Es passiert immer öfter: Die Finanzabteilung ist so überlastet, dass sie nicht mehr hinterherkommt und Berge von Arbeit liegen bleiben. Die Covid-19-Pandemie verstärkt diesen Effekt in vielen Branchen noch.
Das kostet Mitarbeiter nicht nur Kraft und Nerven, sondern führt mitunter auch zu Compliance-Verstößen. Es handelt sich um ein tiefgreifendes Problem, das sehr ernstgenommen werden sollte.
Denn es geht um weit mehr als verspätet gezahlte Rechnungen.
Ursachen der Engpässe
Zunächst ist es wichtig zu verstehen, dass übermäßiger Druck im Rechnungswesen in der Regel strukturelle Gründe hat.
Zum einen wird das Finanzwesen immer komplexer. Zu den wichtigsten Aufgaben in der Finanzabteilung zählen heute Digitalisierungsprojekte wie die Einführung eines neuen ERP-Systems oder die Automatisierung von Vorgängen. Gleichzeitig steigen die regulatorischen Anforderungen, auch dadurch werden aufwändige Prozessveränderungen erforderlich. Das alles bindet viele Ressourcen.
Verschärfend kommt das Thema Personal hinzu. So mangelt es insbesondere in Ballungsgebieten häufig an Buchhaltern und Finanzexperten. Die Fachkräfte sind sehr begehrt und werden schnell von Konkurrenten abgeworben. Wenn es bei ohnehin dünner Besetzung noch eine Reihe von Krankmeldungen gibt oder die Urlaubszeit bevorsteht, wird es schnell eng.
Viele Unternehmen versuchen, den Personalmangel zu umgehen, indem sie Teile ihrer Finanzabteilungen auslagern. Doch das führt in der Übergangsphase nicht selten erstmal zu Mehraufwand.
Das Coronavirus verstärkt diese Schwierigkeiten aktuell noch, weil es – je nach betroffener Branche – zu einem starken Volumenzuwachs an Geschäftsvorfällen und zu einer Störung der erprobten Arbeitsabläufe führt. Gleichzeitig geht es oftmals mit einer eingeschränkten ERP/IT-Infrastruktur einher.
Bei Ausfällen drohen gravierende Konsequenzen
Auf welches Konto und auf welche Kostenstelle ist ein Beleg zu buchen? Und welcher Umsatzsteuerschlüssel ist dabei anzuwenden? Solche und viele weitere steuerliche, rechtliche und finanzielle Fragen sind in Prozessen des Rechnungswesens zu beantworten. Verzögert sich die Beantwortung, hat das Auswirkungen auf Bereiche wie die Rechnungserstellung und -bezahlung oder die Erstellung des Jahresabschlusses.
Deswegen haben Engpässe oder gar Ausfälle schnell weitreichende Konsequenzen. Bei manchen Unternehmen häufen sich tausende unbearbeitete Buchungsvorgänge an. Es drohen erhebliche finanzielle Verluste durch Zinszahlungen oder ein verspätetes Mahnwesen.
Gravierend sind auch Auswirkungen von Reputationsschäden. Mögliche Fehler im Jahresabschluss können das Vertrauen der Stakeholder herausfordern. Verspätet gezahlte Rechnungen stellen die Beziehung zu den Zulieferern auf die Probe – und können die Geschäftsbeziehung erheblich beeinträchtigen. Insbesondere durch das Coronavirus können Lieferanten in ihrer Existenz gefährdet sein. Dies hat weitreichende Folgen auch für den aktuellen und zukünftigen Geschäftserfolg.
Belastung der Belegschaft
Nicht zu unterschätzen sind die Effekte auf die Belegschaft. Ist die Arbeitsmenge für die Mitarbeiter des Rechnungswesens nicht mehr zu bewältigen, steigt häufig der Krankenstand und die Motivation sinkt.
Deswegen ist es wichtig, solche Situationen nicht auszusitzen, sondern schnell Lösungen zu finden. Dabei können etwa externe Accounting-Teams helfen, die bei Engpässen im eigenen Unternehmen schnell und pragmatisch helfen. So verschaffen sich Unternehmen Luft, bis der Personalmangel im Rechnungswesen behoben ist.
Fazit
Zu schwach besetzte Finanzabteilungen sind eine schwerwiegende Herausforderung für das gesamte Unternehmen.
Deshalb ist es wichtig, eine solche Situation frühzeitig zu erkennen, sehr ernst zu nehmen und schnell Abhilfe zu schaffen – damit im Rechnungswesen und in der Firma schon bald wieder Normalität eintritt.
