Die digitale Transformation schreitet voran und die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 markiert einen weiteren bedeutenden Schritt in dieser Entwicklung. Unternehmen in Deutschland stehen vor der Aufgabe, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Mit diesem Artikel fassen wir die wichtigsten Punkte zur E-Rechnung zusammen, beleuchtet die Risiken für deutsche Unternehmen und geben praktische Empfehlungen, wie Sie sich bestmöglich auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereiten.

Die E-Rechnungspflicht in der Übersicht

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können.

Bis Ende 2026 ist das Versenden von Papierrechnungen oder anderen elektronischen Formaten noch erlaubt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro haben eine verlängerte Frist bis Ende 2027.

Ab 2028 müssen uneingeschränkt alle Unternehmen die elektronische Rechnung verwenden. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen, Fahrscheine, steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug und B2C-Rechnungen.

Zulässig sind dann nur noch Rechnungen, die in einem maschinenlesbaren Dateiformat ausgestellt werden, z.B. XML, und dabei der EU-Norm EN 16931 entsprechen, dazu zählen auch heute bereits existierende Formate wie die XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Auch EDI-Verfahren und andere Formate, die den europäischen Normen entsprechen, bleiben zulässig.

Risiken beachten: Abzug der Vorsteuer und Cashflow können in Gefahr geraten

Die größte Gefahr besteht darin, die Komplexität und den Zeitdruck zu unterschätzen. Viele EU-Länder haben die E-Rechnungspflicht bereits eingeführt (Italien, Griechenland, Ungarn), bzw. sind inmitten des Einführungsprozesses (Rumänien). Dabei unterscheiden sich die nationalen Anforderungen häufig von Land zu Land, sodass deutsche Unternehmer auch für ausländische E-Rechnungen empfangsbereit sein müssen. Zudem wird in diesen Ländern oft gleichzeitig ein E-Reporting-System eingeführt, das in Deutschland frühestens 2028 kommen soll.

Unternehmen, die international tätig sind, sollten also deutlich früher handeln. Wer die Umstellung verschleppt, riskiert das Recht, Vorsteuerabzug geltend zu machen sowie Probleme bei der Rechnungsstellung und letztlich beim Cashflow.

Ein weiteres Risiko liegt in der Auswahl ungeeigneter Technologie-Partner. Die Auslagerung sensibler Daten kann die Datensicherheit gefährden.