Agile grenzüberschreitende Arbeitsmethoden wie flexible und kurzfristige Dienstreisen ins Ausland, haben nach der Pandemie wieder enorm an Bedeutung gewonnen. Die Gründe sind vielfältig. Oft ist es erforderlich, vor Ort präsent zu sein, um Geschäftsbeziehungen zu pflegen, Projekte zu begleiten, neue Märkte zu erschließen oder Transformationen voranzutreiben.
Steuerabteilungen rücken in den Fokus: Internationale Dienstreisen als potenzielles steuerliches Risiko
Traditionell sind Global-Mobility-Abteilungen oder das Travel Management der Unternehmen hauptverantwortlich dafür, die Auslandreisen zu organisieren und zu verwalten. Doch ein anderer Bereich gewinnt zunehmend an Bedeutung: die Steuerabteilung. Denn internationale Dienstreisen können ein erhebliches steuerliches Risiko mit sich bringen – die ungewollte Begründung von Betriebsstätten.
Betriebsstättenrisiko: Ein unterschätztes Problem
Personenbedingte Betriebsstätten entstehen nach nationalem Steuerrecht oder auf Basis eines Doppelbesteuerungsabkommens durch die dauerhafte und regelmäßige Tätigkeit von Mitarbeitenden oder Vertreter:innen, die eine wesentliche und substanzielle Arbeit ausüben, die dem Unternehmenszweck dienen.
Das Problem: Viele Unternehmen unterschätzen, wie schnell und ungewollt eine Betriebsstätte begründet werden kann. Dies kann erhebliche steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Zusätzlich können Berichtspflichten entstehen oder Strafen fällig werden, wenn die lokalen Steuervorschriften nicht eingehalten werden, was die steuerliche und administrative Belastung erheblich steigert.
Steuerliche Fallstricke bei internationalen Dienstreisen
Die Steuerabteilungen der Unternehmen sollten sich deshalb unserer Meinung nach zunehmend mit den Risiken und steuerlichen Fallstricken internationaler Dienstreisen auseinandersetzen. Hierzu gehören:
- Dauer und Häufigkeit der Reisen: Je länger und häufiger Mitarbeitende in einem anderen Land tätig sind, desto größer ist das Risiko, eine Betriebsstätte zu begründen. Es ist wichtig, die Aufenthaltsdauer und die Art der Tätigkeiten genau zu dokumentieren.
- Art der Tätigkeiten: Nicht jede Tätigkeit führt zur Begründung einer Betriebsstätte. Es kommt darauf an, ob die Tätigkeit als geschäftliche Präsenz im Ausland angesehen wird. Hier sind eine genaue Analyse und Dokumentation erforderlich.
- Vermeidung von Doppelbesteuerung: Wenn eine Betriebsstätte begründet wird, kann es zu einer Doppelbesteuerung kommen. Unternehmen haben sicherzustellen, dass sie die entsprechenden Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) nutzen, um dies zu vermeiden.
Die Rolle der Steuerabteilung bei internationalen Dienstreisen: Auf diese Maßnahmen kommt es an
Die Steuerabteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Minimierung des Betriebsstättenrisikos. Sie sollte eng mit der Global-Mobility-Abteilung und dem Travel Management zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die steuerlichen Aspekte internationaler Dienstreisen angemessen berücksichtigt werden. Dies umfasst:
- Risikobewertung und -management: Die Steuerabteilung sollte regelmäßig eine Risikobewertung durchführen, um potenzielle Betriebsstättenrisiken zu identifizieren und zu bewerten. Dies hilft, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um ungewollte Steuerverpflichtungen zu vermeiden.
- Schulung und Sensibilisierung: Arbeitnehmende, die regelmäßig international reisen, sollten über die steuerlichen Risiken und die Bedeutung der Dokumentation informiert werden. Durch Schulungen kann das Bewusstsein gestärkt werden, um Fehler zu vermeiden und steuerliche Probleme zu minimieren.
- Implementierung von Richtlinien und Verfahren: Es sollten klare Richtlinien und Verfahren zur Dokumentation und Berichterstattung von internationalen Dienstreisen etabliert werden. Diese helfen, steuerliche Risiken frühzeitig zu erkennen und sicherzustellen, dass die Reisetätigkeiten den lokalen Gesetzen entsprechen, um potenziellen Sanktionen vorzubeugen.
Fazit
Die Steuerabteilung sollte unserer Meinung nach aktiv eingebunden werden, um das Risiko ungewollter Betriebsstätten bei internationalen Dienstreisen zu steuern. Eine enge Abstimmung zwischen den Abteilungen und klare Prozesse ermöglichen es Unternehmen, die Vorteile globaler Geschäftstätigkeit zu nutzen, ohne unerwartete steuerliche Probleme zu riskieren.
