Größenordnung und Komplexität aus. Sie bringen gleich mehrere Herausforderungen mit sich. Eine besteht darin, dass Menschen zusammenarbeiten sollen, die in dieser Konstellation noch nicht im Unternehmen miteinander gearbeitet haben. Zudem haben sie gemeinsam Themen zu bearbeiten und Lösungen zu finden, die für sie in vielen Fällen neu sind. Hinzu kommt eine implizite Erwartungshaltung auf der Seite der Kunden, die auf externe Anbieter setzen. Denn nicht selten wird erwartet, dass diese solche Aufgaben ebenfalls abdecken und managen.

Dabei wird eines häufig übersehen: Auch wenn Unternehmen bei der Einführung von SAP S/4HANA als Kunde mit externen Anbietern zusammenarbeiten, bringen diese in der Regel einen Mix an Ressourcen mit – sei es, weil diese selbst neue Mitarbeitende einstellen müssen oder weil sie die ihrerseits fehlenden Kompetenzen mit externen SAP-Fachkräften wie Freelancern ergänzen.

Ressourcenplanung ist eine kontinuierliche Aufgabe

Die Planung von Ressourcen ist eine kontinuierliche und iterative Aufgabe, die nicht nur einmal zu Beginn eines Projekts erledigt werden kann. Das gilt insbesondere für den späteren Projektverlauf. Projekte geraten etwa dann ins Stocken, wenn einzelne Ressourcen bereits erschöpft sind – wenn Fachkräfte beispielsweise aus ihren angestammten Bereichen abgezogen wurden und dort wieder gebraucht werden.

Für Momente wie diese sollte vorgesorgt und Ersatz vorhanden sein. Auch ein Einwechselspieler kommt nicht gleich zu Beginn eines Fußballspiels auf das Feld, sondern in der zweiten Spielhälfte, wenn die Kraftressourcen eines anderen Spielers aufgebraucht sind.

Der richtige Mix im Team macht den Unterschied

Die Projektplanung hat einen maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg von Transformationsprojekten. Denn dieser hängt letztlich davon ab, ob es gelingt, Teams zusammenzustellen, die gut und effizient miteinander arbeiten können.

Für diese Art von Projekten gibt es nur eine begrenzte Anzahl von Fachkräften, die überhaupt die benötigten Skills mitbringen. Deshalb ist es umso wichtiger, klar zu beschreiben, wer welche Aufgabe übernimmt. Dabei ist für die optimale Lösung der richtige Mix entscheidend: Ein Team, das überwiegend aus Einzelkämpfern besteht, wird ebenso wenig erfolgreich sein wie ein Team, in dem die Mehrheit nach Harmonie strebt.

Eine klare Verteilung von Rollen und Aufgaben ist unabdingbar

Ein Stürmer gehört nicht ins Tor. Anders gesagt: Wenn es um Ressourcenplanung bzw. den Aufbau von Teams im Business geht, besteht die hohe Kunst darin sicherzustellen, dass während des gesamten Projekts die richtige Person mit den benötigten Fähigkeiten zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle verfügbar ist.

Insbesondere bei ungewohnten und komplexen Herausforderungen wie der Umstellung auf SAP S/4HANA kann man sich nicht erlauben, einfach darauf zu hoffen, dass die Zusammenarbeit funktioniert. Dabei ist die Verteilung von Rollen und Aufgaben alles andere als trivial. Doch damit steht und fällt der Erfolg des SAP-Projekts. Darum sollten diese Transformationsprojekte mit ihren Prozessen von Anfang an klar strukturiert sein.