Umstellung auf SAP S/4HANA: Mögliche Auswirkungen auf die Tax Compliance

Warum der Wechsel der ERP-Software auch die Steuerabteilungen intensiv beschäftigen sollte

Keyfacts

  • Unternehmen, die SAP nutzen, müssen ihr ERP-System auf S/4HANA umstellen.
  • In die Implementierung/Umstellung sollten auch die Steuerabteilungen stark eingebunden werden.
  • Der Umstieg auf S/4HANA bietet diverse Möglichkeiten, auch im Hinblick auf die steuerlichen Prozesse.
Christian Stender
  • Partner, Tax Transformation
Mehr über meine Themen Nachricht schreiben

Die meisten Unternehmen in Deutschland stehen vor der Umstellung ihres Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP). Der Grund: Sie nutzen ERP-Software von SAP – und der Hersteller führt derzeit S/4HANA ein und stellt die Wartung für die bisherigen ECC-Installationen 2027, gegen Aufpreis im Jahr 2030 ein. Unternehmen, die SAP ECC nutzen, sind somit gezwungen, sich mit dem Wechsel auf S/4HANA zu beschäftigen.

Die Umstellung ist für viele ein mehrjähriges Projekt. Das gesamte Geschäft läuft über ERP, vom Auftragseingang über die Warenwirtschaft bis zur Rechnungserstellung. Das bedeutet, in den kommenden Jahren wird die komplette Software-Basis ausgetauscht. Was die Sache noch komplexer macht: Vielfach sind die Systeme über die Jahre gewachsen.

Bessere Daten, bessere Steuerfunktion

In den meisten Unternehmen ist die Aufsetzung des neuen ERP-Systems ein IT-getriebenes Projekt, das die IT-Abteilung verständlicherweise – aufgrund der Gesamtkomplexität – so einfach wie möglich halten will. Es ist aber nicht ratsam, S/4HANA auf Basis der gleichen „alten“ Prozessen und der gleichen Systematik zu implementieren. Die Umstellung auf die neue ERP-Suite bietet den Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, auch hinsichtlich ihrer Steuer-Compliance.

Warum ist das notwendig? Die heutigen ERP-Systeme sind aus Sicht der Steuerfunktion vielfach nicht optimal ausgestaltet, häufig sind sie auf andere Bedürfnisse hin optimiert.

Zwar wird jede Transaktion im ERP abgebildet, die Informationen sind aber oftmals nicht ausreichend, aggregiert oder konsolidiert. Diese strukturierten Daten sind aus steuerlicher Sicht vielfach unzureichend. Sie liefern nicht die Informationstiefe, die die Steuerabteilungen für steuerlich korrekte und ggfs. automatisierte Entscheidungen benötigen.

Baustein statt Schulung

Hinzu kommt, dass steuerrelevante Transaktionen unter Umständen unter den Tisch fallen. Das betrifft etwa Bereiche wie Lohnsteuer oder Quellensteuer. Sie fällt zum Beispiel an, wenn ein Unternehmen für eine Veranstaltung einen prominenten Gast aus dem Ausland bucht. Die Event-Abteilung denkt womöglich nicht an die Steuer – das ist auch nicht ihre Aufgabe. Wenn aber das ERP an dieser Stelle eine Lücke hat, bekommt die Steuerabteilung im schlimmsten Fall die Buchung des Gasts gar nicht mit. Dann droht das Unternehmen hier non-compliant zu werden.

Sollten also die Event-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter auf Compliance bei der Quellensteuer hin geschult werden? Nein, das ist nicht notwendig. Stattdessen sollte im ERP der notwendige Prozess implementiert werden, der bei der Buchung eines ausländischen Kreditors automatisch die notwendigen Informationen abfragt.

Die Finanzverwaltung wird strikter

Die anstehende ERP-Umstellung ist der ideale Zeitpunkt, zugleich die Prozesse entsprechend anzupassen, damit künftig für die steuerliche Würdigung aller Transaktionen die Daten in der benötigten Granularität zur Verfügung stehen. Das Problem wird zunehmend akut, denn mit der Digitalisierung steigen die Ansprüche der Finanzverwaltung an Tax Compliance. Das betrifft alle steuerlich relevanten Transaktionen, also letztlich so gut wie alle betrieblichen Prozesse.

Den IT-Experten, die mit der ERP-Umstellung betraut sind, fehlt in aller Regel der Blick auf die Bedürfnisse der Steuerfunktion. Dem tragen viele Unternehmen Rechnung, indem sie die Steuerabteilung hinzuziehen. Das genügt aber nicht. Die Steuerabteilung sollte einer der wesentlichen Beteiligten beim ERP-Wechsel sein.

Der Umstieg auf ein neues ERP-System kostet bereits viel Geld. Zusätzlich optionale Tax-Bausteine zu integrieren und zu weiteren Kosten die Prozesse neu aufzusetzen, ist daher eine Frage des Budgets. Doch die Investition lohnt sich. Wer die Prozesse für eine gute Steuer-Compliance von vornherein richtig aufsetzt, spart am Ende Geld: Er kann dann sicher sein, dass im ERP Transaktionen steuerlich richtig gewürdigt und compliant durchlaufen werden.

Christian Stender
  • Partner, Tax Transformation
Mehr über meine Themen Nachricht schreiben