Digitalisierung im Rechnungswesen: Zurückhaltung bei Prozessautomatisierung

Warum das Rechnungswesen seine Zurückhaltung bei modernen Technologien überwinden sollte

Keyfacts

  • Im Rechnungswesen kommt die Digitalisierung weiterhin nur langsam voran, zeigt unsere neue Studie.
  • Künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation (RPA) stoßen häufig noch auf Vorbehalte.
  • Operationale Prozesse sind in 20 Prozent der Unternehmen nahezu vollständig automatisiert.
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Markus Kreher
  • Partner, Head of Finance Advisory, Head of Media
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„Dieser Hype um Digitalisierung soll sich jetzt erst einmal ein bisschen legen, wir sortieren jetzt erst mal unsere Eindrücke“: So äußerte sich der Finanzverantwortliche eines Unternehmens im Rahmen unserer Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen“.

So besorgt diese Aussage einen auch stimmen mag, im Grundsatz zeigt sie auf, wie der digitale Wandel in vielen Finanzabteilungen vorangeht: nach wie vor langsam.

Noch in der Vorbereitung der Digitalisierung

Tatsächlich ist von Transformation häufig noch nicht viel zu spüren. Neue Technologien wie z. B. Big-Data-Analysetools und Business Process Management (BPM) Plattformen werden bislang nur in geringem Maße eingesetzt, ergab unsere Studie.

Viele Unternehmen sind weiterhin mit Themen beschäftigt, die erst die Voraussetzungen für die weitere Digitalisierung schaffen. Dazu zählen das Management der Stammdatenqualität, die Vereinheitlichung der Systemlandschaft und die Abschaffung von Altsystemen.

Langsame Entwicklung

Da wir unsere Studie das vierte Jahr in Folge durchgeführt haben, lässt sich ein Vergleich mit den Vorjahren ziehen. Hier fällt auf: In der Verbreitung der abgefragten Technologien hat sich seit 2018 wenig verändert.

Erstaunlich ist insbesondere das weiterhin geringe Interesse an BPM-Plattformen zur Automatisierung von Finanzprozessen. Denn gerade im Rechnungswesen ließen sich die wiederkehrenden Abläufe via BPM-Plattformen sehr gut digitalisieren und automatisieren.

RPA spart Zeit und Kosten

Immerhin: Gut ein Viertel der Unternehmen setzt mittlerweile Robotic Process Automation (RPA) ein, nutzt also Software-Roboter, sogenannte Bots. Diese können zum Beispiel bei der Prüfung von Eingangsrechnungen oder der Verarbeitung von Zahlungseingängen einen signifikanten Beitrag leisten. Aber auch bei Dateneingabe, für Reportings und in der E-Mail-Kommunikation lassen sich RPA-Lösungen gut einsetzen.

Dies zeigen die positiven Erfahrungen, von denen Studienteilnehmer berichten, die bereits RPA einsetzen: 89 Prozent nennen die Zeitersparnis als Vorteil, und auch Qualitätssteigerungen und Kosteneinsparungen werden von der Mehrheit als Vorteile genannt.

Zweifel an RPA als Dauerlösung

Allerdings zeigt sich auch die Kehrseite der Medaille: In vielen Unternehmen tritt Ernüchterung um den Bots-Hype ein. „Das Ganze hat keine große Revolution ausgelöst“, kommentierte ein Studienteilnehmer. Der Grund: Vielfach wurde das Thema RPA Governance unterschätzt. Studienteilnehmer berichten von hohem Betreuungsaufwand. Eine Folge: 45 Prozent betrachten RPA lediglich als Brückentechnologie.

Insgesamt zeigen die Studienergebnisse, dass Zweifel an einem Mehrwert bestimmter neuer Technologien nach wie vor groß sind. Zwar erfreuen sich Cloud-Lösungen im Rechnungswesen und In-Memory-Datenbanken einer wachsenden Beliebtheit, aber Big-Data-Analysetools und Self-Service Reporting werden derzeit, wenn überhaupt, nur in Pilotprojekten getestet. Auch künstliche Intelligenz wird kaum eingesetzt.

SAP S/4HANA bei knapp der Hälfte auf der Agenda

Ein Projektvorhaben, das die Basis für die weitere Digitalisierung und Automatisierung schafft, ist die Umstellung der ERP-Systeme auf SAP S/4HANA. Dieser Wechsel bietet zugleich die Chance, die Prozesse im Unternehmen „aufzuräumen“, also zu standardisieren und zu digitalisieren.

Unserer Studie zufolge möchte ein Großteil diese Möglichkeit nicht nutzen: 42 Prozent planen derzeit keine Transformation zu SAP S/4HANA, sondern wollen ihre bestehenden ERP-Systeme besser ausnutzen. 23 Prozent wollen allerdings ihr ERP bis 2023 auf SAP S/4HANA und 24 Prozent ab 2023 umstellen.

Finanzfunktion im Unternehmen stärken

Wie viel Arbeit noch vor den Finanzabteilungen liegt, zeigt die folgende Zahl: Operationale Prozesse sind erst in 20 Prozent der Unternehmen nahezu vollständig automatisiert. Besonders gering ist der Digitalisierungsgrad bei der nichtfinanziellen Berichterstattung.

Die Vorteile, die der Einsatz neuer Technologien wie BPM-Plattformen oder Virtual-Reality-Tools zur Visualisierung von Kennzahlen bietet, liegen auf der Hand. Unternehmen sollten die Chancen ergreifen – insbesondere angesichts der sich immer schneller verändernden Welt und einer zunehmenden Komplexität der Vorschriften, die sich mit technologischer Unterstützung besser managen lassen.

Es lohnt sich, für die Finanzprozesse und die Organisation innovative Lösungen einzusetzen. Dadurch lassen sich nicht nur die Herausforderungen effizienter meisten. Die Finanzfunktion versetzt sich zugleich in die Lage, durch eine intelligente Analyse ihrer Daten gesamtunternehmerische Entscheidungen zu unterstützen und so einen relevanten Wertbeitrag zu leisten.

Markus Kreher
  • Partner, Head of Finance Advisory, Head of Media
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Digitalisierung im Rechnungswesen 2020

Wo stehen Finanzabteilungen bei der Digitalisierung? Gemeinsam mit der Ludwig-Maximilians-Universität München haben wir im vierten Jahr in Folge den Status quo und Entwicklungstendenzen untersucht. Der Schwerpunkt lag dieses Jahr auf dem Einsatz von Robotic Process Automation und künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen, dem Stand der SAP S/4HANA-Transformationsprojekte sowie dem Digitalisierungsgrad der nichtfinanziellen Berichterstattung.

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