Teil 4 der Serie „Start-ups und Verwaltung Hand in Hand“. Im ersten Teil haben wir erläutert, wie Start-ups und Verwaltung voneinander profitieren können und in Teil 2 gezeigt, dass das Vergaberecht dabei keine Hürde sein muss. Teil 3 nahm die Rolle von Start-ups auf dem Weg zu smarten Städten in den Blick.

Immer mehr Kommunen gründen Innovationslabore, um die Zusammenarbeit mit Start-ups voranzutreiben. Es gibt Start-up-Wettbewerbe und Schulungsprogramme für Start-ups. In der Freien und Hansestadt Hamburg gibt es mit GovTecHH inzwischen die erste „Public Venture Client Unit“ in der öffentlichen Verwaltung. Das Innovationspotenzial von GovTech-Start-ups – junger Unternehmen mit technologischen Lösungen für die öffentliche Hand – wird inzwischen erkannt, wenn es um die Verwaltungsmodernisierung geht. Auch das Institut für den öffentlichen Sektor setzt sich mit seiner Initiative myGovernment bereits seit 2016 für die Vernetzung von Staat und Start-ups ein – und zählt damit zu den ersten in Deutschland. Damit die Zusammenarbeit in der Praxis künftig noch besser funktioniert, können spezielle Start-up-Einheiten helfen.

Start-ups brauchen Kontakte und Anlaufstellen in der Verwaltung

Start-ups wollen keine Fördergelder, sie wollen Aufträge und ihre Projekte, Produkte und Dienstleistungen bekanntmachen. Dazu müssen sie die Bedürfnisse der Verwaltung bestmöglich verstehen. Ihr Problem: Sie wissen oft nicht, wer die richtige Ansprechperson ist. Eine Start-up-Einheit kann dieses Problem lösen und so die Weichen stellen für die gemeinsame Projektarbeit.

Start-up-Einheiten, sogenannte „Venture Client Units“, sind in großen privatwirtschaftlichen Unternehmen keine Neuheit mehr. Sie verfolgen das Ziel, Innovationen aus der Gründerszene in das Unternehmen zu integrieren. Das Beispiel GovTecHH zeigt, dass dieses Modell nun auch Einzug in die öffentliche Verwaltung gefunden hat. Eine Start-up-Einheit ist dabei mehr als eine zentrale Anlaufstelle für junge Unternehmen, die die Verwaltung als Kunden gewinnen möchten. Sie vernetzt auch Behörden mit Start-ups und begleitet den Kooperationsprozess von der Bedarfserhebung bis zur Vergabe. Dabei hat sie einen weiteren Aspekt im Blick: innovationszentrierte Beschaffung.

Innovative Beschaffung von innovativen Produkten

Eine unverbindliche Markterkundung ist vergaberechtlich zulässig. Und kommt dennoch manchmal zu kurz. Trends und Entwicklungen von Marktteilnehmern sollten ausgewertet werden. Der GovTech-Markt kann wie folgt erkundet werden:

• auf Veranstaltungen, wie zum Beispiel den jährlichen myGovernment-Netzwerkevents des Instituts für den öffentlichen Sektor;
• auf Plattformen, wie zum Beispiel der durch unser Institut unterstützten GovTech Landscape Germany, die von der Berliner Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe betrieben wird;
• durch Internetrecherchen.

Die Voraussetzung: Die Verfahrensarten und -abläufe bei der öffentlichen Beschaffung sollten innovationsfördernd sein. Verhandlungsvergaben lassen zum Beispiel Spielraum, um über eingereichte Angebote mit den Anbietern zu sprechen. Auch eine Direktvergabe aufgrund eines Alleinstellungsmerkmals kann unter bestimmten Voraussetzungen bei der Beauftragung von Start-ups mit vollkommen neuartigen Lösungen funktionieren. Natürlich gehört es auch dazu, bei einer Ausschreibung passende Eignungs- und Zuschlagskriterien zu wählen, die Start-ups nicht von vornherein ausschließen, zum Beispiel der Nachweis einer bestimmten Zahl von bereits abgeschlossenen ähnlichen Vorprojekten (Referenzen). Auch funktionale Leistungsbeschreibungen, die ein angestrebtes Ziel statt einer detailliert beschriebenen Lösung oder Technologie ausschreiben, können helfen.

So können öffentliche Verwaltung und Start-ups sich besser verstehen

Mit Staat und Start-ups treffen zwei Akteure aufeinander, die mit zwei unterschiedlichen Geschwindigkeiten arbeiten. Will die Verwaltung mit Start-ups zusammenarbeiten, sollte sie in manchen Prozessen auch schneller werden, dazu zählt vor allem der öffentliche Einkauf. Auch hier kann eine Start-up-Einheit helfen. Mit der Unterstützung von GovTecHH gelang es zum Beispiel, ein Start-up bereits zwei Monate nach dem Erstkontakt zu beauftragen. Der Projektbeginn war dann nochmals zwei Monate später – das ist „Start-up-Tempo“. Je nach Komplexität der Verfahren können Vergaben ansonsten weitaus mehr Zeit beanspruchen. Eine Start-up-Einheit kann aber einen weiteren Vorteil haben: Sie versteht sowohl die Anforderungen der Verwaltung, ist gleichzeitig aber auch mit den Bedürfnissen junger Unternehmen aus der Gründerszene vertraut. So können öffentliche Verwaltung und Start-up zusammenfinden und gemeinsam Erfolge erzielen.