Ein Technologiewechsel mitten im Projekt, Unsicherheiten bei Mitarbeitenden und ein enger Zeitplan: Im Interview berichten Sebastian Jacobi, Projektmanager, Bundesagentur für Arbeit, und unsere Expertin für Public Sector Consulting, Dr. Doris Böhme, wie die Automatisierung der Online-Arbeitssuchmeldungen bei der Bundesagentur für Arbeit in einem gemeinsamen Projekt dennoch umgesetzt wurde – und welche Rolle Projektsteuerung und Change-Management dabei gespielt haben.
Wie kam die Zusammenarbeit zustande und was war die Ausgangssituation?
Sebastian Jacobi: Bis zum Projektabschluss wurden bei uns die Online-Arbeitssuchmeldungen zwar elektronisch erfasst, aber anschließend manuell weiterverarbeitet – jeder Fall dauerte rund acht Minuten. Das war zeitaufwendig und fehleranfällig. Wir wollten diesen Prozess automatisieren, um die Kolleg:innen zu entlasten und ihnen mehr Zeit für die persönliche Betreuung der Kund:innen zu geben.
Für das Projekt brauchten wir Unterstützung in Projektleitung, Qualitätsmanagement und Change-Management. Ziel war es, zusätzliches Know-how einzubringen und die Umsetzung stabil abzusichern.
Als das Projekt ausgeschrieben wurde, haben wir KPMG als externen Dienstleister ausgewählt. Entscheidend waren die angebotenen Skills und das Fachwissen.
Welche Ziele standen im Zentrum des Projektes?
Sebastian Jacobi: Kundendaten sollten ohne manuelle Zwischenschritte ins Fachverfahren übertragen werden, einschließlich der automatischen Zuständigkeitsbestimmung. Eine manuelle Bearbeitung sollte nur noch in Ausnahmefällen notwendig sein.
Zusätzlich wollten wir einzelne Teilschritte automatisieren, um die Bearbeitung insgesamt effizienter zu machen.
Wo lagen die größten Herausforderungen?
Dr. Doris Böhme: Eine der größten Herausforderungen war der notwendige Technologiewechsel während der Projektlaufzeit. Die ursprünglich eingeplante technische Lösung konnte nicht fristgerecht beschafft werden, sodass wir in der Projektlaufzeit eine Alternative finden und umplanen mussten.
Sebastian Jacobi: Gleichzeitig war die Einbindung der Mitarbeitenden ein zentrales Thema. Die Automatisierung hat bei vielen erst einmal Unsicherheit ausgelöst – besonders in Bezug auf die Arbeitsplatzsicherheit. Wir haben deshalb das Change-Management-Team verstärkt und Interviews geführt, um gezielt auf die Bedürfnisse eingehen zu können.
Außerdem gab es Verzögerungen, weil einige Teil-Teams später als geplant starten konnten. Das hat unsere Projektplanung mehrfach beeinflusst.
Wie lief die Zusammenarbeit im Projektteam ab?
Dr. Doris Böhme: Wir haben über alle Rollen hinweg eng, transparent und kollaborativ zusammengearbeitet. Ein zentraler Erfolgsfaktor war dabei die gemeinsame Planung und das konsequente Nachhalten aller Aktivitäten in einem von allen genutzten Planungstool.
Dadurch stand jederzeit eine synchronisierte Gesamtplanung des Projekts zur Verfügung. Der Projektfortschritt war für alle transparent einsehbar, sodass wir frühzeitig Maßnahmen ableiten konnten, um ihn gezielt abzusichern.
Da viele Teammitglieder zuvor keine Erfahrung mit dem Planungstool hatten, haben wir durch gezielte 1:1-Wissenstransfer-Sessions sichergestellt, dass alle Kolleg:innen befähigt wurden, das Tool im Projektalltag effektiv zu nutzen und aktiv zu pflegen.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war dabei die hohe Lernbereitschaft im Team sowie die Offenheit, neue Arbeitsweisen anzunehmen und konsequent umzusetzen.
Sebastian Jacobi: Die regelmäßigen Abstimmungen und die klare Koordination waren entscheidend. Auch in Phasen, in denen technische oder organisatorische Herausforderungen parallel liefen, haben wir so den Überblick behalten.
Welche Faktoren haben zum Projekterfolg beigetragen?
Dr. Doris Böhme: Sehr wichtig war die offene Kommunikation. Wir haben bewusst eine Kultur geschaffen, in der Informationen transparent geteilt wurden – regelmäßige Updates, offene Sprint Reviews und die Möglichkeit für alle, jederzeit Fragen oder Bedenken einzubringen. Das hat Vertrauen geschaffen und Unsicherheiten abgebaut.
Entscheidungen wurden zudem nicht von oben vorgegeben, sondern gemeinsam diskutiert. Alle konnten sich einbringen, unabhängig von Rolle oder Position. Das hat die Zusammenarbeit beschleunigt und die Akzeptanz für Veränderungen erhöht.
Sebastian Jacobi: Teambildende Maßnahmen und kleine Zeichen der Wertschätzung haben ebenfalls viel bewirkt. Wir haben Meilensteine gefeiert, gemeinsame Abende organisiert und sogar kleine Giveaways verteilt. Solche Gesten klingen banal, aber sie haben die Motivation und den Zusammenhalt spürbar gestärkt.
Darüber hinaus hat das Führungsteam eng zusammengearbeitet und Entscheidungen gemeinsam getragen. Gerade weil viele Schlüsselrollen vorher noch nie zusammengearbeitet hatten, war es wichtig, einen Konsens zu finden.
Welche Verbesserungen wurden durch die Automatisierung erreicht?
Sebastian Jacobi: Etwa 60 Prozent der Bearbeitungsschritte bei Online-Arbeitssuchmeldungen laufen heute automatisiert. Dadurch bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit für ihre fachlichen Kernaufgaben. Viele repetitive Tätigkeiten fallen weg. Zusätzlich haben wir einzelne Teilschritte weiter automatisiert – früher waren es zehn Schritte, jetzt oft nur noch sechs.
Und wir sind noch nicht am Ende: Weitere Automatisierungsprojekte sind bereits in Planung.
Was hat Sie an der Zusammenarbeit besonders überzeugt?
Sebastian Jacobi: Ich habe viel von Doris und ihrem Team gelernt. Vor allem neue Perspektiven und Herangehensweisen, die sie in das Projekt eingebracht haben. Wir haben schnell gemerkt, dass wir ähnlich arbeiten und gut harmonieren. Das hat den gesamten Prozess erleichtert.
