In vielen Rechtsabteilungen mangelt es an klaren Strukturen und Prozessen. Das erschwert die tagtägliche Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denn diese müssen zahlreiche Aufgaben bewältigen. Sie müssen in rechtlichen Fragen aller Art beraten und ein umfassendes Risikomanagement leisten – all das schnellstmöglich und mit konkretem Mehrwert für die gesamte Institution.
Um ihre Aufgaben zu erfüllen, beauftragen die Rechtsabteilungen auch externe Rechtsberater, allerdings häufig ohne interne Abstimmung innerhalb und außerhalb der eigenen Abteilung. Da beispielweise auch HR zu Personalthemen und Finance zu Steuerthemen mandatiert, kann die Beauftragungslage extrem unübersichtlich werden.
Hohe Kosten, schlechte Stellung
Zwei Konsequenzen resultieren aus dieser Unübersichtlichkeit: Die Intransparenz verhindert, dass man Einsparpotenziale hebt, zum Beispiel, weil nicht erkannt wird, dass Rabattgrenzen erreicht werden. Dadurch verlieren die Unternehmen viel Geld.
Zudem wird die interne Stellung der Rechtsabteilungen geschwächt. Sie gelten als Kostenfaktoren mit intransparenten Ausgaben. Die wiederum können das Unternehmen zu Budgetkürzungen verleiten – worunter dann die Arbeitsqualität der Abteilung leidet, was mittel- und langfristig wieder zu höheren Kosten führt.
Rechtsabteilungen können diesen Kreislauf jedoch durch ein Legal Spend Management durchbrechen. Dieses gewährleistet klare Strukturen, intelligente Prozesse und eindeutige Aufgabenbereiche. Wie gelingt der Kulturwandel? Ich empfehle den Rechtsabteilungen vier Maßnahmen:
1. Bestandsanalyse vornehmen
Die Bestandsanalyse beantwortet die folgenden Fragen: Mit welchen Kanzleien arbeiten Sie zusammen? Wofür brauchen Sie diese Kanzleien? Was erledigen die Kanzleien zu welchen Preisen?
2. Soll-Stand definieren
Nun geht es darum, wie Sie Kosten reduzieren können: Wann müssen Sie auf ein globales Netzwerk zugreifen und wann reicht eine regionale, mittelständische Kanzlei? Wann können kleinere Kanzleien übernehmen? Darüber hinaus sollten Sie Billing Guidelines festlegen, die bestimmen, was und wie externe Kanzleien abrechnen dürfen.
3. Zahl externer Kanzleien reduzieren
Geben Sie wenigen Kanzleien größere Aufträge. Das hat mehrere Vorteile: Sie können leichter Rabatte aushandeln oder feste Gebühren mit den beratenden Kanzleien vereinbaren. Sie lernen die Kanzleien besser kennen und können reibungsloser mit ihnen zusammenarbeiten. Und Sie überblicken Ihre externen Aufträge besser.
4. Legal Spend Manager einstellen
Eine übergreifende Koordination senkt Ausgaben. Ein Legal Spend Manager arbeitet an der Schnittstelle zwischen Rechtsabteilung und Einkauf. Er entscheidet, mit welchen externen Kanzleien das Unternehmen zusammenarbeitet und welche Themen intern bearbeitet werden können.
Vom Kostenfaktor zur kosteneffizienten Business-Einheit
Diese Maßnahmen machen aus unstrukturierten, intransparenten Mandatierungsvorgängen und Abrechnungsverfahren übersichtliche, durchdachte Prozesse. Sie senken die Kosten der Rechtsabteilung und entwickeln diese so zu einer kosteneffizienten Business-Einheit Ihres Unternehmens.
