Die digitale Transformation schreitet voran und die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 markiert einen weiteren bedeutenden Schritt in dieser Entwicklung. Eine Vielzahl von Unternehmen in Deutschland hat die Readyness auf der Eingangsseite zumindest mittels E-Mail hergestellt. Nun stellen sich neue Herausforderungen wie z.B. die Identifizierung von E-Rechnungen im PDF-Format (z.B. ZUGFeRD), der Umgang mit fehlerhaften E-Rechnungen, die Implementierung der Ausgangsseite und die Sicherstellung der korrekten Stammdaten. Mit diesem Artikel fassen wir die wichtigsten Punkte zur E-Rechnung zusammen, beleuchtet die Risiken für deutsche Unternehmen und geben praktische Empfehlungen, wie Sie sich bestmöglich auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereiten.

Die E-Rechnungspflicht in der Übersicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerlichen Unternehmer:innen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können.

Bis Ende 2026 ist das Versenden von Papierrechnungen oder anderen elektronischen Formaten noch erlaubt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro haben eine verlängerte Frist bis Ende 2027.

Ab 2028 müssen uneingeschränkt alle Unternehmen die elektronische Rechnung verwenden. Ausnahmen gelten dann lediglich noch für Kleinunternehmer, die von der Versendungsverpflichtung befreit wurden, für Kleinbetragsrechnungen, Fahrscheine, steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug und B2C-Rechnungen.

Zulässig sind dann nur noch Rechnungen, die in einem maschinenlesbaren Dateiformat ausgestellt werden, z.B. XML, und dabei der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Dazu zählen auch heute bereits existierende Formate wie die XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Auch EDI-Verfahren und andere Formate, die der europäischen Norm entsprechen bzw. mit dieser interoperabel sind, bleiben zulässig.

Risiken beachten: Abzug der Vorsteuer und Cashflow können in Gefahr geraten

Die größte Gefahr besteht darin, die Komplexität und den Zeitdruck zu unterschätzen. Einige EU-Länder haben die E-Rechnungspflicht bzw. E-Reportingverpflichtungen bereits eingeführt (Italien, Griechenland, Ungarn und Rumänien). Dabei unterscheiden sich die nationalen Anforderungen häufig von Land zu Land, sodass deutsche Unternehmer sich auch mit den ausländische E-Rechnungs bzw. E-Reportingverpflichtungen auseinander setzen müssen. Zudem wird in anderen Ländern häufig gleichzeitig mit der Einführung der E-Rechnung auch ein E-Reporting-System eingeführt (z.B. Polen oder Frankreich in 2026). In Deutschland soll ein E-Reporting-System frühestens zum 1. Juli 2028 kommen.  Spätestens dann sollte auch die Umstellung des Empfangs- bzw. Übertragungsweges von E-Mail zur Netzwerkübertragung (z.B. via Peppol-Netzwerk) stattgefunden haben.

Unternehmen, die international tätig sind, sollten also so schnell wie möglich handeln. Wer die Umstellung auf die lange Bank schiebt, riskiert das Recht den Vorsteuerabzug geltend machen zu können sowie Liquiditätsprobleme, da „normale“ Rechnungen (z.B. Papier oder PDF) oder unrichtige E-Rechnungen zukünftig von Rechnungsempfängern konsequent abgelehnt werden.

Ein weiteres Risiko liegt in der Auswahl ungeeigneter Technologie-Partner. Die Auslagerung sensibler Daten kann die Datensicherheit gefährden und auch das Thema Archivierung sollte mit Sorgfalt behandelt werden.