Keyfacts:
- Payroll-Daten sind eine wertvolle, oft unterschätzte Informationsquelle.
- Eine zuverlässige Payroll stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden und die Arbeitgebermarke.
- Fehler in der Gehaltsabrechnung können rechtliche und finanzielle Folgen haben.
Wenn in Unternehmen das Wort „Payroll“ fällt, denken viele an einen reibungslosen, unsichtbaren Prozess: Zahlen eingeben, Gehälter überweisen, alles läuft. Doch dieser Eindruck täuscht. Die Realität ist deutlich komplexer. Payroll ist längst kein reines Abrechnungsthema mehr, sondern ein strategischer Faktor für Unternehmenserfolg, Risikomanagement und Mitarbeiterbindung. Die aktuelle KPMG-Studie „Payroll Excellence“ und unsere Praxiserfahrung zeigen: Wer Payroll unterschätzt, verschenkt Potenzial – und geht unnötige Risiken ein.
1. Fehler in der Payroll können teuer werden
Ein Zahlendreher, eine vergessene Zulage – kleine Unachtsamkeiten können große Folgen haben. Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind keine Bagatelle: Sie können zu empfindlichen Nachzahlungen, Bußgeldern oder sogar Reputationsschäden führen. Besonders bei Betriebsprüfungen oder externen Audits wird es schnell teuer, wenn Prozesse nicht sauber dokumentiert oder Verantwortlichkeiten unklar sind.
Laut unserer Studie zählen die Vermeidung solcher Kosten und Risiken zu den wichtigsten Treibern für Investitionen in die Payroll. Wer eine rechtssichere Abrechnung gewährleisten will, braucht global einheitliche und dokumentierte Prozesse, die gleichzeitig an die lokalen Regularien angepasst sind.
2. Schnittstellen: Ein kritischer Faktor für Prozesssicherheit
Payroll ist kein abgeschotteter Prozess. Sie ist auf eine reibungslose Zusammenarbeit mit HR, Finance, IT und Recht und letztlich der gesamten Belegschaft angewiesen. In der Praxis fehlt jedoch häufig die durchgängige Abstimmung – etwa beim Erfassen von Arbeitszeiten, Sonderzahlungen oder Vertragsänderungen. Die Folge: unnötige Korrekturen und unklare Zuständigkeiten.
Wer Payroll zukunftssicher aufstellen will, braucht bereichsübergreifende, standardisierte Prozesse – keine isolierten Einzelansichten.
3. Payroll-Daten als strategische Ressource
Kaum ein Bereich verfügt über so aktuelle und verlässliche Daten wie die Payroll. Diese Informationen bieten ein erhebliches Potenzial – etwa für die Kostenplanung, automatisierte Reportings, Workforce-Analysen oder digitale HR-Tools. Moderne Technologien wie KI können dabei unterstützen, Anomalien frühzeitig zu erkennen und Compliance-Risiken zu reduzieren.
Das bestätigt auch unsere Studie: Viele Unternehmen sehen in der Payroll ein großes, bislang ungenutztes Datenpotenzial – und planen, dieses künftig gezielt zu erschließen.
4. Fehlerfreie Abrechnung schafft Vertrauen – und bindet Talente
Payroll ist mehr als ein Prozess – sie ist entscheidend für das Vertrauen der Mitarbeitenden. Eine transparente und verlässliche Gehaltsabrechnung stärkt die Zufriedenheit und Bindung der Arbeitnehmer:innen. Gerade in Zeiten von Personalknappheit und Employer Branding kann eine fehlerfreie Abrechnung zum wichtigen Wettbewerbsvorteil werden.
Umgekehrt wirken Fehler im Gehalt unmittelbar und können das Vertrauen in die Organisation nachhaltig beschädigen.
5. Payroll braucht klare Steuerung
Neue gesetzliche Vorgaben, Digitalisierung und Internationalisierung erhöhen die Anforderungen an die Payroll spürbar. Gleichzeitig bleibt sie ein „People Business“, das lokale Expertise, intensive Kommunikation mit allen Stakeholdern und die Zusammenarbeit mit Steuerberatern erfordert. Umso wichtiger ist eine regelmäßige Bestandsaufnahme: Wo stehen wir? Welche Risiken sind bekannt – und welche übersehen wir womöglich?
Viele Unternehmen setzen daher auf strukturierte Überprüfungen („Payroll Health Checks“) oder holen sich bei komplexen Veränderungen gezielt Unterstützung.
Payroll ist mehr als ein Kostenblock
Die Payroll ist ein zentraler Hebel für Vertrauen, Datenqualität und Risikomanagement. Wer diesen Bereich strategisch aufstellt, gewinnt nicht nur Effizienz, sondern auch Stabilität und Glaubwürdigkeit. Es ist an der Zeit, Payroll aus der administrativen Nische heraus stärker in den Fokus der Unternehmenssteuerung zu rücken.