Für Unternehmen ist ein modernes digitales System für das Enterprise Resource Planning (ERP) der Schlüssel für langfristigen, nachhaltigen Erfolg. Unternehmen, die als ERP-System bislang SAP ECC einsetzen, sind gefordert, ihr System zeitnah auf das Nachfolgeprodukt S/4HANA umzustellen. Der Grund: SAP hat angekündigt, spätestens 2030 den Support für die heutige ERP-Generation zu beenden.

Was leistet ein ERP-System?

Unternehmen können mit einem IT-gestützten ERP-System Geschäftsprozesse in den Bereichen Produktion, Beschaffung, Einkauf, Vertrieb, Marketing, Finanzen bzw. Rechnungswesen, Personalwesen, Controlling und mehr digital gestalten und automatisieren sowie entlang der Wertschöpfungskette miteinander verknüpfen. Damit ist ein ERP-System in modernen komplexen Unternehmen ein zentrales Tool, um alle Ressourcen mit Erfolg strategisch zu steuern.

Die Basis ist ein vollintegriertes ERP – also ein Planungs- und Steuerungstool, mit dem sämtliche Bereiche des Unternehmens ausgestattet sind, sodass ineffiziente Insellösungen und riskante Schnittstellen vermieden werden. Es fußt auf einer zentralen Datenverwaltung. Mithilfe eines solchen Systems können organisatorische Strukturen und Prozesse schneller an Marktveränderungen angepasst werden.

Was ist S/4HANA?

S/4HANA ist die vierte Generation (dafür steht die 4 im Namen) der SAP Business Suite und der Nachfolger der ERP-Software SAP ECC. HANA ist die Abkürzung für High Performance Analytic Appliance – das ist die In-Memory-Datenbanktechnologie, auf der S/4HANA aufbaut. Hinzu kommt eine neue Benutzeroberfläche, SAP Fiori. S/4HANA verspricht eine höhere Leistungsfähigkeit, Echtzeit-Analysen und Möglichkeiten, Machine Learning und KI einzusetzen. Damit ist die Umstellung auf S/4HANA ein wichtiger Baustein der digitalen Transformation.

Ist der Wechsel zu S/4HANA nicht einfach nur ein IT-Projekt?

Nein, die Einführung des neuen ERP-Systems ist eine umfassende Transformation, die neben einer neuen Technologie auch ein neues Datenmodell und Prozessanpassungen umfasst. Da das ERP das Herzstück der Unternehmensplanung und -steuerung darstellt, betrifft der Umstieg auf die neue Business Suite direkt oder mittelbar alle Bereiche und Prozesse im Unternehmen.

Damit bietet sich die große Chance, im Rahmen des Wechsels zu S/4HANA Strukturen zu bereinigen, Geschäftsprozesse zu standardisieren und zu digitalisieren, die Systemlandschaft zu modernisieren, die Datenqualität zu verbessern und so die Agilität und Skalierbarkeit der Organisation zu erhöhen.

Die Einführung des neuen Systems generiert so einen spürbaren Mehrwert. Die S/4HANA-Umstellung bringt die Digitalisierung von Prozessen End-to-End deutlich voran – dies ist insbesondere in der Finanzfunktion von Interesse. Auch die Steuerfunktion und der Bereich Business Intelligence (BI) sollten integriert werden.

Gleichzeitig ist die Transformation zu S/4HANA eine komplexe Aufgabe: Unterlaufen Fehler bei der Einführung, können diese sich tiefgreifend in vielen Bereichen des Unternehmens auswirken. Außerdem läuft die Umstellung während des laufenden Geschäfts ab, das in dieser Zeit selbstverständlich störungs- und fehlerfrei weiterlaufen soll.

Wie bereitet man die Umstellung auf S/4HANA vor?

Bereits vor Beginn der eigentlichen Migration sind eine Reihe von Fragen zu klären. Nur wenige Beispiele: Welche Ziele sollen im Unternehmen mit der Umstellung verbunden sein? Wie lassen sich Anforderungen der Zukunft bereits heute in Anforderungen für das ERP-System übertragen? Welche Prozesse sollen in das neue System übertragen werden?

Auf technischer Seite stellen sich u.a. diese Fragen: Welcher Ansatz ist für das Unternehmen der passende – eine komplette Neueinführung (Greenfield), eine Anpassung der bestehenden IT-Landschaft (System-Konvertierung, auch Brownfield genannt) oder etwas dazwischen? Soll S/4HANA in der Cloud oder On-Premise, also auf eigenen Servern, oder als Hybridlösung eingesetzt werden? Welche technischen Voraussetzungen müssen dafür gegeben sein?

Auf Basis der Antworten auf diese Fragen lässt sich das Projekt planen und das Vorgehen einschließlich einer Roadmap festlegen. Dabei ist dann auch die Frage wichtig, welche Kompetenzen für die verschiedenen Phasen des Transformationsprojekts benötigt werden.

Nicht zu vergessen ist schon ab dem Projektstart die Frage der SAP-Berechtigungen, also die Festlegung, wer Zugriff auf welche Daten und Prozesse haben darf. Die aktuell in ECC definierten Berechtigungen können möglicherweise nicht zur neuen S/4HANA-Landschaft und den im Zuge der Migration angepassten Geschäftsprozessen passen. Es empfiehlt sich daher, parallel zum S/4HANA-Systemaufbau auch die Berechtigungen zu prüfen und zu überarbeiten.

Welche Schritte umfasst die Migration auf S/4HANA?

Auf Grundlage der Projektplanung und der Roadmap lässt sich ein ideales Projektteam mit einer klaren Verteilung von Rollen und Aufgaben zusammenstellen. Das Project Management Office kann hierbei bedarfsgerecht unterstützen. Zugleich ist abzuwägen, inwieweit Methoden des agilen Projektmanagements auf die Einführung von S/4HANA anwendbar sind.

Nun können Vorprojekte wie etwa die Implementierung der neuen HANA-Datenbank umgesetzt und das konkrete Migrationsprojekt konzipiert werden. Letzteres besteht aus der Umsetzung inkl. etwaiger Systemanpassungen, Change Management (Schulungen o.ä.) und Tests sowie dem letztlichen Go Live.

Fazit: Rechtzeitig loslegen

Dies alles zeigt:

• Die Migration zu S/4HANA ist eine aufwändige Transformation. Der Prozess benötigt viel Zeit und Ressourcen. Anfangs wurde der Aufwand vielfach unterschätzt. Unsere S/4HANA-Expert:innen halten einen Zeitrahmen von zwei Jahren für den kompletten unternehmensweiten Rollout für realistisch.
• Es lohnt sich, jetzt mit der Umstellung auf S/4HANA loszulegen, um frühzeitig die Vorteile der Transformation nutzen zu können.